現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用

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檔案管理不是一個簡簡單單的整理文件的工作而是一個系統的工作，要想提高檔案管理的效率，就要引進先進的檔案管理技術，使用專業的檔案管理設備，只有不斷的進取創新，才能提高檔案管理的效率和質量，才能使檔案的合理利用。為了檔案管理適應現代化的發展，各個部門要配合檔案管理部門做好檔案管理的基礎性工作，及時發現工作中的問題并解決，推進檔案管理現代化發展，還要建立系統的檔案管理體系，培養提高檔案管理工作人員的服務意識，才能保證高水平的檔案管理工作，以確保檔案管理實現現代化管理。

1檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用分析

檔案管理的基礎工作是現代檔案管理工作的基礎，做好檔案管理的基礎工作，可以提高檔案管理效率和管理水平，并且檔案管理工作直接影響著現代檔案管理實現規范化和標準化。因此只有完善檔案管理工作才能有效提高現代檔案管理的工作水平。

1.1使檔案管理工作更加規范

檔案管理工作是企事業單位的重要工作之一，檔案管理工作規范化，就可以更好的為企業和人才提供更好的檔案服務。檔案管理的基礎工作就是把分散的檔案資料收集整理和編號存檔，工作很簡單枯燥，但是確是現代檔案管理工作的重要因素。因此，只要做好檔案管理的基礎工作，按程序執行，就可以實現現代檔案管理工作的規范化。

1.2有助于提高檔案資源的完整性

檔案管理中檔案資料丟失、損壞等情況時有發生，所以企事業單位的檔案管理工作，一定要制定規范的工作流程，并且嚴格按照流程去管理，并且檔案管理的基礎工作中，檔案管理人員要對檔案資料的真實性、完整性進行檢查分析，確保檔案資料的完整性。

1.3給檔案快速檢索創造條件

隨著現在網絡信息技術的應用，計算機檢索技術是現代檔案管理工作中重要工具，不僅大大降低檢索檔案的時間，也減少了手動翻找檔案時弄亂、弄丟的可能。因此，在把檔案資料輸入計算機的時候，一定要認真、仔細，確保數據信息的真實性和完整性，只有最好檔案管理的基礎工作，才能為檔案的快速檢索提供便利條件。

2檔案管理幾項重要的基礎工作內容

隨著社會現代化的發展，檔案管理工作也要隨著時代的進步，發現過去檔案管理工作的不足之處，及時檢查檔案信息是否失去實用價值，并把沒用的檔案資料及時清理掉，重新整合檔案。此外，還要定期對檔案資料進行分類管理，發現不合理的地方及時改進，進行重新整理、分類歸檔，有助于實現檔案管理工作的標準化和規范化。其次，依據關鍵詞和內容對檔案進行命名，為以后的檢索工作提供方便，需要注意的是命名不能過于繁雜，要不就會起到適得其反的作用。著錄工作是檔案管理的重要工作，因為其已受到外界各種因素的影響，所以在錄入檔案信息的時候一定要細心、認真，減少錯誤，確保提供的檔案信息的精確性。

3提高檔案管理基礎工作水平的強化措施

3.1重新組合案卷實現案卷規范化

對案卷重新組合實現案卷的規范化，就是將過去內容雜亂的案卷重新整理分類管理，在重新組卷的時候一定要注意有關聯的案卷組合在一起，為檔案管理工作提供便利。重新組卷工作中還要及時處理填寫沒有頁碼、沒有卷內目錄、沒有案卷標題，對標題不清的案卷進行規范化處理，這樣有助于應用計算機技術管理檔案，對實現檔案管理的實現現代化起到積極作用。

3.2全面普查案卷，去糟留精

為了實現現代化管理檔案，首先要對案卷進行普查，去糟留精。在一般的綜合性檔案館，由于很長時間沒有做過全面的普查工作，并且權限移交和單位劃分保管期限不明確，導致的出現重復的文件和沒有價值的資料，對其要及時清理，避免以后實行現代化管理出現重復檢索、效率低下的情況。

3.3規范著錄工作

著錄工作是計算機管理的重要基礎工作之一，保證了計算機中檔案資料數據信息的真實性和完整性。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。每個檔案室的實際情況各不相同，所以在實行計算機管理的過程中，各個檔案室應根據自己的實際情況，依據《規則》，制定適合自己的檔案管理著錄工作規范細則，確保計算機檔案管理著錄工作有章可依，實現規范化管理。

3.4統一分類號保證檢索查全率

在檔案管理基礎工作中，計算機檢索即快速又方便，相對動手翻找優勢明顯。在對檔案進行分類工作的時候，依據《中國檔案分類法》進行分類，再根據各個檔案室的實際需要制定具體的分類細則。檔案管理工作還要加強校審力度，及時發現發現分類人員的工作錯誤，并校正。定期組織會議，統一認識、統一標準，達到計算機檔案管理的規范化、標準化管理。

3.5規范題名保證檢索查準率

設置檔案分類號是保證檢索檔案時查全率，同時在著錄的時候使用統一的題名規范，才可以保證檔案檢索的準確率。題名的規范化要注意規范機構簡稱，避免檢索時出現混淆不清、文不對題及計算機識別不清的情況發生。應用計算機管理檔案時，要在著錄的過程中將題名的責任者、文種、事由寫清楚，而且在必要的時候還有填寫完整的人名、地點、時間等要素，還有就是補齊不完整的題名，精簡冗長的題名。還要減少影響準確率的含義不清的題名，例如“請示報告”等。因此需要批復的文件就寫“請示”，不需要批復的文件就寫“報告”等等，這樣就能在檢索中明確區分出每份文件的實質作用。

4結束語

綜上，檔案管理基礎工作是現代檔案管理工作的基礎，如果基礎工作沒有做好，出現問題，就會直接影響后期答案信息的檢索和使用，因此，檔案管理人員一定要嚴格按照工作規范進行檔案的整理工作，做好檔案管理基礎工作，提高檔案管理效率，促進我國檔案事業的積極、健康發展。