水利人事檔案管理信息化建設研究

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【摘要】本文分析了水利人事檔案管理信息化建設的優勢作用，剖析了水利人事檔案信息化建設工作面臨的困境，并提出一些實踐策略，以期對水利人事檔案管理工作的開展提供有益的幫助。

【關鍵詞】水利人事檔案；信息化建設；實踐策略

水利人事檔案是水利部門人事檔案信息管理的簡稱，這些檔案信息通常涉及水利部門員工的工作情況、晉升狀況以及榮譽獲得狀況等，是對員工發展歷程的記錄，是否能夠對這些檔案信息進行科學管理，直接關系到員工的長遠發展，影響著員工的日常工作。信息化時代背景下，對水利人事檔案管理工作進行改革和完善，能有效消除過去手工檔案管理弊端，增強水利檔案信息的可查性、實用性，發揮檔案資源效用。與此同時，在對水利人事檔案開展信息化建設的過程中，還可以實現各類信息的互通，幫助企業管理者清晰了解每一位員工的情況，并合理開展人力資源調配活動。

一、水利人事檔案管理信息化建設的優勢作用

（一）拓展水利人事檔案服務的內容。在新時代，以信息化技術開展水利檔案管理活動，可以有效拓展手工管理檔案的范圍及檔案服務內容，而且管理者通過高科技的運用，可以精準識別各類人員的檔案需求，并根據其需求自動對檔案信息進行分類，形成對應的標簽，從而推動水利人事檔案管理工作高效開展。在信息化作用下，檔案管理者還能夠通過互聯網對檔案信息進行動態化更新，及時將員工的情況記錄到檔案中，避免出現檔案信息滯后的問題，使檔案服務的質量和效果得以提升。

（二）加快水利人事檔案流轉的速度。水利人事檔案管理信息化，能夠將過去各部門之間的信息屏障打破，實現水利事業單位各個部門之間的有機互通，促進各類水利信息的快速流轉。而且還能夠使水利事業單位業務科室與人事部門實現點對點的快速溝通，促進人事檔案的全單位、全平臺管理，這就可以將過去人事檔案資源利用率低下的問題消除掉?？傮w來看，水利人事檔案管理信息化建設可以促進檔案信息流轉速度提升，實現電子檔案信息的實時傳送，降低紙質檔案背景下人為交接面臨的信息不準確、不完整等問題，還能夠將紙質檔案等待時間過長的問題消除掉。此外，在水利人事檔案交接方面，通過合理運用信息化技術，還可以確保交接內容的全面和準確，確保職工享受單位福利待遇，使工作滿意度得到提升。

（三）延長水利人事檔案保管的年限。水利人事檔案是水利事業單位發展中不可或缺的一部分，對于單位的長遠發展意義重大，但在紙質化管理下，整體管理工作效率較低，且容易受到環境、期限、手段等多方面的限制。例如，因為紙質檔案保存時間過長容易出現泛黃或者毀損的現象，從而不利于檔案信息的利用。而在信息化時代，通過對水利人事檔案管理工作進行健全和完善，則可以消除紙質檔案管理期限短、信息資源毀損的困境，使水利人事檔案管理工作得到有效開展。從整體上來看，水利人事檔案資料內容包含員工從求學到工作、再到退休的全部信息，在日常檔案管理中，一些單位因為不注重對信息化技術進行運用，所以部分紙張在頻繁翻閱中已經出現了字跡模糊、缺失等現象，為員工后續退休手續的辦理帶來了較大的麻煩。且紙質檔案管理對外部環境提出了較高要求，還需要對檔案室的溫度、濕度等進行管控，這就需要花費較多的資金。而一些偏遠地區面臨檔案管理經費匱乏的問題，未能在檔案室配備除塵設備，所以導致人事檔案管理工作的開展受到限制。通過引入信息化技術，降低了對紙質檔案的翻閱次數，使之保管年限得到了延長，解決了很多問題。

二、水利人事檔案管理信息化建設中面臨的困境

（一）信息化建設的基礎設施不完善。要想促進水利人事檔案管理信息化工作有效開展，需要做好基礎建設，配備全面的信息化硬軟件設施。但在實踐工作中，很多水利單位都將發展的資金投入生產建設中，對檔案管理工作往往較為輕視，不注重資金分配，導致檔案部門面臨資金匱乏的問題，無法完善和優化配套設施，計算機很容易出現卡頓的現象，影響檔案管理者順利開展工作。還有一些單位掃描儀陳舊，難以提升掃描效率、互聯網網速較慢，影響檔案信息的上傳等，這些問題都導致水利人事檔案管理工作面臨較大的困境。從水利單位的實際情況來看，因為其涉及到很多水利資源信息，人事檔案與水利信息緊密關聯，所以更需要做好基礎建設。雖然在新時代，越來越多的企事業單位開始注重對人事檔案進行信息化建設，但硬軟件設施更新不及時，導致人事檔案資料管理依靠人工手段，不利于人事檔案資料的整理與利用，無法促進水利部門的規范化、高效化發展。

（二）檔案管理手段滯后，信息化開發力度欠缺。水利人事檔案管理信息化建設，是在科學技術的引導下將傳統手工檔案管理的局面轉變為依靠信息技術，高效精準化對檔案信息進行管理。因為信息化檔案管理是一項綜合性的說法，又涉及很多細化的內容、方法等，所以水利單位應當結合自身的實際情況對信息化手段進行選擇，加大對信息技術的開發力度，提升人事檔案管理的效果與質量。但受到重視度、專業技能等各種因素的影響，我國很多水利單位都存在檔案信息化管理手段滯后的問題，在實際檔案管理工作中難以提升開發力度，往往是將過去手工管理檔案的模式機械性地移到了計算機中，無法將計算機的大數據搜集功能、數據信息篩選或者分析功能等運用到工作中，這導致信息化管理效率不高。而且部分檔案管理者存在思想滯后的問題，不能主動提供服務，僅在相關人員需要檔案信息的時候才會進行查詢，且查詢的內容也僅僅是基礎性內容，例如個人簡歷、黨團信息等，無法為使用者提供深層次的檔案信息，如員工的工作情況總結、榮譽獲取總結以及深度分析等。

（三）信息化檔案管理的制度體系不完善。制度體系會影響檔案管理工作的規范化開展，無規矩不成方圓，水利單位應當構建完善的信息化檔案管理體系，針對檔案管理的每一個環節制訂有效的工作流程，明確工作內容，確保每一項檔案管理工作的開展都有章可循。但通過相關了解發現，實踐中水利單位在開展人事檔案管理工作的過程中，往往是根據原有的制度體系，很多單位并沒有結合信息化時代下人事檔案管理工作的實際情況制訂新的管理制度體系，導致檔案管理者開展工作的過程中無法參考制度規范，從而使之工作不夠標準、規范，難以提升檔案管理的實效性。還有一些水利單位雖然制訂了信息化人事檔案管理制度體系，但是因為不注重對制度體系的調整和完善，所以導致這些制度體系不符合單位現有的發展狀況，也不利于信息化人事檔案管理工作的開展。（四）信息化檔案管理的安全問題層出不窮。安全問題是信息化時代水利人事檔案管理工作面臨的一個重要問題。在互聯網時代，各類信息能夠快速流通，所以水利人事檔案管理也面臨安全威脅，如何提升安全管理的效果，成為亟待探索的問題。一些水利人事檔案管理者因為不注重安全管理工作，未能在計算機中構建防火墻軟件，所以信息被盜取，威脅到員工的利益。在“互聯網+”時代，水利人事檔案信息呈現出數量化、多元化發展的趨勢，工作者可以通過計算機互聯網對各類檔案信息進行隨時查閱和翻看。但因為很多水利單位在人員管理、制度設置、檔案使用規范等多層面存在缺陷，因此很容易導致人事檔案信息的外流，甚至出現系統癱瘓或者信息失真的問題，導致安全管理的系數較高。

三、水利人事檔案管理信息化建設的實踐策略

（一）加強信息化基礎設施建設。水利人事檔案管理工作目標的實現，需要水利單位加強基礎設施建設，為人事檔案管理者開展檔案管理工作提供充足的軟硬件支撐。第一，要加強網絡建設，提升網絡的通暢性。水利單位要重視網絡建設，在單位中構建局域網，為每一位員工有效開展工作提供網絡支撐，使人事檔案信息化建設在互聯網的作用下得到高效開展。第二，引入充足的計算機、掃描儀、打印機等設備。人事檔案管理信息化需要將各類人事檔案掃描到計算機中，通過計算機對檔案信息進行分類、整理、保存等，所以水利單位應當引入充足的計算機、掃描儀、打印機等設備。應當根據單位的人事檔案規模和檔案管理工作的要求等對這些硬件設備進行引入，避免出現設備老化或者設備不夠的問題。第三，構建檔案信息管理的軟件系統。水利人事檔案管理工作的信息化開展，還需要加強軟件系統建設，通過有效的軟件系統促進檔案信息的科學化保存。具體而言，水利單位應當結合單位的實際情況引入對應的軟件系統，在系統中對人事檔案管理工作進行設置，根據實際工作需要設置對應的管理窗口，使各位檔案管理人員都可以運用系統開展工作，確保人事檔案管理有效推進。

（二）創新檔案管理手段，提升對信息化技術的開發力度。水利人事檔案管理者要想方設法創新檔案管理的手段，對互聯網信息化技術進行深入運用，加大開發力度，使信息技術真正成為人事檔案管理工作創新的引擎。一方面，要充分運用信息化技術對單位內部的各類人事檔案信息進行搜集、分類與整合，提升人事檔案管理的全面性；另一方面，還要充分運用信息技術對人事檔案信息進行動態化革新，確保人事檔案管理工作的超前。這就需要人事檔案管理者加強新技術的學習，注重對大數據技術、云計算技術以及其他有關技術的學習，在開展人事檔案管理工作的過程中，借助大數據技術對信息進行篩選、整合，借助云計算技術對各類信息進行計算、匯總等，并通過實時跟蹤技術對員工的人事信息變化狀況進行跟蹤，及時根據變化狀況調整檔案資料。此外，要結合單位的情況對人事檔案管理工作進行調整，避免長期采用某一種單一的人事檔案管理手段方法，通過對多種形式的靈活運用，使人事檔案管理工作的彈性得到提升，為信息使用者提供更大的方便。

（三）加強信息化檔案管理制度體系的建設。水利單位應當根據信息化時代的發展變化開展檔案管理工作，構建完善的制度體系。第一，要加強人事檔案工作內容制度的建設。由于水利單位員工較多，且不同的員工有不同的工作年限、工作崗位、晉升層級等，所以在開展人事檔案管理工作的過程中，要明確具體的管理內容，使檔案管理者嚴格依據這些制度規定，對每一位員工開展檔案信息管理，不斷提升內容的全面性。具體而言，在構建人事檔案工作內容制度的過程中，要盡量將人事檔案管理每一個環節的工作內容都納入進來，包括人事晉升、人事崗位變動、人事榮譽獲取等。第二，加強人事檔案工作流程制度建設。流程是某一工作開展的順序，也是工作者開展某一工作需要遵循的步驟，水利單位應當明確信息時代人事檔案管理的工作流程，使人事檔案管理者依據這些規范的流程開展每一個環節的檔案管理工作。第三，加強交接制度建設。交接制度是水利人事檔案管理工作制度中的重要部分，因為任何單位都不可避免會出現人員流動的現象，所以水利單位要構建完善的交接制度，便于檔案管理者對工作進行交接，確保人事檔案管理工作具有較高的連續性。在構建交接制度的過程中，要明確具體的交接內容、交接時間、監交人等。

（四）注重信息化檔案管理安全問題的解決。第一，在員工的計算機中安裝防火墻軟件，并在公司局域網中定期或不定期開展安全檢測活動，及時發現安全威脅，及時進行消除。第二，針對人事檔案管理崗位以及其他各個崗位等構建安全管理工作規范。結合不同崗位的實際工作內容、工作流程等對安全管理工作進行滲透。如就檔案管理相關的崗位而言，由于其涉及員工人事信息的保存，關系員工的長遠發展，所以在開展安全管理工作的過程中，應當加強崗位規章制度建設，在其中融入互聯網人事信息管理流程有關的內容，使人事檔案管理者嚴格依據制度規定開展工作。第三，加強對人事檔案管理者的安全教育與培訓。定期對人事檔案管理者開展安全培訓活動，使之將安全管理牢記于心，并在工作中時刻注意安全問題，提升安全管理的意識。

四、結語

水利人事檔案管理信息化建設是當今時代水利單位檔案管理工作創新的重要方向之一，對于水利單位及員工的長遠發展都有重要價值意義。不過因為多種因素的影響，當前我國水利單位人事檔案信息化管理工作并不完善，文章從基礎建設、管理手段、制度體系、安全問題四個層面提出了實踐策略，以期為更多水利人事檔案管理者提供參考與借鑒。

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作者:李盼妮 單位:福建省福州市水利工程技術中心