互聯網+環境下高校檔案管理探析
時間：2022-09-19 09:45:24
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互聯網作為本世紀以來最為重要的科技工具，目前已經深深的影響到了各行各業。隨著“互聯網+”大數據時代的到來，我們越發的感覺到在全民信息化的背景下，傳統檔案管理模式的弊端越發明顯，改革傳統檔案管理模式的重要性以及緊迫性。在“互聯網+”信息化環境下，最大的優點莫過于其高效的信息處理以及對物質資源的節約，“互聯網+”平臺的推廣使用能夠在保證信息質量的前提，盡可能高的提高工作效率，這對于每一個信息行業來講，顯得尤為重要，對于高校檔案管理而言，其優點更是不言而喻。
2“互聯網+”環境下檔案管理工作的主要建設內容
首先建立信息化的檔案工作環境，這需要學校完善信息化系統的軟硬件建設，加強對于軟硬件設備的日常維護，保證設備以及系統的正常運行。其次規范電子數據標準，提高不同數據之間的交換的效率，加強系統之間的通用性。最后注重數據安全性建設，建立完善的數據查詢保密制度。
3傳統高校檔案管理的不足
高校檔案管理是一個工作量大，原始資料多，對工作者細致程度要求高的工作。在這種工作性質下，難免會出現一些原始檔案上的問題，例如檔案丟失、數據錯誤等問題。如果一旦出現這種問題，修改起來也是非常麻煩。不僅如此，對于學生而言，查找檔案或者提取檔案信息也是極其不方便。大量的檔案數據，在占用大量的人力維護的同時，也需要占用不小的空間來儲存原始紙質檔案，既然是紙質檔案，就面臨著各種物理上上損毀的危險，所以說，傳統的檔案管理弊端諸多。
4“互聯網+”平臺與高校檔案管理工作結合的優勢
“互聯網+”與高校檔案管理工作相結合會帶來互聯網信息時代的獨特優勢，為檔案管理工作帶來極大便利。在“互聯網+”的環境下，由于計算機網絡的普及運用，極大的改變了傳統檔案的存儲方式，電子版的檔案越來越普及。這極大的減少了檔案丟失以及損毀的風險。與此同時，電子檔案的普及，極大地減少了傳統檔案對存儲空間的占用度以及對工作人員的依懶性，較大程度節約了資源成本?；ヂ摼W+”環境下的檔案管理已經突破了傳統模式下管理者直接參與工作的單方面性弊端，學生也可以在互聯網環境下間接執行檔案管理程序，這極大的提高了工作效率，大大提高了檔案查詢效率，提升了錯誤信息反饋度。同時由于“互聯網＋”的推廣，不同學院不同部門之間的信息交換更加便捷，更加安全，這對于學院之間聯合工作而言無疑是至關重要的。在互聯網環境下，不斷增強的信息化趨勢意味著數字化信息擁有比傳統數據信息更高的準確性，更高的可查詢性，這就意味著，在高校的檔案管理工作中，電子數據的推廣會大大降低學生信息例如學籍信息的錯誤率，同時由于可查詢性的提高，大大增加了學生主體的查詢便利性，由于查詢便利性的提高，對錯誤的反饋速度以及糾正率也更高，這些都是電子數據模式下的檔案管理工作的獨特優勢，這些都是在傳統模式下檔案管理工作中難以實現的。
5目前“互聯網+”環境下高校檔案管理工作存在的問題
由于在“互聯網+”環境下全面改革傳統高校的檔案管理工作是一種新型概念，所以，目前在各大高校中存在諸多問題。其中最主要的是學校普遍對檔案管理工作的改進重視程度不足。由于很多學校管理者沒有認識到互聯網大數據環境下提升數據管理工作的重要性，所以目前從事數據管理工作的從業者普遍缺乏專業技能，難以適應數字化檔案數據管理工作的建設。除此之外，系統平臺以及相關標準的建設也存在滯后性，不同平臺之間的交互性普遍較差，大大影響使用效率。這些問題目前嚴重阻礙檔案數據信息化平臺建設，這是急需改變的現狀。
6互聯網+環境下高校檔案管理方式升級的主要策略
6.1提高檔案管理人員隊伍的整體水平
檔案管理人員隊伍的建設對于提高高校檔案管理工作質量有著重要影響，因此應當著重加強對于檔案管理工作者的能力培養。重點是加強對于數據庫的使用與維護能力的培養，從而保證高校檔案管理工作的順利進行。
6.2建立高校檔案管理信息體系的標準
無標準，不成立。實現高校檔案管理信息體系的標準化至關重要。這要求學校在提高檔案管理工作水平的過程中，應當注重建設相應的標準，注重將本校實際情況與國家制定的相關標準相結合，例如國家制定的《電子文件歸檔與管理規范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規范性的文件。只有建立了規范的標準，才可以統一高校之間的信息交換工作，從而減少減少差異，提高工作效率。
6.3完善學校的數據庫平臺建設
由于每個學校的實際情況是不同的，這需要每個學校根據實際情況來不斷完善數據庫建設，使得數據庫更易用，更實用。應當加強網絡查詢使用平臺的建設，增加平臺的使用便利性。同時，根據使用主體的多樣性，建立健全不同使用權限設置，使得檔案的保密工作建設以及查詢工作建設更加完善。
6.4加速資源貢獻系統的建設
高?？梢耘c不同機構例如政府機構、教育機構等加強合作，提高彼此之間的資源共享性，不斷完善互聯網+環境下的檔案管理建設，從而提高檔案管理系統的信息完善性、使用的高效性。
