高校經濟合同管理探析

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隨著教育經費投入的不斷提高，高校辦學多元化發展，規模不斷擴張，校企合作不斷加深，高校經濟活動內容不僅僅只是依賴財政資金進行教學、科研活動，還包括橫向科研、短期培訓、校辦產業、后勤管理社會化等多種資金來源的多種經濟業務內容，各個高校也在不斷思考怎樣盤活資產，提高資金使用效益，作為經濟業務活動，就意味著要簽訂各種各樣的符合法律規定的合同，明確雙方的權利和義務。所以，高校在不斷拓展業務的同時，也要加強自身的法律意識，做好自身的經濟合同管理，防范與控制相關法律和業務風險，提高管理效率。

一、高校經濟合同概念界定

行政事業單位的經濟合同是行政事業單位與其他平等主體之間簽訂的用以明確民事權利和義務關系的協議，包括設立、變更、終止等內容，主要以物資采購合同、借款合同、工程合同、租賃合同等書面合同為主。高校經濟合同內容有著鮮明的特點，就是圍繞教育發展規劃目標，發揮教學、科研和服務社會等功能，一般局限于教學科研服務、設備物資采購、修繕工程、基建工程、合作辦學、銀行貸款等。高校的經濟合同不僅具備合法性、合理性、規范性等民事合同的一般要求，還要符合學校發展總體規劃，符合各項經濟管理的規章制度，符合預算管理、政府采購等相關法律法規的規定等。

二、高校合同管理中存在的問題

1.合同管理主體不統一，分工不明確

高校經濟合同沒有嚴格限定歸口管理部門，合同散落在各個部門，沒有統一的歸檔存放管理?；ê贤苫ú块T管理，行政辦公及物資采購由資產管理處管理，資產租賃及校舍修理合同由后勤管理中心管理，網絡信息構建合同由網絡中心管理，校企合作短期培訓由二級學院管理等，這種模式使合同分散在學院的多個部門，容易導致學校資金不能及時收回，資源管理不善，二級管理部門可能出現小金庫等情況。學校不能全面掌握經濟活動情況，存在經濟風險隱患。

2.流程設計和崗位管理不合理

合同管理流程設計的太過復雜，會導致操作性差；設計太過簡單，又會帶來高風險。很多高校都存在經濟合同管理流程設計不合理的情況，比如沒有進行合同的授權審批管理，流程中缺少必要的牽制環節，沒有有效的崗位分離，無法實現不相容職務相分離，不能形成有效的互相監督檢查機制。一人包攬全部合同管理的全過程，從申請、審核再到執行，監督以及歸檔，缺乏監督，存在很大的法律安全隱患。

3.合同章不統一

有些部門在對外簽訂經濟合同時，為了簡單方便快捷，常常使用自己的部門公章，導致經濟合同中的合同章不規范，不統一，用印混亂，需要統一合同章的使用，防范經濟業務合同簽訂以后帶來的法律糾紛、違約等經濟風險，保護學校的權益不受損失。

4.風險防范意識淡薄

高校管理人員對法律知識的認知不夠，缺乏合同法律法規相關知識，對經濟合同的訂立缺乏風險防范意識，對合同對方的主體資格審查、跟蹤不嚴，忽視合同條款的簽訂以及合同內容和條款的推敲。合同管理過程中各部門職責不清晰，不能有效控制經濟合同的風險，違約等情況層出不窮，給學校帶來不必要的經濟損失。

5.合同簽訂與學校預算協調不夠

合同的簽訂需要先有預算，然后才可以簽訂，但是在實際工作中，由于對預算管理意識薄弱，預算編制不夠細化，合同簽訂后執行過程中需要調整預算等情況，缺乏有效的對合同預算金額的管控機制，導致學校預算執行存在困難。有些項目未重視前期的可行性論證，采購的隨意性較大，合同金額與預算執行金額有所偏差，影響預算執行的嚴肅性。

6.合同歸檔不規范

很多高校的合同檔案分散在各相關職能部門及二級學院，沒有統一歸口管理部門，沒有專人進行歸檔，沒有使用合同管理的信息管理系統，基本上采用手工歸檔的方式，容易造成后期人員查閱和使用不便，合同登記不及時、不完整，容易遺漏、出錯、丟失等情況，嚴重影響工作效率，校領導及相關部門無法掌握學院的對外經濟活動內容，容易帶來合同丟失或無法履行，泄露工作秘密等經濟風險。

7.合同執行過程中缺乏有效的審計監督與評價

高校雖然在對外經濟合作方面設置了審計監督環節，但是沒有確立各環節的管理細則，基本上是宏觀制度層面，審計監督部門難以對經濟合同的管理做到實質性控制。對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況缺乏分析評估，找出不足，不利于合同管理水平的提高。

三、高校合同管理的改進建議

1.建立健全經濟合同管理內部控制制度

高校應采用由法律部門統一歸口管理和各業務部門、各單位分級負責的模式。設置法律部門，統一管理所有經濟業務合同，統一合同章并規范使用，從合同的立項、招投標、簽訂和后續履約等，同時明確各業務部門的工作職責和合同管理流程，明確各級工作人員的辦事程序和規則，保障合同管理工作的有效開展。首先由經濟業務事項的發起部門根據工作需要，首先對合同進行策劃，調研，進行可行性分析，并且編制預算；重大經濟合同所涉及的管理部門采用會議審議的方式進行審核，符合三重一大事項的，需要學校管理層集體決議；會審通過以后正式立項，執行部門對合同事項進行談判、擬定合同文本，必要的時候邀請相關專家進行評審；歸口管理部門、財務、審計處、紀檢部門共同參與最后的經濟合同簽署，充分發揮各自的職能，形成有效的合力；業務部門根據合同約定履行合同，根據合同進度及約定，向財務部門提交結算申請，同時將合同正本提交財務部門作為結算依據；財務部門根據業務部門提交的結算申請和合同約定條款，結合預算資金情況，辦理資金結算；合同履行結束后，法律部門對合同進行評價，總結經驗。高校各項經濟業務要想順利有效的開展，離不開良好的制度體系。高校要以《合同法》等合同領域的法律法規為基礎，結合本校實際情況，對高校合同的籌劃、會審、立項、談判、簽訂、執行、變更等各個環節制定詳細的操作規范，比如訂立合同的授權審批制度，合同驗收管理制度等，明確相關管理部門的職責，并且注意崗位之間的內部牽制，對重點建設項目及時進行全過程跟蹤，獲取執行情況信息，重視信息化管理系統的建立，做到實時查看執行進度，防范經濟合同的風險。

2.重視合同管理人員的業務培訓

合同管理人員的業務水平及職業素質直接影響到高校的合同管理，高校的業務類型不斷豐富，合作方式不斷多樣化，都對管理人員的能力提出了更高的要求。學?？梢酝ㄟ^校內選拔及招聘相關法律專業人員等方式建立起強有力的經濟合同管理隊伍。采用外出培訓相關法律業務知識、邀請國內外專家來校上課指導，與兄弟院校加強交流溝通、實地參觀學習，自學等多種方式，提升合同管理人員的隊伍建設，不斷提升相關業務人員的法律意識及職業素養，提高合同簽訂的質量，保護學院合法權益不受影響。

3.加強合同執行的監督管理

合同執行的過程中離不開全程性、動態性的監督管理，特別是建設周期長、經濟內容復雜的業務。業務部門應該對合同履行情況進行檢查、分析，并對執行情況進行驗收。比如監督對方的合同執行進度及執行情況，發現與合同有悖的情況，及時提醒對方，提示可能的風險，并根據實際需要及時對合同進行補充、變更。如果對方仍不改正，學院也應立即采取措施，將合同違約的損失降到最低。審計監督部門要加強對業務部門的監督，首先需要看是否有制度，有制度的情況下看是否嚴格按照制度執行，是否有違法違紀行為的發生。高校要建立完善的動態跟蹤監督體系，加強對重要崗位的監督力度，并采取不定期輪崗制度。

4.加強財務預算控制

預算管理在內控制度建設中發揮著越來越重要的作用，合同管理需要建立在科學合理的預算基礎上。合同的簽訂需要有預算支撐，合同執行中做到?？顚Ｓ茫侠戆才刨Y金使用進度，合理規劃好資金支付時間，合理安排資金，確保預算的嚴肅性，在實際執行過程中，確實需要調整相關預算的，要嚴格按照規定程序進行調整。

5.積極推進合同信息化管理

將經濟合同從訂立到執行的全過程納入信息管理系統，實現合同管理、預算管理、財務報銷等數據的信息對接，改變信息不對稱的情況，合理設置權限，實現合同管理方面的信息共享，為學校決策提供一定的參考。學校應建立健全合同備案制度，設置專人負責詳細登記合同的訂立、履行和變更、終結等情況，合同文本需要統一分類和連續編號，防止合同文本的丟失，規定合同借閱審批程序，加強合同信息安全保密工作，對合同保管情況進行定期或不定期的檢查，紙質合同和信息系統中的合同信息要一致。財務部門在報銷時可以自動從信息共享平臺查看并調取相關合同信息，進行財務結算，提高辦事效率。

6.建立考核評價機制

高校應當設置合理的考核評價指標，建立完善的激勵約束機制。明確合同管理各個環節中涉及的崗位職責，對合同論證、簽訂、執行等各個環節進行考核，經濟合同執行過程中發生問題，要嚴格按照崗位職責進行責任追究，并作為合同管理人員晉升和薪酬提升的中重要依據，加強對經濟合同管理的內部審計監督，監督合同執行過程中國家財經法規的執行情況以及收益情況，定期對合同的簽訂、執行進行評價，找出不足，不斷改進完善。