大學生檔案整理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇大學生檔案整理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

【關鍵詞】檔案管理；大學生；　檔案工作1高校學生檔案工作存在的主要問題

1.1缺少相關法律法規的約束。改革開放以來，　國家針對高校的學生管理頒發了不少文件，如《高等學校學生行為準則》、《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校校園秩序管理若干規定》等等。但到現在為止，沒能看到專門針對高校學生檔案管理方面的法規。由于沒有相關的條文約束，也沒有統一的建檔標準，致使高校學生檔案管理體制不一——有的把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理；　有的把學生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學生檔案放在各個院系，實行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個共同的特征——學生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因為它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經費及工作量考核標準，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是，學生檔案管理工作在不規范的環境中運行，其結果必然是雜亂無序。

1.2學生檔案管理缺乏標準化、規范化。高校學生檔案管理“政”出多門，在缺少“標準與規范”“公權力”的約束下，產生的檔案的“權威性”能不遭遇挑戰抑或質疑。說的具體一點：（1）歸檔材料手續不完備——簽章不符合要求。比如大學生、碩博士畢業生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學校公章——用系所印章取而代之；　學生成績單沒有教務部門的公章，　用復印件替代的也時?？吹?。（2）檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評審意見書、學生成績表、優秀學生干部登記表、獎學金申請表——如果同一類材料（表格）多次出現，便順序不清、無法排序。（3）頁面設置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設置，為我們的書法藝術保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標準化”的約束。大學生檔案產生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發揮，其結果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規范整理時，頁面參差不齊，紙張裁剪不能（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不能。嚴重影響了檔案質量和檔案的信息化處理。（4）書寫用筆不規范。我們在整理大學生（錄用者）人事檔案時，經常發現他們填寫檔案材料時采用圓珠筆、純藍墨水、復寫紙，也有的用鉛筆。不規范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細節》［1］。

1.3檔案管理模式老套、技術陳舊落后。大學生在學期間形成的檔案是其人事檔案的基礎，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數年之前，高中畢業生的電子檔案已經出現。令人不解的是進入大學以后的檔案卻是沿用了數百年的紙質檔案。研究者已經注意到這種“返祖還原”現象，指出：目前還沒有推出一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中［2］。大學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。

2高校學生檔案管理工作的對策與措施

篇(2)

關鍵詞：高校；學生類檔案；檔案管理

2008年，教育部與國家檔案局聯合制定了《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），與1989年頒布的《高等學校檔案管理辦法》相比，在文件材料的歸檔范圍內增設了“學生類”檔案，這一變化強調了“學生”這一主體，充分體現了“以人為本”的理念和與時俱進的原則。在社會環境十分復雜、就業壓力越來越大的今天，做好學生類檔案管理和利用工作對促進大學生就業顯得尤為重要。然而，目前高校學生類檔案的管理和利用存在不少問題，需要我們認真思考并加以解決，以適應社會發展的需要。

一、高校學生類檔案的管理和利用存在的問題

1.檔案材料不完整、不規范。學生檔案材料的形成、收集、歸檔涉及很多部門的領導和廣大師生，覆蓋面廣，材料多。而大部分高校都沒有一個嚴格的監管制度，致使材料歸檔不及時、不完整。那么多學生的檔案材料最后都集中交給輔導員整理，時間短、任務重，輔導員怎么辦呢？只有請學生幫忙。由于學生檔案意識薄弱，又缺乏檔案專業知識和基本技能，致使錯放、漏放、丟失、篡改、抽調處分材料等現象時有發生，嚴重影響了檔案的完整性，從而影響了檔案信息資源的開發利用。另外，由于檔案意識薄弱，學生沒有認識到自己檔案的重要性，在填寫各種材料時隨意性太強，致使檔案材料很不規范。

2.信息含量不足，無法滿足社會需要。高校學生檔案原有的功能是在計劃經濟體制下設置的，內容包括高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績表、入黨入團材料、體檢表、畢業登記表等，其中許多內容現在已失去意義，而用人單位需要全面了解的大學生的成長經歷、個性特征、實踐動手能力、創新能力、誠實守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上學生檔案形成者包括學生本人、輔導員、班主任及檔案管理人員檔案意識薄弱、責任心不強，致使學生檔案內容單一、空洞，政治術語多，呈公式化、口號化特征，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。

3.信息可信度不高，失去了檔案的參考作用。自1999年高校擴招以來，大學生就業壓力越來越大。有些學生為了謀求一份好的職業不惜弄虛作假；有些高校目光短淺，為使自己的畢業生順利就業，以贏得“生源素質好，就業率高”的口碑，普遍提高學生專業成績，擴大學生干部的比例及獲獎比例，降低考評標準，撤銷處分材料；班主任給學生寫評語也是報喜不報憂。這樣，學生檔案的真實性大打折扣，嚴重干擾了畢業生就業市場的公平競爭，而且不利于用人單位選拔和甄別人才，也不利于學生自身今后的發展。

4.歸檔滯后，影響了檔案信息的利用。學生檔案材料生成的管理部門較多，平時各職能部門對學生檔案材料實行分散管理，學生畢業前才交由輔導員集中整理，最后交學校學生檔案管理部門統一密封并轉遞。而大多數高校都要在每年春季舉辦人才招聘會，而此時學生檔案仍處于分散狀態，無法為用人單位選拔人才提供信息服務，影響了畢業生就業。

5.管理手段落后，不能為學生就業服務。目前許多高校學生檔案仍是紙質檔案，沒將學生檔案進行數字化處理，查閱檔案仍是手工操作，查閱速度慢，費時費力，不利于用人單位快速準確查閱畢業生信息。

二、加強學生類檔案的管理和利用工作建設，為促進學生就業服務

1.增強學校領導的檔案管理意識，嚴格檔案管理制度。教育部第27號令的頒布實施，已經將學生檔案管理納入高校檔案管理的重要組成部分。因此，每一位教育管理工作者都要認識到學生檔案是關系到學校加強學生素質教育以及學生順利就業的大事，學校應提高學生檔案管理工作的地位，將學生檔案管理納入學校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關制度；對檔案管理人員提出明確的、具體的工作要求，進一步明確檔案管理工作責任，使之按照檔案管理規范進行檔案的收集和管理，以保證學生檔案材料的完整性和規范性；制定相應的監督和激勵機制。這樣，才能保證學生檔案管理工作正常、有序、可持續發展。

2.加強檔案意識教育，豐富學生檔案內容。第一，培養學生的檔案意識，引導學生關注自己的檔案。新生入學后，學校就要對學生進行檔案宣傳，讓學生認識到檔案的重要性。在學生移交高中檔案及填寫各類有保存價值的材料時，要求學生按檔案整理保管要求認真規范填寫。同時告訴學生大學四年的學習生活期間哪些材料需要裝進檔案袋及其作用。學生了解了檔案的重要性，就會在學習和生活中規范自己的行為，約束自己，努力學習，積極表現，為自己留下閃光的檔案。第二，強化輔導員的檔案意識，增強其責任感和服務意識，認真做好學生評語工作。

3.擴大歸檔范圍，滿足用人單位的需求。一方面，隨著社會的發展，用人單位對人才素質的要求越來越高，不僅注重知識技能，更關注其思想品德和心理健康。因此，除傳統的檔案材料外，還應擴大歸檔范圍，增加一些能反映學生綜合素質的內容，如人際交往能力、社會實踐能力、組織管理能力、誠信和心理健康等，尤其是誠信和心理健康，更受用人單位重視。另一方面，由于社會環境復雜，就業壓力越來越大，學生心理疾病日漸凸顯。因此，建立學生心理健康檔案，關注學生的心理健康，及時給予引導和干預，促進學生健康發展，是廣大教育工作者應承擔的責任。近年，“富士康職工跳樓”事件對企業界影響很大，企業在招聘人才時更加注重學生的心理健康問題。因此，把能反映學生誠信品質和心理健康的材料納入學生檔案歸檔范圍，不僅有利于促進學生健康成長，為國家培養合格人才，也有利于用人單位選拔、甄別人才，從而促進學生就業。

4.及時收集、整理學生檔案材料，提升檔案的就業服務功能。有些學校在舉辦人才招聘會時，畢業生檔案仍然分散在各職能部門，沒有集中統一整理，無法為用人單位選拔人才和學生就業提供幫助。因此，學校要從大學生進校起就做好建檔工作，并根據其專業、班組群體性，隨時按照新的歸檔范圍和要求，及時收集、整理有關材料，保證學生各個階段的各種檔案材料及時歸檔，以避免學生畢業時突擊整理造成的錯裝、漏裝、檔案轉遞不準確等人為錯誤，提升學生檔案的就業服務功能，促進學生就業。

5.加快檔案信息化建設，為促進學生就業服務。當今社會已進入信息化時代，傳統的紙質檔案已經不能適應高效管理和為學生就業服務的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、存儲量大、壽命長、成本低等優勢成為現代檔案管理的新趨勢。學生檔案電子化管理一是減輕了管理人員的勞動強度；二是有利于用人單位快速、準確地查找畢業生信息，為選拔任用人才提供依據，進而增加畢業生就業的機會；三是可以充分利用電子檔案管理系統跟蹤畢業生就業信息，通過對畢業生就業狀況進行分析，了解市場對人才的需求狀況，進而改進人才培養模式，及時調整教學計劃，更好地為學生就業服務。

總之，高校學生檔案管理是高校的一項重要工作，學生檔案是學校或用人單位培養人、使用人的可靠憑證，有著不可替代的作用。為使學生檔案管理跟上時代的步伐，必須進一步改革學生檔案管理制度，使學生檔案更有利于學生就業，更有利于學生今后的發展，更好地發揮其服務社會、服務人才的作用。

參考文獻：

[1]王玉鵬等.從大學生就業看高校學生檔案存在的問題及對策[J].蘭臺世界,2009,(10).

[2]賀紅香.高校學生檔案存在的問題及對策[J].山西檔案,2007,(2).

[3]于基伯等.高校學生檔案的就業服務功能研究[J].蘭臺世界,2010,(11).

[4]梁曉玲等.高校“學生類”檔案中幾個問題的思考[J].檔案與建設,2010,(11).

篇(3)

一、當前高校學生檔案管理中存在的問題

1.缺少相關的法律法規。雖然我國針對高校學生管理頒發了不少文件，但到目前為止，卻沒有頒布專門針對高校學生檔案管理方面的法規。對學生檔案管理的歸屬并沒有作出明確的規定。另外，在管理過程中也沒有形成統一的建檔標準，故導致高校學生檔案管理體制不一：一些高校為了便于利用，實行分散管理即把學生檔案存放在各個院系；一些高校把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理；還有一部分高校把學生檔案存放在校人事處與干部人事檔案一起管理。但上述這些管理方式都存在一個共同的問題：學生檔案的管理工作都是歸屬于某個部門，它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經費及工作量考核標準，所以相關部門都不會投入大量的人力、物力和財力進行專項管理。在這種不規范的環境中進行學生檔案的管理，勢必導致其運行雜亂無序。

2.檔案的收集不夠全面、整理不夠規范。目前高校學生的檔案所涉及的材料和內容較為繁多，加之缺少建檔標準，導致高校學生檔案的收集不夠全面、整理不夠規范。經常會出現像材料書寫不規范、紙張規格不一、材料缺失等諸多問題。許多反映學生綜合素質的材料得不到及時的歸檔，如計算機等級證書復印件、大學生英語四、六級證書復印件、大學生能力、技能競賽證書復印件及各類社會實踐活動材料，等等。現有大多數歸檔材料只是大學生高考錄取時的材料、學習成績總表、入黨入團材料、校畢業生登記表、體檢表等，這不利于全面了解每一位學生的實際情況和個性特點。在強化素質教育，提倡培養復合型人才的今天，如果仍然沿用傳統的歸檔范圍，那是遠遠不夠的。

3.檔案管理模式老套、技術陳舊落后。大學生在學期間形成的檔案是其人事檔案的基礎，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數年之前，高中畢業生的電子檔案已經出現。令人不解的是進入大學以后的檔案卻是沿用了數百年的紙質檔案。研究者已經注意到這種“返祖還原”現象，指出目前還沒有推出一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中。大學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。

二、解決高校學生檔案管理問題的對策

1.引起重視，統一觀念?，F在的高校普遍對學生的檔案管理工作不重視，這使得高校學生檔案管理工作的相關的設備和技術的運用都存在著很多的不足，為了能夠更好地適應現代化信息化的檔案管理方式，就需要對高校檔案管理工作進行重新的全面的認識，只有認識到其對于整個高校的人事檔案管理工作、學生的學習就業、學校的人才戰略等發展的重要性，進行統一認識，加強思想高度，才能抓好相關檔案管理工作的落實，不能存在絲毫懈怠。

2.建立完善的管理體制。由于高校有著自己的人事檔案管理系統，其工作人員具有豐富的檔案管理的經驗，為了能夠最大程度地發揮其作用，可以使高校學生檔案管理部門掛靠在高校的人事檔案管理部門，這樣不但能夠發揮其專業人才的作用，還能更快地建立和完善高校學生檔案管理部門，由于學生檔案管理部門的檔案流轉性相對較高，需要給予其足夠的專業人才和設備保證，這樣才能保證高校檔案管理工作能夠更加順利地進行。

篇(4)

高校學生檔案是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的全面記錄，能比較全面地、客觀地、歷史地反映出每名學生的成長歷程，科學、合理地利用和管理學生檔案，對于學生管理、學生就業、選拔人才以及高校教學質量的提高和保障教學秩序都具有重要作用。

1 高校學生檔案管理現狀

（1）管理機構不統一。2008年9月教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》，首次明確將“學生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實體管理體系。然而，在實際工作中，由于學生檔案的產生部門多，內容復雜，高校專職檔案人員數量較少，學生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨立完成。目前，學生檔案管理在實際運作中分屬于學生管理部門、學校各院系、或是教務部門、檔案部門，各高校由于實際情況不同，在學生檔案的管理中，各部門所承擔的任務，角色輕重各有不同。

（2）管理方式不規范。學生檔案的流動性強，它不歸高校檔案部門長期或永久保存，因此不少高校并不重視學生檔案工作。此外，上級檔案行政部門的評估工作通常也不涉及學生檔案，這就使學生檔案管理工作缺少規范化、標準化指導。

①材料收集不齊全。學生類文件材料的歸檔范圍包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。然而，在實際工作中，高校接收到的新生檔案材料內容參差不齊，究其原因，新生來自于全國各地，各省市對學生檔案的標準要求不同，導致新生檔案內容多寡的地區差異。學生在校期間，學生檔案雖然由學生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學校的多個部門，由于一些高校尚未制定學生檔案管理的相關制度規范，造成學生材料的收集沒有統一的標準，一些社會實踐、畢業論文等反映學生能力的材料沒有歸入檔案。

②“棄檔”現象普遍存在。近年來畢業生回母校查詢個人檔案、補辦學籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業生在臨近畢業時由于沒有找到合適的工作，往往會將檔案留在畢業院校，按有關規定，學?？纱鸀楸９軝n案1年～2年，過期后會根據學生原戶口所在地將其檔案寄往當地人才市場，也有一些學校沒有將檔案寄出，將其存放在學校的某個部門。很多畢業生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因為沒有及時轉遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無法晉級等，給個人帶來很大麻煩。

（3）管理手段落后。目前，各高校學籍檔案的數字化管理已全面展開，而學生檔案的數字化建設則相對滯后，各高校還沒有統一的大學生檔案管理應用軟件，大部分高校仍采用傳統的手工操作。學籍檔案雖然是學生檔案中最重要的部分，但是學生的社團活動、社會實踐、發明專利等體現學生能力和個性的紙質檔案卻無法進行數字化檢索和利用，只能通過人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。

2 高校學生檔案管理存在問題的原因

（1）制度規范不完善。當前，我國大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數高校尚未制定學生檔案的管理規范及制度、學生檔案管理的工作流程等，制度規范的不完善造成學生檔案材料內容不完整、不規范，常常會出現檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學生將來就業、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。

（2）學生檔案意識薄弱。大學生檔案知識匱乏、檔案關注度低、檔案意識淡薄是普遍存在的現象，很多學生對檔案沒有形成正確的認識，對檔案管理法律法規、大學生檔案基本材料內容和大學生檔案功能的認知相當有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現象的原因之一。

（3）檔案管理人員責任心不強。隨著學生畢業，學生檔案將轉至工作單位或戶口所在地的人才流動服務機構，實際保留在學校的只是學籍部分的內容，因此很多檔案人員不太重視對學生檔案的管理。有些學校，在新生入學時將學生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業時突擊整理，很多檔案材料沒有及時歸檔，這勢必影響學生檔案的質量，對學生將來就業產生不利。

3 改善高校學生檔案管理的對策

（1）完善相關制度規范。學生類檔案涉及的學生檔案材料內容廣泛、復雜，為保證學生檔案的質量，各高校檔案部門應在《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》以及《高等學校檔案管理辦法》基礎上，結合學校的實際情況制定具體的實施細則，對學生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉遞、利用等環節作出規范性的規定，增強檔案管理的可操作性，逐步實現學生檔案管理制度化、標準化，確保學生檔案歸檔材料規范、齊全、完整。

（2）提高師生的檔案意識。學校檔案管理部門應采用各種措施通過各種渠道宣傳學生檔案的重要性，一方面輔導員要加強對學生檔案意識的教育，另一方面檔案機構可以通過講座、培訓、選修課等形式對學生宣講檔案的重要性，同時也可利用檔案網站、校園廣播、校報等校園媒介宣傳學生檔案的內容、價值等，從而提高學生的檔案意識，使學生充分認識到學生檔案是人事檔案的前身，它在未來工作和生活中起著重要的憑證作用，無論是考研、出國、工作調動、轉正定級、工齡計算、職稱申報等都離不開檔案，檔案是自己權益的最好保障。

（3）加快學生檔案數字化建設。隨著計算機、網絡技術的不斷發展，學生檔案數字化建設勢在必行。目前，學生檔案數字化建設主要是依托學校的網絡共享平臺，通過采集基礎數據，將學生在校期間的成績、獎勵、社會實踐、特長、獲得資格等信息進行數字化管理，及時予以補充和更新，同時對有關紙質檔案數字化，以實現學生檔案的網上查閱、畢業生電子檔案的快捷轉接等，學生本人可通過設定的名稱和密碼在校園局域網內查閱瀏覽自己的檔案信息，學校也可利用電子檔案與用人單位溝通、推薦，憑借一站式的檔案查詢、利用服務最大程度地發揮畢業生檔案資源的作用。

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【關鍵詞】高校學生，學籍檔案，管理方法

高校學生檔案記載了高校學生的詳盡個人信息，它包括學生入學登記表、畢業生登記表、黨籍、團籍、表彰每學年度三好學生、優秀學生干部登記表、體檢表等。它是真實記錄學生在校期間求知與探索知識的直接產物，也是大學生就業的主要依據。在招聘就業過程中， 是用人單位考核人才的第一原始材料，并且將來參加工作后如有工作調動或學歷提升或定級轉正等情況時所必需的重要憑證。近些年來，隨著高校招生人數的劇增， 高校學生檔案管理工作也出現了許多問題，做好高校學生檔案管理工作，對于維護學生利益可起到重要影響。

一、高校學生工作檔案管理存在的主要問題

（一）學生檔案管理重視不夠，制度不健全

高校學生學籍檔案是學校檔案的一個分支，但是各高校往往對教學檔案工作比較重視，但對學生檔案工作的重要性卻沒有足夠的認識，存在著“只要不出錯就算管好了”或者“只要學生檔案送走了就算管好了”這樣落后的管理的理念，很少將學生檔案管理工作提到學校議事日程，更不用說將學生檔案管理開展得很好壞與檔案管理部門的業績掛鉤，沒有進行必要的檢查監督和指導，沒有進行有關的制度建設，學生檔案管理工作缺乏領導重視，管理制度明顯不完善。

（二）學生檔案的收集歸檔內容陳舊，無法滿足用人需要

目前高校學生檔案承載的信息量是在計劃經濟體制下設置的，歸檔材料涉及的一般只是高校招生報名表，入學登記表、學籍、成績、黨（團）材料等。在市場經濟條件下，這些材料有的已經過時，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。而當前的檔案中往往缺少這些記載，少量的檔案雖有涉及，但更多是形式、公式化、口號式、千人一面，沒有個性特征，與用人單位的期望值相差甚遠。

（三）學生檔案管理手段單一

目前，一些高校檔案管理人員在進行學生工作檔案材料收集的過程中，不能夠隨著時代的發展而改進工作方法和手段，仍然延續傳統的管理手段，特別是沒能真正把反映社會對人才的衡量指標和學生成長軌跡、關注的側重點有機地結合起來，往往在學生畢業前才整理歸納學生在校期間的學習成績、綜合測評、獎懲情況、思想政治表現、身心素質等學習和活動情況。另外，部分高校沒有使用檔案管理系統軟件，學生檔案數量龐大，工作難度加大，需花費更多的人力物力。同時，不能夠借助計算機網絡實現學生工作檔案信息資源的共享。

（四）學生檔案意識差，對檔案不聞不問

近年來，大學畢業生對自己的檔案不聞不問現象日趨嚴重，原因是隨著社會經濟的發展、人才流動等外部環境的逐步寬松，特別是組織人事政審工作相對減少，加之像私企、民企、外企等一些沒有人事主管權的用人單位，導致畢業生忘記了自己的檔案，長期不過問，待將來政審、調資、出具證明、職稱晉升等需要以檔案材料為依據時，才想起來找，但是由于時間長，單位變動多等因素，常常是不知檔案去向，只好回原所在高校補辦，也只能補辦其中個別的材料，大部分材料無法補辦，給自己的帶來無法彌補的損失。

二、加強學生工作檔案管理的對策

當前，加強高校學生工作檔案管理，確保檔案信息資料的準確、真實和完整，是高校檔案管理工作中一項極其重要的工作，必須認真對待。個人認為，實踐中我們要通過以下幾個方面加強和改進學生工作的檔案管理。

（一）提高認識，創新管理理念

檔案工作是高校整體工作中不可缺少的重要組成部分。提高高校學生工作檔案管理人員特別是學校領導對檔案工作的認識，是搞好高校學生工作檔案管理的先決條件。首先，高校領導和學生工作檔案管理人員要認真學習《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》，培養檔案管理意識，熟悉檔案歸檔范圍，杜絕檔案工作說起來重要、做起來次要、忙起來不要的實用主義短期行為。其次，針對部分檔案管理人員對學生工作檔案管理的重要性認識不足、支持不夠的現狀，高校必須創新管理理念，通過網絡媒體、專題講座、宣傳櫥窗等途徑，不僅普及檔案管理的基礎知識、宣傳做好檔案工作的重大意義，而且還要讓學生了解個人檔案的歸檔內容，進而形成協調統一、上下一致的學生工作檔案管理體系。

（二）建立健全管理制度，規范和完善檔案工作

首先，建立學生工作檔案的收集補充、定期移交歸檔制度。學生工作檔案的管理人員要根據學生專業、年級、班級的特點，對學生工作檔案分門別類、規范存放，明確歸檔材料的內容、標準、渠道和時間，以確保學生工作檔案材料的全面系統、真實準確。其次，學生工作檔案管理人員要按照工作要求對檔案進行分類、著錄、編目和標引，實現檔案管理工作規范化、標準化，為檔案信息資源建設和開發打好基礎。另外，為了保證學生工作檔案管理保存的規范和利用的有序，檔案保存空間要科學合理，以使各種質地的檔案有科學合理的保存空間，減少因溫度、灰塵等原因造成檔案的失效。第三，高?？梢愿鶕W生管理部門設置少、學生工作檔案管理人員兼職多的特點，采取靈活多樣的管理方式，如建立院系立卷歸檔制度，即輔導員只負責各類文件材料的整理工作，主要保證歸檔文件材料的齊全完整，而將其他檔案整理工作交給學生管理部門的檔案人員去完成，以保證學生工作檔案材料的及時歸檔。

（三）加強高校檔案信息化建設。

近年來，高校檔案管理的信息化現代化進度也在不斷加深，實施信息化管理迫在眉睫。各高校應從本校的實際情況出發，選擇合適的檔案管理工作數據庫，力求實現檔案的信息化管理。在此基礎上，學校還應建立檔案信息查詢功能、排序功能和匯總功能等，與此同時，應充分利用互聯網的優勢，在一定范圍內實現檔案信息的公開查閱。新的形勢要求檔案工作要與時俱進，檔案工作人員應不斷創新，把檔案信息開發成動態的、開放的、現代化的信息資源，以便更好地為高校的建設和人才發展服務。

參考文獻：

[1]樂蘭珍，學籍檔案管理問題的思考[J]，蘭臺世界，2007，（5）

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【關鍵詞】高校 學生檔案 管理

一、高校學生檔案管理中存在的問題及其原因

1.缺少合理完善的學生檔案管理機制。目前，高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據。制度的缺位制約了高校學生檔案管理水平的提高。除《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》及《高等學校檔案管理辦法》外，教育部當前還沒有一部針對高校學生檔案管理的系統性、具體性、可操作性的制度，更沒有明確規范的管理標準。因此，造成大多數高校學生檔案管理部門職責不清，管理混亂的局面。

2.檔案來源缺少統一規范的標準，造成學生檔案內涵不能實現標準化。目前，教育部尚沒明確考生檔案標準化內涵要求。不同省市考生檔案內容各異、五花八門，有的省市考生檔案內容豐富：有考生報名登記表、考生志愿表、考生體檢表、高中畢業生登記表、高中生學籍卡片等，而有的省市考生檔案中只有高中學籍卡片或學生成長記錄冊、高中學生發展報告等名目。但對于考生檔案中到底應具備哪些材料，教育部沒有明確規定。學生畢業后，用人單位則以較全面、豐富的學生檔案來要求，致使部分畢業生返校要求學校補充檔案內容，而實事上對于高考檔案材料，學校只能以各省招生辦所寄檔案材料填充，對于考生檔案中缺少的材料，高校也無能為力。因此，教育部應從高中階段的檔案內容開始規范要求。由于高考檔案材料各異，造成高校建立學生檔案時無法標準化要求。

3.檔案管理人員的業務管理水平尚處于初級階段。高校學生檔案管理員素質直接關系到高校學生檔案管理工作的質量，而大部分高校沒有專職檔案管理人員，多為兼職，且人員變換頻繁，隊伍薄弱。高校領導及職能部門重視程度不夠，各檔案收集部門配合不力，加之檔案管理人員缺乏專業培訓，檔案知識欠缺，管理意識淡泊，管理模式陳舊，管理手段落后等等原因造成學生檔案丟失、管理混亂、檢索困難等情況發生。檔案管理水平的好壞，取決于檔案人員的主觀意識和業務水平。目前的管理水平僅僅是簡單的收集、整理、登記、裝訂、歸檔的初級階段，相距現代化的檔案信息化管理模式的實現較遠。

4.學生檔案收集、整理的動態化管理制度尚未建立。學生在校學習期間的獎懲材料、借貸和還貸情況、學籍異動材料、思想品德評定等材料是逐步形成，逐漸歸檔。而大多高校學生檔案管理從入校時初步建立（即高考檔案內容）后，中間過程靜止，只至畢業前方從各部門收集整理。幾年的學習過程中，由于輔導員的變動或部門老師管理意識淡泊，致使學生檔案材料不全或丟失。因此，最終的畢業生檔案中能夠反映學生學習過程、思想品德、創造性思維的材料太少，使用人單位無法從檔案中全面了解學生的在校學習過程。

二、加強高校學生檔案管理工作的對策

1.建立合理完善的學生檔案管理機制。高校應明確學生檔案管理主體部門，隸屬于學生學籍管理部門，實行檔案分級管理。按照“分級管理、分級負責，誰主管、誰負責”的原則，從“有利于學生檔案收集，有利于學校規范管理，有利于學生檔案信息化管理，有利于學校的科學發展”出發，建立“學校黨政統一領導，職能部門統籌協調，相關部門齊抓共管，二級學院和輔導員具體落實，全校師生參與監督的學生檔案管理工作運行機制。學校校長是學生檔案管理工作第一責任人，對學生檔案管理工作負全面領導的責任；分管學生檔案工作副校長是學生檔案管理工作直接主管責任人，承擔領導、協調和監管責任。學校學生檔案管理部門為學生處，負責人承擔組織實施責任；教務處、招生就業處、二級學院負責人是學生檔案管理工作直接責任人，二級學院的學生檔案管理人員負責本院學生檔案編目、整理、歸檔工作，輔導員是學生檔案收集、造冊、整理、移交的具體責任人。這樣才能有效地解決高校目前學生檔案管理中各自為政的問題，才能做到學生檔案管理工作中的“形散神不散”。

2.規范高中檔案，建立高校檔案內涵規范化要求。高校學生檔案是國家人事檔案的部分，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。因此，高校學生檔案內涵一定要規范、標準。首先，要從檔案來源開始規范。其次，雖然目前教育部沒有具體的學生檔案管理規定，高?？筛鶕斍案叩冉逃母锖痛髮W生就業工作的整體形勢，再結合學校的實際情況，制定出適合本校的具針對性和操作性的學生檔案管理辦法、實施細則，明確任務目標和歸檔范圍，細化檔案的生成、組檔、轉遞等各個環節的規范化要求，提高學生檔案標準化和規范化水平。

3.加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質。眾所周知，管理水平決定管理質量，而管理質量的好壞又決定于管理人員的綜合素質。高校要真正實現檔案管理信息化的目標，首先要給檔案員制訂考核目標，促使檔案員做到業務精通、愛崗敬業。其次，高校要根據檔案信息化發展需要，對檔案員進行業務培訓，不僅對檔案專業知識理論進行培訓，還需要對計算機輔助管理水平進行培訓，同時對檔案員的實操水平進行考核。最后，提高檔案管理人員的服務水平，熱情服務，不計個人得失，甘于奉獻的精神；加強檔案員的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不為名利敢于抵制誘惑，守口如瓶、嚴守秘密的政治素質。

4.建立學生檔案動態化管理制度，多部門齊抓共管。高校學生檔案主管部門，要掌握各部門、各階段檔案形成時間、內容，制定全年歸檔計劃，明確要求及目標。其他部門配合共同收集建檔，并將鑒定為有價值的檔案整理移交檔案管理部門及時歸檔，推進學生檔案動態化管理，提高檔案標準化和規范化水平，使其能夠適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高學生檔案利用的質量和水平，把“死”檔變成“活”檔，充分發揮學生檔案的作用和價值。

總之，加強高校學生檔案工作是當前高校和社會發展的需要，也是檔案信息化發展的需要。我們必須根據社會形勢的發展變化和檔案發展的需要不斷探索創新，積極尋求解決現存問題的辦法和策略，使高校學生檔案工作得到進一步發展和完善，以改變當前普通存在的高校學生檔案工作相對落后的現狀，加快檔案管理信息化步伐。

參考文獻：

［1］馬潔，佟丞，劉衛智：提高高校學生檔案管理水平的理性思考與路徑探究.教育理論與實踐，2011/09

篇(7)

1.檔案管理意識比較淡薄。隨著高校招生規模擴大，學生人數增多，學生檔案也隨之增多。即便如此，許多高校對學生檔案管理工作還不是很重視，有的領導和老師沒有充分認識到學生檔案工作的重要性和必要性，有的甚至認為這項工作無關緊要，應付一下就可以了。受這種思想認識的影響，許多高校沒有建立專門的學生檔案管理機構，缺少足夠的管理工作人員，導致學生檔案管理工作基礎不牢。由于高校工作支持力度不大、投入不夠多，學生檔案工作需要進一步加強和改進的地方還不少。另一方面，由于學校對學生檔案工作的宣傳較少，學生對檔案知識了解甚少，沒有充分認識到檔案對個人發展的重要性，有的學生在填寫個人檔案資料時不認真，所填的信息不全面、不規范，有的學生甚至對個人檔案的去向不知情。學生本人對個人檔案的不重視、不關心，對檔案管理工作不夠配合，在一定程度上影響了學生檔案管理工作。

2.學生檔案管理不規范。一是歸口管理不明確。雖然許多高校設立了檔案館，但并沒有把在校學生的檔案劃歸檔案館管理。對于學生檔案管理工作，各高校并沒有統一的運行管理模式，有的高校由學生處負責，有的高校由招生就業處負責。由于沒有明確的專門管理機構，職責劃分不明確，學生檔案管理相對比較分散。二是管理方式比較粗放。目前，有相當多的高校采取把新生入學檔案直接劃轉到各二級院系分散管理的方式，待到學生畢業時再由學生處等有關部門統一轉遞。學生檔案的整理工作，基本是由學生管理者（如輔導員、班主任）等完成的，他們僅經過簡單的培訓，檔案專業技能不高，再加上檔案整理的時間短、工作量大，檔案整理工作質量大打折扣，有的甚至出現學生檔案“缺、漏、錯”等現象。三是管理機制不健全。許多高校沒有建立完善的學生檔案實時歸檔機制，基本是臨近畢業突擊整理的。歸檔內容也比較單一，主要包括高中階段材料、招生錄取材料、學習成績卡、入黨（團）相關材料、在校期間獎懲材料、畢業生基本情況表、畢業生登記表等，而反映大學生成長、體現學生綜合素質的相關材料并沒有裝入學生檔案。

3.學生檔案管理信息化水平不高。隨著現代信息技術的新發展，計算機和互聯網已在高校普及，這為檔案信息化管理奠定了良好的基礎，但是許多高校學生檔案管理的網絡化和信息化水平還比較低，突出表現為：學生檔案大多是紙質文檔，學生檔案的收集、整理、存儲、轉遞等工作基本是手工操作，工作強度大、效率低下。學生檔案內容包括學生的學習成績、思想政治、道德品格、科研能力、平時表現等方方面面的信息，涉及學校學生處、教務處、團委、各學院等部門和單位。因高校學生檔案管理相對分散，再加之學生檔案數據庫建設滯后，使得信息得不到及時交流和充分共享，影響了學生檔案管理的網絡化和信息化。此外，大多數高校的檔案管理工作主要是由輔導員、班主任等人兼職負責，他們畢業于各類專業，計算機技術水平參差不齊，直接影響了學生檔案管理的信息化水平。

二、信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策

1.提高檔案信息化意識，改善學生檔案工作條件。高校學生檔案管理者和工作者要高度重視，充分認識做好學生檔案管理工作的重要意義，切實增強工作責任感和使命感。要進一步增強信息化意識，不斷適應信息化背景下的學生檔案管理工作，努力提高學生檔案的管理水平和服務水平。另一方面，要針對學生檔案意識薄弱這一問題，從大一新生就開始抓好檔案宣傳教育工作，將其融入到大學生的日常教育管理工作中，努力提高學生的檔案意識和信息化意識。高校要加大投入，建設專門的學生檔案保管場所，購置計算機、掃描儀等設備，加強學生檔案的規范管理，為推進學生檔案管理的信息化提供有力保障。已設立檔案館的高校，應充分發揮檔案館的專業優勢和指導作用，協助做好學生檔案管理工作，促進學生檔案管理工作的規范化、科學化。

2.建設標準統一的檔案信息管理系統，推進學生檔案管理信息化。要實現學生檔案的信息化管理，就要建立標準統一、管理規范的學生檔案信息管理系統。高校應在校園網絡的基礎上，充分發揮高?，F有的計算機設備、網絡應用技術和軟件開發人才等方面的優勢，開發和完善學生檔案信息管理系統。系統開發應用過程中，在學生檔案歸檔內容、數據采集、信息安全維護等方面都要統一標準，使檔案信息管理系統具有可操作性，又要保證數據的準確性和有效性，為實現學生檔案信息化管理奠定堅實的基礎。要積極推進學生檔案信息管理系統與教學、學生工作等部門的信息系統聯網對接，將分散于各個部門、各個單位的學生信息及時匯總、上傳到該信息管理系統，實現信息資源共享，以便系統自動生成學生個體的檔案信息。這樣就可以較好地把學生檔案的分散管理和集中管理有機結合起來，既保證了學生檔案信息的及時歸檔，又克服了紙質檔案材料收集整理過程中“缺、漏、錯”等問題，提高了檔案管理工作質量和工作效率。此外，要嚴格管理制度和操作規程，加強學生檔案信息管理系統防火墻建設，強化信息安全管理，防止學生檔案信息外泄。