資源共享下城建檔案電子化建設分析

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城建檔案作為檔案專業領域的分支，伴隨檔案電子化的開展，推進城建檔案電子化建設理所當然。歷經一段時間的探索與實踐，城建檔案電子化建設取得了一定成績，但總體水平相對較低，還存在諸多問題，效用沒有得到最大限度發揮。

一、導言

我國檔案部門于20世紀80年代中期實施檔案信息化建設，旨在開展全新的電子檔案現代化信息服務。國家檔案局在“檔案事業發展‘十一五’規劃”中要求要加強檔案信息化建設，并明確提出有序推進傳統載體檔案數字化進程的要求，國家檔案局于2012年提出加快建設和利用能夠遠程傳輸檔案的電子網絡，并積極把已開放檔案和已公開政府信息上傳到網絡上，實現檔案信息資源的廣泛共享要求。檔案信息化建設歷經30多年發展，相繼走過了技術導向、內容導向的發展階段，目前已步入以服務導向為主的新的發展階段。城建檔案是檔案的一部分，同為國家重要的信息資源，伴隨檔案電子化的開展，推進城建檔案電子化建設理所當然。實事求是，我們國家對城建檔案的電子化、現代化建設問題也是十分重視與關心，國家建設部也早在1997年12月實施的《城市建設檔案管理規定》第四條中作了明文規定：“城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現管理現代化”，但時至今日，大多數城建檔案的載體依然以紙質檔案為主，城建檔案電子化建設的總體水平相對較低，還存在諸多問題，城建檔案效用并沒有得到最大限度的發揮，檔案電子化建設急待加強。

二、城建檔案電子化建設原因分析

開展城建檔案電子化建設原因很多，檔案數量增加、資源共享、提高城建檔案利用效率是其中比較重要的原因。

（一）城建檔案數量急劇增加

隨著經濟快速的發展，我國的城鎮化進程不斷加快，城建項目數量呈幾何級數增加，城市的規模越來越大，城市建設工程項目的數量與規模的增加自然導致城建檔案品種、數量與迅猛增長，致使城建檔案館的館舍面積、管理人員數量等都面臨極大挑戰。同時伴隨著社會的不斷進步，城建項目的技術要求與建設標準以及復雜程度越來越高，這也使城建檔案管理的復雜性和管理難度提高，依靠過去“純手工”的管理方法難于適應，就是傳統的辦館模式“疲態”已顯，很難適應信息時代的要求，因此為謀求更大、更好的未來發展空間，信息資源走數字化、電子化道路成為了城建檔案館普遍采用的一種方式，城建檔案館推進檔案電子化建設客觀必然，城建檔案館只有樹立信息化意識，增強數字化建設的緊迫感和責任感，充分發揮網絡等信息技術優勢，不斷完善信息化條件下城建檔案管理的創新力度，唯有如此，才有可能推動城建檔案工作得到可持續發展，使城建檔案信息資源提高城市管理水平、完善城市功能等方面的重要作用得到充分發揮。

（二）信息資源共享使然

圖書館資源共建共享作為信息化時代圖書館的發展趨勢和圖書館自動化網絡建設的最高原則和最終目標，是一個人們關注和研究已久的問題。其實，信息資源共享是發揮其作用的非常重要的舉措，各種信息資源是可以共享，也應該共享的一種智力資源。在信息資源的快速遞增的大環境下，加上受經費、空間、利用率等各種因素影響，任何一家信息資源收藏機構都不可能入藏全部的文獻資源，因此實行資源共建共享就會自然而然地成為必然選擇。國內外許多實踐也已經表明，推行信息資源共建共享，對于充分發揮人力、設備，尤其是信息資料的整體作用，提高投資效益具有積極的現實意義。城建檔案信息資源是一種重要的信息資源，是國家信息資源的重要組成部分，在城鎮建設、經濟社會發展中扮演著重要角色，檔案工作的宗旨和根本目的是實現檔案信息資源的共享，滿足國家、社會和大眾對檔案信息的需要。計算機具有快捷、隨機、多途徑檢索能力，能滿足各種途徑的檢索需求，促進文檔一體化管理的實現，從而提高工作效率和資源利用效率，全面推行城建檔案電子化建設，實行城建檔案信息電子化管理，也可以將城建檔案館的一館資源變成多館、全社會的資源，很好地實現城建檔案信息資源共享，節省投資，提升城建檔案館的投資效益，同時可以借助網絡化的計算機應用系統，通過遠程傳送，方便地域分散的用戶突破時空限制，隨時、隨地檢索利用電子化的城建檔案資源，從而使城建檔案資源得到更加有效的利用，提高資源使用使用效率，提高城建檔案館的存在價值、社會效益。采取“封閉”的管理模式，資源利用率低下，投資效益難以提高，已成為許多檔案館的“心病”。由此可見，要使檔案館資源得到充分利用，提高檔案館投資效益，城建檔案館之間開展合作，推行檔案資源電子化，有效促進檔案信息資源實行共享不應該是一種選擇，而是一種必須。

（三）提高城建檔案利用效率需要

時至今日，我國的檔案部門絕大多數依然采取半封閉狀態開展服務，基本處于“等客上門”的被動服務方式，檔案信息雖得到一定程度的開發，但是對大量的信息資源，開發范圍小，層次低，遠沒有反映出檔案所包含的豐富的信息量?？梢哉f，我國城建檔案資源的利用率一直不高的造成原因很多，其中紙質檔案資料使用不便是一個非常重要、不可推脫的原因。傳統的紙質檔案資源保障能力低，輻射面狹小，因受時間、空間的限制，查閱利用不便，很多的檔案資源不可能被社會相當數量的人同時享有，同時利用，很難滿足社會各方面的利用需求和現代信息服務的要求，尤其日趨復雜與工程量巨大的城建檔案管理工作的當前，紙制檔案不僅存儲空間大，并且維護成本高，而且不利于長久保存，與傳統的印刷型檔案媒體相比較，電子檔案不僅具有信息存儲密度高，能“大容量”長期保存檔案資源，而且具有存取速度快、復制性好、方便傳遞與傳送等許多先進功能，具備檢索自動化、快速化，檢索途徑多元化以及檢索效果好等優良性能，為檔案利用者提供方便、快捷的利用，因此，開展城建檔案資源電子化建設就不應該是一種選擇，而應當成為必然選擇。

三、城建檔案電子化建設策略思考

無疑，推行城建檔案電子化建設好處多多，如：檔案電子化可以優化館藏結構，實現檔案資源的有效利用和共享，大量節約存儲空間，有效保護檔案原件，但紙質檔案電子化是一項復雜且長期的工作，要想有序、順利地開展與推進，必須具備許多條件，在實際操作過程也必然存在許多問題，需要開展專門的研究與探索。

（一）提高開展城建檔案電子化觀念意識

受傳統管理模式與慣性思維影響，我國檔案館長期以來基本畫地為牢，處于自然隔絕的封閉狀態，檔案館之間缺乏溝通和交流，資源建設上追求“大而全”“小而全”的自我保障模式，服務上采取僵化的“坐堂服務”。發展到今天，雖然資源共建共享理論深入人心，雖然現代化技術、通訊技術為檔案館開展檔案電子化建設，資源共享創造了有利條件，然而頑固的傳統觀念和思維定勢仍有巨大束縛力和支配力，過去存在的過多關注自身利益，不從整體利益出發的觀念，并沒有徹底扭轉，雖有部分城建檔案館利用現代化信息技術建立了網站，但實質性專業內容不多，可利用資源不足，網站內容多是館藏、內設機構職責和辦事流程的介紹，大多數檔案館的現代化建設、資源共享業務還無從談起，城建檔案數字化建設的初衷和目的并未體現。所以，當前推行城建檔案電子化建設必須首先解決好主管機關、城建檔案館負責人數字化建設認識不足、資源共享意識差問題，提高他們對城建檔案數字化建設的認識，改變僅關心本機關部門的檔案信息資源管理做法，加快檔案電子化建設步伐，推行資源共享，使一家資源變為大家所有，一館資源變為各館“共”用，促使各館檔案信息資源得到充分而有效的利用，極大地提高各城建檔案館的資源利用效率，從而使城建檔案館形成“共濟——共生——共贏”良好局面，協調發展。

（二）提升檔案管理人員專業素質

一項工作的成敗首先取決于決策者，還取決于實際操作者，紙質檔案電子化的開展、推進，人才不可或缺。現在城建檔案館的數字化操作人員大多是沒有經過系統、專業學習或培訓的“半路出家”人員，對數字化、電子化工作較為生疏，業務不熟練，熟悉電子化技術的對檔案知識了解不深，熟知檔案管理工作的又對電子化技術研究不充分。由此，城建檔案部門要高度重視檔案人才隊伍的建設，加大培訓力度，提升檔案工作人員知識、能力和現代化技術水平，同時注意人才引進體系的完善，吸納優秀人才，造就高素質檔案電子化建設需要專業人才，確保紙質檔案數字化工作得以有序、高效開展。

四、結束語

城建檔案數字化是信息時代背景下必然發展趨勢，加強城建檔案電子化建設勢在必行。為更好地保存與傳承地方悠久歷史的建筑文化，更充分地滿足社會需要，城建檔案人應適應時展，與時俱進，努力創新城建檔案管理模式，著力推進城建檔案電子化建設發展，建設地方特色的數字化城建檔案數據庫，促使城市城建信息互通共享，使城建檔案資源不再“養在深閨人未識”，充分發揮城建檔案在城市的建設和發展中的應有作用。

參考文獻

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作者:李文 單位:廣州市城市建設檔案館