海外項目檔案管理探析

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海外項目檔案是指國內企業在海外項目建設過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料。它記錄了海外項目的整個建設過程，具有重要的憑證和參考作用，是企業檔案管理的重要組成部分?！耙粠б宦贰睉鹇砸约爸薪患瘓F的改革發展，為公司“走出去”帶來了重要機遇，筆者所在公司中交天津航道局有限公司近幾年先后承攬中標安哥拉卡賓達項目、斐濟鐵礦砂碼頭項目、馬來西亞碧桂園森林城市項目、沙特三期項目、孟加拉M-G航道二期、印尼芝拉扎電廠三期項目、蘇丹薩瓦金港疏浚項目等項目，體現了公司的實力所在。隨著海外項目的增多，工程資料日益增多，文件材料收集難、歸檔難的問題凸顯。現就海外項目檔案管理現狀，對海外項目檔案管理的問題及對策進行探討。

一、海外項目檔案管理的現狀及存在的問題

（一）海外項目業務人員檔案管理意識不強，人員隊伍薄弱。海外項目管理人員檔案意識普遍不強，技術人員兼職檔案管理員，或者沒有兼職檔案員，從項目領導到技術人員對工程質量、進度極其重視，但對過程中產生的文件材料忽視，或者只對業主要求交的文件進行整理，一些技術員將文件材料占為己有，文件材料隨處堆放的現象嚴重，懂檔案、管檔案的人少之又少，造成項目檔案的資料缺失，造成海外檔案資料沒人管、不會管的局面。

（二）檔案管理體系不健全。海外項目多數未制定檔案工作的管理體系架構，權責不明確，項目領導不重視，沒有直接責任人負責文件材料的歸檔事宜，文件材料的整理歸檔未列入相應的崗位職責，檔案過程管理意識薄弱，項目文件材料散落在各個管理人員手中，未進行集中統一的管理，項目資料沒人管，或者項目資料缺失。

（三）海外項目檔案管理標準不統一。海外項目工程根據各個國家的標準不同，對工程的要求側重點不同，法律依據不同，使得制定海外項目檔案管理標準很難有統一的標準。同時，施工企業滿足國外業主方相關的管理要求，使得項目檔案存在多版本、多規格的整理要求，給檔案管理工作帶來一定的難度。

（四）海外項目檔案文件歸檔滯后。根據我國建設工程項目檔案管理的規定，工程項目在工程竣工驗收前，項目檔案必須驗收合格，項目檔案在竣工驗收后2個月內完成歸檔，因此對工程項目文件歸檔要求嚴格。海外項目由于地域的限制，大量存儲在海外辦事處或者海外項目部，靠工作人員回國陸續帶回。由于工作人員回國次數有限，很難做到及時歸檔，因此文件材料歸檔滯后的現象一直存在。

（五）對海外項目檔案的監督指導不到位。公司檔案管理人員對項目檔案工作定期開展檢查指導，規范項目檔案，但海外項目由于地域原因，往往只通過電話聯系，很難做到實地檢查指導，監督作用很弱，以至于檔案室只能被動地接收，歸檔文件材料不完整或者不規范的事實已經形成，給項目檔案資料的歸檔質量帶來很大的影響。海外項目檔案的管理水平直接影響著企業的形象，既關系到日后項目的維修也影響著公司的維權，對企業的海外市場的競爭力和可持續發展產生深遠影響。

二、海外項目檔案管理的對策

（一）建立完整的海外項目檔案管理體系。海外項目部同樣也要建立檔案管理體系，簽訂項目歸檔責任書。檔案管理體系由項目經理任項目檔案管理負責人，提前規定各崗位責任人的資料收集、整理范圍、責任要求等，并指定一名兼職檔案員報公司檔案主管部門備案。項目經理定為項目檔案管理的第一責任人，重視項目檔案管理，完善的檔案管理體系，對項目檔案的管理必定起到積極的推動作用。

（二）完善海外項目檔案管理制度。無規矩不成方圓，制度是檔案管理的基礎，也是實現項目管理目標的保障，通過不斷地完善制度，約束不規范行為，實現檔案管理有法可依、有章可循。公司制定了《海外工程項目資料、登記、驗收與歸檔辦法》，明確規定了項目檔案工作的領導職責、兼職檔案員的管理職責、海外項目資料的歸檔范圍，并規定了歸檔時限，將檔案質量管理納入項目負責人職責考核范圍，實現海外項目檔案標準化管理。

（三）提高人員檔案意識及管理水平。首先海外項目應配備兼職檔案人員，監督管理項目運營過程中形成的文件材料，做好項目檔案的收集、整理、登記、接收、歸檔工作，確保檔案資料的真實完整有效。其次文件資料的形成涉及各個崗位，促使每個人參與到檔案管理中來，由被動管理變為主動管理，項目全員的檔案意識提高，直接影響到檔案的管理水平。為適應海外業務發展的新形勢，必須加強自身的學習，不斷探索檔案管理新方法，建立適合本公司本項目的檔案管理模式，為以后該區域的檔案管理提供模板和技術支持。

（四）配備滿足項目檔案管理的硬件設施。為保證檔案實體的安全，項目部需配備相應的硬件設施，如文件柜、滅火器、殺蟲劑、防光窗簾、防盜門窗等。檔案裝具應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，資料室無特殊保護裝置一般不宜設置在底下或頂層。檔案柜架應牢固耐用，一般應具有耐火、防盜、防塵作用。以保證文件材料的實體安全。

（五）加大檔案監督檢查力度。海外項目檔案因地域原因使得監督檢查不到位，指導只能通過網絡、電話進行，很少能做到實地檢查，為了更好地實現海外項目檔案的管理，應盡可能地做到實地監督檢查，檔案人員只有做到實地檢查，才能及時發現問題并采取措施加以解決，確保文件材料轉換為檔案時符合相關質量要求。檔案部門也可以建立統一的信息平臺，海外項目人員將文件材料及時上傳到信息平臺，便于檔案人員實時查閱文件信息，及時指導海外項目部的檔案工作。

（六）進行有效合理的文件材料收集方法。由于海外項目工期長又地處國外，歸檔文件材料只能依靠回國人員帶回，不能保證歸檔的及時性，使得文件材料歸檔滯后，也給回國人員增加了負擔。公司檔案部門在實踐中不斷探索有效合理的文件材料收集方法，不同于國內工程竣工驗收兩個月后才進行文件材料歸檔的做法，而是將施工過程中部分文件材料如施工合同、施工日志等做成電子文件或刻錄光盤，利用網絡及時歸至公司檔案部門，重要的紙質文件材料由回國人員帶回，形成預立卷，文件材料的目錄及時報備給公司檔案部門。紙質與電子文件及文件目錄相結合，大大提高了歸檔文件材料的完整率和檔案工作效率。

（七）加大檔案的宣傳培訓力度。公司檔案人員做好海外項目的檔案宣傳培訓工作，規范項目人員對文件材料的整理、歸檔，引導全員意識到項目文件材料歸檔的重要性。組織好兼職檔案人員上崗培訓，加大檔案遠程培訓，積極擴大培訓范圍，增強培訓效果，組織相關檔案人員參加互動式的學習研讀，全面提高檔案工作者綜合素質和服務能力。檔案部門積極發揮室藏優勢，挖掘檔案信息資源，使檔案信息與企業文化貼近公司全體員工，擴大檔案工作的影響力，提升公司全員的檔案意識和檔案法制觀念。

三、結語

做好海外項目檔案管理工作，需要循序漸進的地健全各項規章制度，建立檔案工作管理體系，探索海外項目文件材料收集方法及檔案的信息化建設，加大檔案的監督指導力度，充分調動海外項目工作人員的積極性，做到權責分明，分工明確，使海外項目檔案管理規范化、標準化，保證海外項目檔案的真實、全面、完整、可靠及及時利用，從而達到整個公司運營的可持續發展。