高職院校檔案數字化安全管理研究

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2019年3月，教育部、財政部下發《關于實施中國特色高水平高職學校和專業建設計劃的意見》，拉開了中國特色高水平高職學校和專業建設計劃的帷幕。在“雙高建設”過程中，檔案記錄高職院校建設發展的全貌，是高校發展歷史的“見證人”，是高校文化的積累和沉淀，作為材料的主要來源和重要支撐，在“雙高計劃”的申報、建設及最終驗收等各個階段都有著舉足輕重的作用，彰顯其資政育人的特色。高職院校檔案涉及黨建、學籍、科研、人事、基建等大類，隨著數字信息化時代的到來，檔案管理也向著更小體積、更低成本、更高效率的方向發展。在檔案數字化大背景下，檔案安全隱患復雜多變，信息安全的威脅也在不斷提升，帶來信息泄漏、病毒侵襲等安全方面的問題?！半p高建設”背景下如何提高檔案數字化的安全管理水平，最大限度地發揮檔案的能效，構建穩定的檔案數字化建設環境，成為高職院校檔案工作中亟須解決的問題。

一、高職院校檔案數字化安全管理的意義

1.促進高職院校檔案管理工作的開展隨著我國社會經濟不斷發展，市場對于人才的需求也在不斷變化，技能型人才走向社會的各個領域，隨之也受到越來越多的關注。當前，在國家大力支持職業院校開展“雙高建設”大背景下，檔案管理工作也面臨著越來越高的要求和挑戰，“雙高建設”過程中檔案類型多、涉及面廣，傳統的檔案管理模式相對滯后，已經無法滿足當前高職院?？焖侔l展的需求。當前，發達的數字化技術在推動高職院校檔案管理工作中起到了不可替代的作用，伴隨而來的檔案信息安全問題也成了關注的焦點，因此，需要不斷探索和改進傳統檔案管理模式，推動檔案管理工作向前發展。2.加快高職院校檔案的開發與利用高校傳統檔案管理工作往往將檔案的收集作為工作的重點，并且，檔案的儲存形式都是以紙質檔案為主，而紙質檔案無法實現資源信息共享，在查閱和利用上費時費力，嚴重制約了高職院校檔案管理工作的開發和利用。當前先進的數字化技術手段能夠有效改善這一弊端，將檔案資源充分開發和利用起來，真正構建屬于高職院校自己的檔案信息資源庫，極大提高了檔案工作的管理水平，有利于助推“雙高建設”。

二、高職院校檔案數字化安全管理的特點

1.存儲密度大，環保性能好“雙高建設”為高職院校的發展帶來契機和動力，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。高職院校檔案涉及的種類繁多，在“雙高建設”中檔案的數量和類別不斷增加，檔案資料形式和內容也變得復雜多樣，檔案數字化隨即應運而生，其以電子檔案為主要管理模式，表現出有別于傳統檔案的特點。檔案數字化后可以將較大體量的信息存儲在較小的載體上，從而節省空間成本，在大力倡導無紙化辦公的今天，檔案數字化減少了對紙張的浪費，提高了環保性能，實現了經濟與環保的和諧發展。2.檢索速度快，工作效率高傳統的紙質檔案在查閱過程中，存在工作量大、效率低等問題，不利于充分利用檔案資源。檔案數字化后，檔案管理人員只需具有相關權限，同時遵守保密要求，即可通過電子檔案系統完成對所需檔案的精準調用?；ヂ摼W不會受地域、時間等限制，檔案管理人員可以隨時隨地通過登錄檔案管理系統查閱調取檔案，查詢速度、效率和便捷度遠高于傳統的紙質檔案。3.安全性能高，傳輸共享便利紙質檔案的安全性能較低，不僅要防盜、防損壞，還要防蟲蛀、防潮等，給檔案的保存帶來困擾，再加上紙質檔案很難實現資源信息的共享，從而制約著高職院校檔案價值的充分發揮。檔案數字化后，檔案信息的管理通過電子檔案完成，不但檔案的安全性能進一步提升，而且能夠實現資源的整合和共享，真正為高職院校建立起專屬的檔案信息資源庫。即便是不同部門之間，只要獲取相關權限，就能消除空間及時間帶來的束縛，實現資源的有效共享。

三、高職院校檔案數字化管理中存在的安全隱患

1.軟硬件存在的安全問題檔案的數字化管理需要保障其載體與信息的雙重安全。首先，要確保載體安全，如果儲存數字檔案的硬件遭到了破壞，那么，數字檔案的信息也會不可避免地遭受破壞。為了防止因存儲設備破壞而造成對檔案安全的威脅，需要不斷提高檔案的存儲密度，盡可能延長存儲設備的使用壽命，提高其適應外部各種環境的能力等。其次，檔案數字化管理系統的安全問題主要體現在能否保障數字檔案的運轉安全，若系統出現錯誤，則不能有效運轉，導致檔案服務癱瘓。最后，在檔案數字化管理過程中需要應用到互聯網技術，由于網絡本身具有的風險性和開放性等特點，在信息的傳輸過程中會出現一定的安全隱患，信息竊取者可能通過架設接收器、搭線等方式竊取數據。此外，操作系統出現漏洞會造成更大的損失，一旦被利用，則會導致數據被篡改、外泄或者刪除，嚴重擾亂檔案數字化的安全管理。

2.外部環境存在的安全問題檔案數字化作為一種傳輸更加有效、儲存更加多樣的檔案形式，其管理難度也越大，安全風險也越高。病毒攻擊是檔案數字化管理中存在的一大難題，病毒的侵入方式也開始變得的多樣化，雖然高校檔案數字化管理系統經過多年的探索，經歷了數次升級和換代，具備一定的抗攻擊能力，但計算機病毒的破壞性極強，一旦遭到攻擊將造成難以彌補的損失。目前，高校檔案管理系統大多是以外購為主，由軟件開發公司開發，其安全策略主要是一些常規內容，如身份識別、權限控制、自動備份，針對檔案工作特有安全策略相對較少。

3.內部管理存在的安全問題高校檔案數字化的安全管理離不開強有力的內部支撐，內部管理出現的安全隱患主要體現在安全管理制度的缺失以及檔案數字化管理人才不足方面。一方面，大多數高職院校檔案數字化安全管理的制度相對匱乏，許多管理制度過于陳舊，而針對當前檔案數字化的網絡安全問題重視程度不夠，雖然有些高職院校制定了相關制度，但在落實過程中大打折扣，導致檔案出現不完整或不準確的現象。另一方面，檔案數字化管理的復合型人才不足，檔案管理者的素質參差不齊、保密意識不強、信息技術綜合能力薄弱、沒有具備良好的檔案管理能力與素養，尤其是當前大部分檔案管理人員年齡偏大，對人工智能等相關技術了解不夠全面深入，對檔案管理過程中可能面對的黑客攻擊和病毒風險沒有清醒的認識，認為只要設置好密碼或者是安裝殺毒軟件就能完成檔案數字化的安全管理工作，從而引發一些安全方面的威脅和隱患。

4.保障體系不健全導致的安全問題相對于數字檔案的系統建設及資源建設而言，大多數高職院校在安全策略建設方面的投入都不夠大，缺少獨立的安全保障體系。一是在硬件系統和網絡安全方面，更多的高職院校選擇將服務器托管到學校網絡管理部門，或者申請虛擬服務器，將安全問題完全交給學校網絡主管部門負責，造成對校園網的過度依賴，不符合新時代檔案信息化建設的要求。二是在檔案數字化的備災方面，各高校檔案數據的存儲技術水平差異較大，沒有達到數字檔案信息安全存儲的備災要求，沒有做到對重要的電子文件和數字化檔案實行異地備份，以及不同存儲介質之間的相互備份。

四、提升高職院校檔案數字化安全管理水平的對策

1.開展風險評估管控，提升技術防范手段檔案數字化是人工智能、計算機、數據庫、多媒體、密碼學等多種技術在檔案管理工作中的應用，在檔案數字化管理過程中，任何一個環節出現問題都可能導致檔案信息安全隱患，因此，應建立一套完善的風險評估管控機制，分析各類風險點和發生的概率，從而最大程度地降低檔案管理過程中帶來的風險隱患。除了做好風險評估，還應不斷提升技術防范手段來加強檔案數字化管理。一是引進數據加密技術，創新加密方式。給檔案信息進行加密是提升檔案數字化安全的重要手段，也是限制他人隨意進行操作的有效方法。通過加密文件將其信息轉換為密文，指定專人保管密鑰，從而提高檔案數字化管理的安全性，更好地為“雙高建設”服務。二是加強信息監控技術。高校應大力完善監控技術，對所有開放檔案信息的軟件端口進行有效監控，或是將本地網絡與外界網絡進行隔離，禁止外網隨意訪問，增強檔案數字化管理的可靠性。三是制定科學的檔案數據備份策略。采用多種方式并行保管，做到檔案數字化信息至少保存一式三套，利用異地保存形式，如在不同高校檔案館之間建立互信體系，實施異地備份，確保在發生緊急事故時，重要的檔案數據信息能夠得到迅速恢復。

2.完善制度保障體系，制定科學標準規范高校檔案數字化管理離不開扎實的制度保障。一方面，作為教育主管部門應當對檔案數字化安全體系建設進行統一的指導和部署，組織相關專家研究建立高校檔案數字化的安全法規，從全局角度做好檔案數字化安全建設的總體規劃，同時建立健全科學合理的檔案數字化安全管理法律法規，給高校檔案管理部門提供政策依據和制度參考，為其建設提供良好的環境。另一方面，高校作為本單位檔案管理的主體，應結合發展的實際制定科學合理、責任明確、可操作性強的檔案數字化安全管理制度，構建符合本校發展的管理制度體系，制定更加精細的標準規范和執行細則，完成檔案數字化的安全管理。同時，高校還應當制定統一的借閱審批、歸檔移交標準，確保檔案數字化管理措施到位、責任到位，以此來保證檔案數字化在收集、歸檔、整理、利用、存儲和研編等環節中能夠依靠相關制度有效推進。在檔案數字化管理工作中，若是出現安全問題，則會導致在短時間內丟失大量的檔案信息，還有可能遭到篡改，為有效避免此類情況的發生，應當在檔案數字化管理過程中構建全方位、多角度的檔案信息安全應急處置機制，增強其應急處理能力，使檔案數字化信息系統得以快速恢復正常，有效實現檔案數字化的安全管理。此外，還應建立健全檔案安全管理獎懲制度，分工明確，責任到人，激發檔案管理人員的工作積極性和主人翁意識，更好地提高檔案數字化管理的安全性、可靠性。

3.強化管理隊伍建設，加強安全教育意識高職院校在檔案管理工作中若想真正有效實現數字化安全管理，檔案管理人才隊伍建設也非常關鍵。無論是硬件設備安全，還是軟件系統安全，專業技術人員都是確保落實安全策略的重要組成部分，從日常的安全檢查、系統監控，到安全維護、故障檢修，都要求檔案管理人員既要精通檔案管理相關業務，還要擅長網絡技術、計算機技術等，只有真正具備了高素質復合型檔案數字化管理人才，才能從根本上保障檔案信息的安全。一方面，高職院校在選擇檔案數字化管理工作人員時，應到充分考慮其是否具有專業知識背景，選擇綜合素質高、業務能力強的人員。另一方面，可以通過外招聘、內培訓的方式加強隊伍建設。在人才招聘過程中，優先聘用具有相關專業知識或工作學習經歷的人員，對高職院?，F有的檔案管理人員，加強計算機安全技能培訓，強化檔案安全管理意識，提高利用現代化手段管理檔案的水平，使其成為能夠熟練掌握和應用計算機相關技術及檔案管理業務的復合型人才，對現有難以勝任本職工作的管理人員可進行調崗，確保檔案數字化管理人員人盡其用，進一步優化檔案數字化的安全管理結構，促進檔案安全管理工作有序實施。

4.加大資金投入，強化軟硬件設施在高職院校檔案數字化安全管理過程中，若是缺少完善的軟件或高質量的硬件設施作為基礎，檔案數字化安全管理工作也就無從著手。因此，在“雙高建設”中，高校應加大資金投入，加強技術支持，強化軟硬件設施，從而構建一個安全性能高、綜合性強、輻射面廣的檔案數字化管理體系。另外，還可以聘請檔案數字化安全防控的專業技術顧問，由檔案數字化安全領域的相關專家進行指導，開展檔案數字化安全建設工作，定期與校內檔案數字化管理人員溝通交流，分析研判當前安全管理形勢，更好地取得檔案安全管理的效果。還可以在兄弟院校之間擬定檔案數字化安全合作協議，集中力量共同建立檔案數字化安全防控體系，并明確工任務分工，從而高效整合利用各方資源，解決依靠單一高校無法解決的安全問題。

五、結語

高職院校檔案數字化管理是時代發展的必然要求，是順應科技發展的新型管理模式，在“雙高建設”背景下，構成高職院校檔案數字化安全隱患的原因是多樣的，當前，檔案數字化管理工作面臨的環境復雜多變，高職院校應轉變傳統的管理思路和理念，充分認識到數字化對于檔案管理工作的雙面性，正確對待數字化這把雙刃劍，在享受其帶來便利的同時，對檔案數字化帶來的安全問題制定針對性的措施，建立健全安全管理制度機制，定時開展風險隱患評估，不斷提升技術防范手段，選優配強檔案管理隊伍，構建完善的安全制度保障體系，推動高職院校檔案數字化安全管理走向新征程，再上新臺階。

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作者:張阿敏 單位:楊凌職業技術學院