人力資源檔案管理的影響因素及措施

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基于檔案管理的這種重要性，本文分別針其影響因素及解決策略進行了研究與分析，力求找到最科學有效的管理辦法，促進企業人力資源檔案管理工作成效的全面提升。人事檔案是企業進行人才培養、選拔、任用、調配的重要依據，檔案管理更是促進人力資源開發與利用的重要保障。但是，在當前的人力資源檔案管理中還存在著一些影響因素，制約著其職能任用的有效發揮。因此，必須針對這些影響因素提出相應的改進策略，從提高人員檔案管理水平這一角度出發，促進企業人力資源管理水平的全面提升。

一、人力資源檔案管理的影響因素

（一）管理制度不完善

目前，很多企業或者單位都缺少一套完善、科學、極具約束力與可操作性的檔案管理制度。導致檔案管理工作缺少必要的制度支撐，整體工作狀態陷入到個種混亂之中。例如檔案內容不完整、缺乏真實。其中，最常見的問題是出生日期時而按照公歷，時而按照農歷，其結果相差一個月左右；參加工作的時間也不準確，有的按插隊開始計算工齡，有的則按照招工時間計算，這兩種算法會導致相差一年甚至幾年；還存在學歷材料不完善的情況，這一問題在高學歷人才的檔案管理當中比較常見，例如碩士或博士研究生缺少專家推薦表；同等學歷申請碩士、博士的人員缺少全國英語和專業綜合水平考試成績合格證書復印件等資料。這些不健全的人事檔案，導致檔案的基本利用價值大打折扣。

（二）管理方法不先進

人力資源檔案工作主要負責對員工工齡、職位調動、文化程度及任職經歷記載、先進材料、薪酬水平這一類信息進行搜集、建檔、查詢與借閱。在當前的檔案管理中，由于缺乏一個科學的、簡潔的、系統化的管理方法，導致這項工作需要消耗大量的人力、物力與時間，不但工作效率較低，檔案資料的有效利用率也比較低，更容易在人工操作的過程中出現人為失誤。目前，大多數企業或單位的檔案管理工作還在繼續沿用傳統的管理方法，檔案資料基本上都紙質的，檔案歸檔、儲存、調用、檢索、借閱等工作全部由人工方式來完成。然而，這一系列操作不但需要消耗大量的人力、物力及時工作時間，查找起來也非常的繁瑣，工作效率十分低下，在歸還管理方面也不夠及時，時常出現檔案丟失、破損等問題。

（三）人員素質不過關

人力資源檔案管理工作對工作人員的專業知識水平、崗位技能、責任心、工作態度、學習能力等方面都具有比較高的要求。但是，目前真正具備高素質、高水平、責任心較強的檔案管理人員數量并不多，很多檔案管理人員在綜合能力素質方面并不過關。有些企業或單位的人力資源檔案管理工作甚至是由其他崗位人員兼任的，他們并不具備從事檔案管理工作的相關資質；有的檔案管理人員年齡偏大，難以接受新鮮事物，工作方法陳舊落后。尤其在當前的信息化時代，如果檔案管理人員無法熟練操作計算機系統以及檔案管理專業軟件的話，則難以實現檔案資料的數字化與信息化管理。

二、努力提升人力資源檔案管理的有效手段

（一）完善檔案管理制度體系

要想讓檔案管理工作符合企業人力資源管理需求，首先要建設起一套先進科學的、極具約束力與可執行性的檔案管理制度，對檔案管理流程進行規范與優化，指導檔案管理人員對檔案歸檔、檢索、查詢、借閱等環節進行規范化管理。例如在檔案資料的收集方面，要確保及時性與完整性，并且拓寬檔案的歸檔范圍，除了收集員工的基本信息以外，還要針對業績考核、招聘錄用、崗位調動、勞動合同、獎懲記錄、工資調整、人事任免、專業特長、個人誠信等方面加大檔案資料的收集力度，同時確保各項信息的真實性與可靠性，最終建立起一套完整的員工檔案體系；在借閱、遞轉檔案的過程中，既要做到熱情接待，又要做到按章辦事，對借閱時間、經辦人、歸還時間等事項進行登記，確保檔案資料的保密性與安全性。檔案管理人員還要及時對檔案內容進行更新與補充，強化檔案信息的開發與利用。針對檔案管理工作，還要推行崗位責任制與獎懲機制，以此來強化檔案管理人員的責任心與工作積極性，積極主動的做好本職工作，加強自我約束與自我管理，使檔案管理工作變得越來越規范化、制度化與標準化，使檔案管理的各項規章制度得到有效落實。

（二）采用先進的檔案管理方法

在當前的信息化時代，人力資源檔案管理方法也要跟緊社會發展的步伐，及時更新工作方法與管理手段，使檔案管理工作更加符合新時期的各項新要求。在這個過程當中，必須大力推進信息化檔案管理體系的建立，實現檔案資料的電子化和信息化管理，以此來促進人力資源檔案管理水平的全面提升。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案不會出現紙張破損、字跡不清、丟失等問題，可以長期保存在計算機系統當中，同時提高了檔案信息的機密性與安全性。除此之外，還簡化了檔案管理的工作流程，減輕了檔案管理人員的工作量，提高了整體工作效率。企業或單位要想更好的運行信息化的檔案管理，需要做好以下幾項工作：首先，為檔案管理人員配備計算機及其操作系統、檔案管理專業軟件這類軟硬件設施，為檔案信息化管理提供一個必要的運行環境；其次，在企業或單位內容設置一個完善的局域網，同步實現人力資源檔案信息系統建設與網絡化建設，使檔案管理工作能夠在網絡化的環境下運行，這對于信息化檔案管理來說也是非常必要的；再者，建立起人力資源檔案的目錄數據庫以及檔案管理系統，使檔案管理工作能夠盡快適應人力資源檔案信息資源共享的相關要求，實現檔案目錄的電子化輸入與存儲，便于工作人員隨時在計算機系統中進行檔案檢索、查詢與借閱，提高檔案資料的有效利用率及管理效能。最后，面向檔案管理人員開展信息化崗位技能培訓，使他們能夠勝任現代化的檔案管理方法，使信息化檔案管理工作得到高效運轉。

（三）提高工作人員的綜合素質

只有將檔案管理人員的綜合素質提高上來，才能有效提高管理檔案管理工作的整體效能以及檔案資料的開發利用效率。具體可采取以下措施：首先，推行績效考核制度，定期對檔案管理人員的專業知識、崗位技能、責任心等方面進行考評。通過考評的人員方可繼續從事該項工作，否則，就要重要考慮其任職資格；其次，推行崗位責任制及獎懲機制，明確檔案管理人員的權責范圍，一旦工作中出現人為失誤或者工作失職，一律按章辦事，對相關責任人進行相應的處罰，如果在工作中做出某些突出表現，同樣要按照制度規定進行嘉獎，激發大家的工作積極性與上進心；最后，面向檔案管理人開展崗位技能培訓，幫助大家及時更新工作理念，學習先進的檔案管理方法，掌握更加豐富的工作經驗，從而促進其綜合素質的全面提升，更好的服務于檔案管理及人力資源管理工作。

三、結束語

在當前的人力資源檔案管理工作中，存在著諸多影響因素，在很大程度上制約著人力資源管理水平的全面提升。對此，要充分挖掘各類影響因素，有針對性的提出改進措施，從根本上提高檔案管理的整體水平，為企業培養人才、任用人才提供參考信息，促進企業人才隊伍的不斷壯大。

參考文獻

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作者:王永梅 單位:中國空間技術研究院通信衛星事業部