醫院檔案管理中精細化管理探索

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本文主要研究了加強醫院檔案管理工作的重要性，并分析了當前醫院檔案管理工作中存在的不足，文章最后提出了加強醫院檔案管理工作的有效措施，希望為有關專業人士帶來一些參考與借鑒。在我國的醫院管理工作之中檔案管理工作屬于十分重要的組成部分，在提升醫院整體管理質量與水平，推進醫院的健康長遠發展發揮著不可替代的作用。然而，從我國醫院當前的檔案管理工作現狀來看，其主要存在著檔案管理模式滯后、管理工作效率不高等一系列問題，造成珍貴的檔案資源經常出現磨損丟失等問題，無法實現對檔案資源的充分利用，給醫院的長遠發展帶來阻礙，而精細化管理模式在檔案管理工作中的應用，不僅可以提升醫院檔案管理工作質量與效率，而且可以提升檔案管理工作的規范性與系統性，從而促進醫院管理水平的提高。

一、加強醫院檔案管理工作的重要性

醫院檔案管理工作主要內容是記錄醫院的日常工作，為各項醫療活動的開展奠定重要基礎。因此，強化檔案管理工作是推進醫療服務質量提高，保證醫院正常運行的重要措施。不同于企事業單位的檔案管理工作，醫院檔案管理工作具有自身的特點，主要利用電子磁盤、光盤以及紙張等檔案載體記錄相關的音頻與視頻等信息，涵蓋了醫療的整體過程。醫護人員根據檔案資料可以全面分析醫療過程與開展學術交流活動，從而促進醫療服務水平進一步提升。與此同時，檔案在保護醫院的合法權益方面有著重要的作用，在處理醫療糾紛時檔案作為重要的證據可以維護醫院的權益與聲譽，從而保證醫院的健康長遠發展。而精細化管理模式在醫院檔案管理工作中的應用，實現對檔案資源的分類管理，既實現對管理流程的優化，又保證了檔案管理質量與效率，從而將檔案的價值充分發揮出來。

二、現階段醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）缺少完善的檔案管理體制

當前，在激烈的競爭形勢之下，絕大部分醫院以經濟效益的增長為目標將工作重點放在經營管理方面，而對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，忽視構建起完善的檔案管理制度，難以實現對檔案管理工作人員行為的約束，給檔案管理工作的質量與效果帶來極其不良的影響。與此同時，檔案為醫院開展學術研究與交流活動提供重要的參考依據，只有保證了檔案管理工作的質量，才能夠推進醫療各項工作的順利進行，否則，將會阻礙著醫院的健康長遠發展。

（二）陳舊落后的檔案管理方式

當前，絕大部分的醫院依舊采用粗放式的檔案管理模式，難以檔案管理工作的效果，甚至出現檔案丟失與破損等問題。與此同時，由于醫院對檔案管理工作不夠重視，在檔案管理工作中各部門無法相互配合，阻礙著檔案收集與整理工作的開展。

（三）信息化設施不夠完善

隨著我國醫療體制改革的深化，醫療服務水平近些年來呈現出不斷提升的趨勢，隨著醫療數據信息不斷的增加，加大了檔案管理工作的難度。除此之外，基于信息時代背景之下，許多醫院忽視對信息化技術的應用，不重視強化對檔案信息化建設的投入，使得檔案管理工作質量一直得不到提高。

三、精細化管理在醫院檔案管理中的應用措施

（一）構建起完善的檔案管理制度

善的檔案管理制度是保證醫院檔案管理工作有序進行的基礎，可以有效的實現對工作人員行為的約束，從而保障檔案管理效果。因此，醫院要全面推進檔案管理體制建設工作，注重精細化管理模式的應用，從而為檔案管理工作質量與效率提供重要保障。比如，制定崗位責任制度，做好管理人員的職責與義務的劃分，增強管理人員的責任感，使其按照規范要求開展檔案管理工作，從而保障檔案管理工作質量。與此同時，要制定檔案管理規范，確定檔案收集、歸檔、查閱、分類以及整理等的具體要求，讓檔案管理人員嚴格的按照要求開展工作，從而為醫院檔案管理工作的實效性與有效性提供重要保障。

（二）注重檔案管理方式的創新

粗放式檔案管理模式下的檔案管理工作的盲目性與隨意性較大，造成檔案數據極容易出現損壞，給檔案管理工作效果帶來極其不利的影響。因此，精細化檔案管理模式要求工作人員要轉變傳統的管理思想與管理方式，切實提升檔案管理質量與效率，具體而言，可以從以下幾個方面入手：其一，在檔案資料收集環節中，檔案管理人員要按照順序做好醫院各科室數據的記錄，并注明收集數量、時間以及內容等；其二，在檔案歸檔環節中，同類文件可以放在一起，而后根據文件內部差異實行排序，從而提升檔案歸檔的規范性。與此同時，為了保證檔案的完整性，要選派專業人員負責監督歸檔工作，減少不必要的疏漏；其三，檔案借閱環節中，相關人員要獲取本部門的批條才可以進行借閱，并且記錄好借閱人、借閱檔案、借閱時間以及歸還時間等，這樣做的目的是防止出現檔案丟失或歸檔不及時等方面問題，保證檔案管理工作質量，從而充分發揮出檔案的價值。

（三）提升檔案管理人員的素質

針對醫院檔案管理人員素質偏低的問題，在應用精細化管理時，醫院要重點培養人員的專業素質，從而滿足新時期醫院檔案管理工作的需要，具體可以從以下幾個方面入手：首先，按照人才優先原則選拔優秀人才，重點考查人才的知識技能水平，確保人才的素質符合崗位需要，除此之外要全面考察員工的職業素養、道德修養以及法律意識等，只有符合各項要求才可以上崗；其次，醫院要做好檔案管理人員的培訓，分析員工當前的技術水平，并在此基礎上采用相應的培訓方式，包括檔案管理技術培訓以及信息技術培訓等，全面推進檔案管理工作的有序開展；最后，建立健全考核考評體系，做好檔案管理各環節的考核工作，重點實行對檔案查閱人員的服務態度、責任意識以及管理能力等方面的考察，并完善獎懲制度，通過物質獎勵與精神鼓舞調動員工的工作熱情，推進檔案管理工作質量與水平提升。

（四）加強信息化設施的投入

基于大數據時代背景之下，醫院每天要接收海量的數據信息，對于檔案管理工作而言是巨大的挑戰，然而，傳統的檔案管理模式暴露出許多弊端，難以滿足新時期的醫院發展需要。為此，醫院要加大檔案管理信息化建設的力度，完善檔案信息化管理體系，通過大數據技術的應用實行對檔案的批量處理與自動分類，提高數據處理的質量與效率。與此同時，在信息時代背景下，檔案管理人員要加快網絡共享數據庫的建立，并設置各科室的管理權限，促使各個科室在權限范圍內傳輸以及借閱，從而保障檔案管理工作質量與效率。除此之外，為了保障數據的安全性，要注重云備份技術與云存儲等技術的應用，確保在系統出現問題時可以實行對數據的及時恢復，減少數據丟失與破壞的問題，推進檔案管理工作的有效實施。

四、結語

總而言之，隨著時代的進步與發展，對于醫院檔案管理工作提出更高的要求，因此，醫院要創新傳統的檔案管理思想與方式，注重精細化檔案管理模式的應用，強化對檔案管理工作各個環節的控制，明確各個檔案管理人員的職責與義務，全面提升檔案管理工作的質量與效率，從而推進我國醫院的健康長遠發展，促進我國的醫療衛生事業邁向更高的一個臺階。

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作者:趙奕博 單位:秦皇島市第一醫院