信息化在企業人力資源管理的運用

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隨著信息化技術在中小企業中的應用范圍越來越廣，企業的信息化管理水平也逐漸提高，信息化的管理工作也滿足企業現代化發展的必然要求。對現代中小企業的經營管理而言，開展信息化管理能夠促進企業體制改革，有利于推動成本控制工作的開展，還能提高企業員工的工作效率與質量，讓企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

一、企業人力資源信息化概述

（一）含義

企業信息化，即企業借助互聯網、移動終端、計算機、手機等現代化設備，實現資源開發與利用的手段，這種手段可以幫助企業提高決策與管理的準度，為生產經營帶來更高的經濟效益，并以此讓企業在激烈的市場競爭中占據一席之地［１］。企業的信息化改革可以分為三個等級：一級是手工處理的自動化，企業的工作人員能夠應用現代化設備來代替原本需要人工完成的工作內容，且工作本身要表現出更高的質量與效率，以此實現對處理成本的控制，但這種信息化等級不高，沒有完全發揮信息技術的作用。二級是企業與組織流程的信息化技術再造，企業的工作人員需要改變原有的企業組織結構與業務流程，以適應信息技術的要求，將原本人工操作中的不必要環節剔除；并將新的環節串聯起來，通過云端儲存與信息數據庫的方式讓不同部門甚至不同地區的員工能夠共力協作。三級是對企業戰略目標與管理模式的信息化改革。管理層要認識到應用信息技術進步對企業生產經營的影響，并以此為依據重新制定戰略目標與管理模式，以此取得競爭優勢。而企業的人力資源管理信息化改革就是指企業將現代化技術融入人力資源管理工作，使用效率更高的方式來管理人力資源并制定決策，不斷提高企業的人力成本控制力度。實際上，人力資源管理信息化改革需要從局部出發，由人力資源部門開始，逐級擴張，并最終從信息技術改革變為管理手段的改革。人力資源管理信息化改革主要包括兩大點內容，分別是管理內容的信息化和手段的信息化。前者更加側重于對現有信息資源的整合與分配，能夠幫助各個部門的負責人明確工作范圍，并向企業管理層提供戰略信息；而后者則是借助信息技術與高新設備進一步發揮管理內容的作用，為企業的人力資源控制提供活力［２］。

（二）企業人力資源管理信息化的內涵

人力資源管理的信息化改革并非只是單純的引用信息技術，而是對整體工作方式的改革，管理層需要更新整個企業的管理理念。在實踐過程中，企業既要確保人力資源管理部門處理行政事務的效率得到提升，也要逐漸轉變該部門在公司中的定位，制定規范的管理體系，充分挖掘人才價值，為企業的發展奠定人力基礎。此外，企業人力資源管理信息化改革能夠優化上傳下達的過程，簡化企業業務流程，降低管理成本，還能夠提高員工對企業的親和度，樹立新的、更加完善的企業文化［３］。

二、我國中小企業人力資源信息化管理現狀

（一）問卷設計與實際調查

１．調查對象在分析我國中小企業特征后，文章選擇了七十所較為典型的中小企業，在對這些企業投出調查申請后，共有２５家企業愿意參與調查。調查方式為“問卷＋走訪”，向員工發放統一格式的問卷調查，并抽樣開展面對面交流。這種形式能夠比較客觀地把握企業的信息化管理程度，從而發現信息化管理的缺陷，為找出針對性的解決辦法奠定基礎。２．問卷設計原則明確的調查對象、簡單易懂的問題、工整干凈的排版、科學合理的問題邏輯遞進，還要刪除問卷中的歧義語言，并盡可能保證調查對象能夠在５分鐘左右填完問卷，從而增加問卷的回收率。（二）調查對象參與本次調查的中小企業共有２５家，主要包括金融行業１０家、ＩＴ行業１０家與服務業５家，其中有近六成的企業經營時間未超過５年；二成的企業經營時間超過５年但為超過１０年；剩余幾家企業的經營時間在１０年以上，但均未超過１５年。這一數據從側面反映了我國中小企業發展的客觀規律。此外，其中將近半數的企業規模在３００人，有四成的企業的規模在３００人以上，但未超過５００人，剩余企業的規模在５００人以上，其中人數最多的一家企業為８６４人。

（三）調查結果

１．企業信息化人力資源管理現狀根據走訪調查統計，在本次調查的２５家企業中，共有２０家企業使用信息化技術開展人力資源管理工作，占比８０％，有５家仍使用傳統的管理手段，占比２０％。在進一步調查這１５家信息化管理企業的情況后發現，ＩＴ行業的１０家企業全部開展信息化管理，信息化占比達到１００％；金融行業有９家開展了信息化管理，信息化占比達到９０％；而服務行業僅有一家開展信息化管理，占比為２０％。從企業的經營時間來看，越是資歷老的企業就越重視人力資源管理的信息化建設。這５家使用傳統管理手段的企業經營時間均為超過５年，而其他未達到１０年的企業，雖然也在開展信息化管理工作，但其信息化水平明顯不足，仍需要時間完善。從企業人數來看，這５家傳統管理企業的人數均未超過３００人，規模大于５００人的企業都使用了信息化人力資源管理手段。文章針對未使用信息化手段展開了進一步調查，調查問題分別為企業管理層對“信息化管理”與“人力資源管理”這兩方面概念的認知，從而找出企業沿用傳統手段的原因：①公司規模小，沒有信息化的必要。②信息化成本太高，公司無力支撐。③沒有專業人才指導，不知道信息化管理的應用方向。④公司信息結構落后，改革難度過大。通過調查，有２家企業認為現有企業規模不需要投入成本開展信息化改革，有一家企業認為在企業最初建立信息結構時就存在漏洞，現在再進行改革過于困難，而另外２家拒絕信息化改革的主要原因分別是缺少資金與缺少人才。２．企業在人力資源管理信息化方面的投入情況人力資源管理信息化成本是一個非常寬泛的概念，包括管理系統的硬件與軟件，專業人員的培養與公用等，還包括制定系統運行框架與條件的支出。文章中參與調查的２０家信息化管理企業的年成本投入，通過調查的得出，有六成的企業每年會投入５萬元～１０萬元用于建設人力資源信息系統，共計１２家；有三成的企業每年會投入１０～２０萬元，共計６家；剩余的１０％企業每年會投入２０萬～３０萬元，共計２家。值得注意的是，投入成本在１０萬元以下的企業表現出明顯的信息化水平不足，這些成本大多都用在信息化設備上，但總資金數量依舊偏低。這導致設備的質量沒能達到要求，企業需要支付大額的維護費用與維修費用。

三、中小企業人力資源信息化管理存在的問題分析

（一）人力資源信息化管理系統的應用較為狹隘

資料顯示，國內只有不到３０％的企業能夠發揮信息系統的全部作用，其中以中型企業占比最高。這說明，大多數企業即便引進了人力資源管理系統，也—０８１—受制于企業規模或管理經驗，導致系統無法被充分利用［４］。結合文章的調查可知，中小企業管理層的認知程度決定了其使用信息化系統的能力與效率。而不同企業的管理層在意識層面存在較大差距，管理層的整體思維模式能否跟上時代進步，決定了企業能否立足于當前的行業市場。文章的調查范圍較小，但所挑選的企業均有一定的代表性，得出的結論也較為全面，大多數中小企業都沒有意識到人力資源信息化管理的必要性，不愿意開展信息化管理或應用范圍較為狹隘。

（二）沒有使用正確的管理方式，導致管理效果不佳

通過實踐可知，正確使用人力資源信息化管理能夠大大提高企業的生產經營效率，幫助企業減少成本支出，提高企業的經濟效益與員工滿意度。但大部分企業在開展了信息化改革后并沒有取得理想的效果。結合文章調查，可以發現以下問題：第一，企業在開展信息化管理改革之前，沒有充分了解自身的客觀條件與管理需求，盲目追求成果，改革過程表現出很強的“公式化”特點。雖然中小企業在規模上可以被歸類為同一種企業，但經營狀況與企業文化各有千秋，很多企業沒有根據這些特點來制定信息化改革方向，導致在后續人力資源管理工作中出現制度無法落實的現象。這一方面會挫傷人力資源管理部門的工作積極性，另一方面會導致資源被浪費，從而降低人力資源信息化建設的整體質量。第二，對人力資源管理工作開展信息化改革，既能夠拓寬人力資源管理的功能，還能使用高新技術提高管理工作的效率，并在一定程度上更新企業的管理理念，這些效果的前提是企業要制定與信息化改革相適應的管理制度。但很多企業并沒有認識到這一點，在引入信息化技術后仍沿用傳統的管理制度。這讓信息化平臺與實際管理情況出現斷層，最終導致人力資源管理工作流于表面，無法發揮其實際意義。第三，大多數中小企業的資金來源不夠穩定，這導致企業每個時期的可利用資金數量會有較大起伏，最終表現為企業不得不經常根據自身的發展需求調整資源分配。而大多數企業會選擇壓縮人力資源管理的成本，導致信息化系統的建設不夠完善。除此之外，還存在一些企業完成信息化改革后的人力資源管理工作無人問津，管理層很少或從不為后期維護工作撥款，這讓信息管理系統無法緊跟時代的發展腳步，無法發揮作用，企業只能付出大量成本重新進行信息化改革。我國有關信息化在企業人力資源管理應用方面的研究起步晚、進度慢，國內中小型企業的信息化投資活動也比西方企業更低。換句話說，國內中小企業接觸信息技術的時間較短，尚未看到其帶來的長期效益，而信息化管理無法在較短時間內就為企業提供明顯的幫助，這一特點導致企業管理層不愿意進行信息化改革。數據顯示，歐洲中小型企業在人力資源管理信息化改革方面的投入金額約為我國的１７倍，美國中小企業更是會將自身經濟收益的２０％都用于建設人力資源信息化管理系統，而國內的平均水平尚未達到５％。

四、中小企業人力資源信息化管理對策

（一）加深企業管理層對人力資源管理信息化的認知程度

企業在開展信息化改革之前必須先突破傳統管理手段的思維框架，賦予管理層以擴張意識，接受現代化管理理念，也要更新企業文化與發展方向，制定與之相適應的人力資源制度，讓人力資源管理信息化管理工作更具科學性與邏輯性。其中，無論是改革過程還是投入使用后的維修過程，管理者都要積極參與，讓企業的管理水平得到上升，拓寬企業解決問題的思路，讓信息管理系統能夠從意識層面被落實與人力資源管理工作當中。

（二）提升人力資源信息化的使用效果

１．明確人力資源信息化的管理目標中小企業權責分離，這讓人力資源管理成為企業經營發展繞不開的項目。企業內部部門與員工工作職責的分配需要經由管理層授權，所以企業必須在明確的管理目標指導下開展人力資源信息化改革。而信息化改革的本質是提高人力資源管理工作的質量與效率，從而幫助企業跟上現代化腳步。所以，中小企業的管理人員必須改變傳統管理思維模式下對信息化管理的看法，并逐級向下培養信息化意識，將現代管理理念植入企業文化當中，還需要有專業人員從旁指導，在不脫離管理目標的前提下盡可能拓寬改革角度。企業管理人員要積極參與，確保每個關鍵建設環節都能有管理人員的參與，實現真正的人力資源管理信息化建設。

２．完善制度建設充分發揮人力資源信息管理系統作用的前提是制定配套的管理制度，并在實踐工作中不斷完善制度建設，落實責任制，確保生產經營的每一個環節都有對應的部門或崗位，以此讓每個員工都能夠精準把握自身的職責與權限。另外，企業需要針對管理部門制定操作規范，避免因相關人員的誤操作而影響企業對人力資源成本的控制。

３．增加信息化建設的投入成本開發信息化系統需要的資金量是十分龐大的，與之相對的是中小企業有限的經濟能力。為解決這一問題，中小企業就必須在生產經營的過程中不斷建設自身經濟基礎，進一步完善成本控制工作，確保有更多的財、物、人能夠被用于建設信息化系統。此外，企業可能會在發展過程中遭受風險沖擊，導致經濟收益降低，資金嚴重短缺。為確保企業人力資源信息化系統的正常運轉，企業可以從考慮以下幾種籌措資金的辦法：企業可以通過外部籌資渠道來緩解經濟壓力，如銀行貸款或商業信用籌資等。這種籌資方式雖然有較大的彈性，且回款速度一般較快，但風險較高，且增加外部借款數額有可能會進一步增加企業運行風險。此外，企業還可以從企業內部來緩解資金緊張問題。當中小企業的經濟壓力加劇時，可以在做好內部渠道保密工作的前提下發行債券股票。這種籌資方法可能避免因外部借款帶來的經營風險，但可能會分散企業的控制權。為了避免極端情況的出現，企業可以在日常經營中做如下準備：首先，企業需要在統計年凈利潤時，抽取一定比例的資金放入備用資金庫，財政部門與在做好成本控制的基礎上，合理安置庫內資金的分配，為企業開展人力資源管理信息化改革奠定一定的經濟基礎。其次，企業要加強與地方政府的聯系，定期與政府進行經濟方面的溝通。政府的財政支持與政策傾斜能在極大程度上提高企業資金來源與流動的穩定性，從而增加企業的經濟效益、降低企業的經濟壓力，還能夠為信息化建設提供穩定的環境氛圍，實現可持續發展。再次，中小企業應加強彼此之間的聯系與協作，建立互幫互助的資金流動渠道。當某個企業的經濟壓力達到峰值時，其他企業需要伸出援手，但出于同行業間惡性競爭的考量。這種幫助往往是淺層的、簡單的扶持，企業本身不能過分依賴這一籌資渠道，還需要通過發放股票與債券來收集民間閑散資金。最后，如果企業此時還存在資金不足的情況，可以適當向銀行借貸，以此來暫時緩解資金壓力。

五、結語

文章在對中小企業的人力資源信息化情況展開調查后，基于實際情況，指出其信息化處理方面存在的問題，包括信息化管理系統沒有得到充分的應用，也沒有更新管理方式，導致管理效果不佳。而為了解決這些問題，提高中小企業人力資源管理信息化質量，就必須讓企業負責人與各級管理人員認識改革的意義，提升人力資源信息化的使用效果。綜上所述，中小型企業在人力資源管理信息化改革上做出的所有努力，都能夠反映在后續經濟效益的提升上，這對中小企業的生存與發展是有的，也能夠讓底層勞動者享受到信息化技術帶來的便利。

參考文獻：

［１］王薛晶．探究現代信息化在企業人力資源管理中的應用［Ｊ］．商場現代化，２０２２（１４）：６７－６９．

［２］郭馨宇．新時期信息化在企業人力資源管理中的應用分析［Ｊ］．現代商貿工業，２０２１，４２（８）：１０３－１０４．

［３］王榕．信息化在企業人力資源管理中的實踐分析［Ｊ］．廣西質量監督導報，２０２０（７）：６５－６６．

［４］馮俊玉．信息化在企業人力資源管理中的應用［Ｊ］．企業改革與管理，２０２０（９）：１０８－１０９．

作者:紀子依 單位:北京建工路橋集團有限公司