淺談財會電算化的基礎工作

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淺談財會電算化的基礎工作:會計電算化及其對財會業務內部控制的影響

摘要:會計電算化是會計工作的發展趨勢。分析目前會計電算化工作在會計無紙化、電子原始資料的審核與確認、電算化安全等方面所存在的問題,研究會計電算化對會計業務內部控制的影響,并以此爲基礎探討加強電算化系統管理的內部制度建設問題,以確保財會實行電算化後的系統正常、安全、有效地運行。

隨著科學技術的發展,電子電腦資料處理技術已在會計領域廣泛運用。會計電算化使會計人員從繁重的手工核算報表中解脫出來,提高了會計資訊的及時性、正確性、全面性,但同時也給會計人員帶來了許多新的問題。本文就此作一些初步的探討。

1 會計電算化面臨的幾個問題

1.1 會計無紙化中存在的問題

在手工會計環境下,企業的經濟業務發生均記錄於紙張之上,并按會計資料處理的不同過程分爲原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面資料形成會計人員所熟悉的會計證據原件,這些紙質原件的資料若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統紙質原件的一個基本特徵。但是,在電腦網路資訊系統中,原來紙質的會計原始憑證的資料被直接記錄在磁片或光碟上,由於在技術上對電子資料非法修改可做到不留痕跡,這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。然而,在電子資料形成和存儲管理過程加強控制和傳統觀念轉換的條件下,電子資料像紙張憑證一樣可作爲會計的原件。如果法律上不承認電子資料可作爲資料“原件”,那麼許多資料就要模仿手工操作的方法形成紙張式的原件,會計的無紙化也就無法開展,并進而影響會計電算化的進程。

1.2 電子原始資料的審核和確認

在現有的會計電算化環境下,絕大多數會計還保持著傳統的紙張式的憑證審核和手工編制會計記賬憑證方式,因而,在電算化初期,會計原始資料的審核仍然沿用傳統方法。但是,隨著會計電算化的進一步發展,面對“無紙”的會計資料,會計人員特別關心的是怎樣審核和確認存放在電腦系統中的資料與業務發生時的原始形式是一致的。磁片和光碟的資料可通過適當的電腦工具修改并且可以做到不留任何修改“痕跡”,因此,確保這些電子資料是以原始形式保存下來是無紙資訊系統的關鍵。在無紙化的資訊系統環境下,電子原始資料經審核和確認後,就可利用會計記賬憑證編制的軟體模組自動生成電子記賬憑證,自動形成後的電子記帳憑證就不讓任何人修改,而且由這些電子記賬憑證或電子原始資料直接生成的電子記賬憑證、電子賬簿和電子報表都是派生性的資料,如果所用的軟體是正確的,會計系統中的派生資料的正確性、真實性和完整性完全取決於電子原始資料。

1.3 會計電算化工作中的安全問題

現有的會計應用軟體系統在設計、開發階段,普遍存在著系統需求中安全需求少、軟體設計重功能輕安全的現象,軟體設計選用的語言和資料庫考慮安全性能少,以至軟體投入運行後暴露諸多安全隱患,如資料庫呈開放狀態、易於打開、應用系統軟體存在安全問題等。這類現象和問題目前還尚未得到徹底的改變,同時,許多安全設施并未配置齊全,特別是硬體自身安全性能低,造成的結果是由於硬體的安全問題直接影響會計應用系統軟體的正常運用。另外,還有操作和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴格、安全管理制度檢查落實不到位等問題。

2 會計電算化對會計業務內部控制的影響

電算化財務系統的內部控制,既包括原來的手工賬務過程,又包括程式設計、電算賬務處理過程。由於會計電算化是以電子電腦爲主的當代電子資訊技術應用到會計中的簡稱,是用電子電腦代替人工記賬、算賬、報賬,以及部分替代人腦完成對會計資訊的分析、預測、決策的過程,是現代社會大生産和新技術革命的必然手段。

2.1 內部控制形式的變化

(1) 原手工操作下一些內部控制措施在電算化後沒有存在必要性。如編制科目匯總表,憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細賬的核對;

(2)原手工操作下一些內部控制措施在電算化後轉移到電腦內了,如憑證借貸平衡校驗,馀額發生額平衡檢查?？梢?電算化會計除了人這個執行控制的主體外,許多內容控制方法主要通過會計軟體來實現的,因此,電腦系統的內部控制也由手工條件下的單一制度控制轉變爲程式控制和制度控制。

2.2 內部控制制度內容的變化

電腦技術的引入,給會計工作增加了新的工作內容,同時也增加了新的控制措施,如電腦硬體及軟體分析、編程、維護人員與電腦操作人員內部控制,以及電腦機內及磁片內會計資訊安全保護、電腦病毒防治、電腦操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。

3 加強電算化系統管理的內部制度建設問題

實行電算化以後,系統的正常、安全、有效運行的關鍵是操作使用。如果單位管理制度不健全或實施不力,都會給各種非法舞弊行爲以可乘之機。因此,會計主體的改變,也給內部控制下的制度賦予新的內涵。

3.1 嚴格機構和人員的管理與控制

會計核算軟體投入正式使用後,對原有會計機構必須做相應調整,對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化後的工作崗位可分爲基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂?會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括:直接管理、操作、維修電腦及會計軟體系統等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合,以實現職權分離,有效地限制和及時發現錯誤或違法行爲。如規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。

3.2 嚴格系統操作環境管理和控制系統

操作環境包括系統操作過程以及系統的維護。操作程式控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規定來實現。操作規程應明確職責,操作程式和注意事項,并形成一套電算化系統文件。如規定交接班手續和登記運行日志,規定資料備份及機器的使用規范,規定軟碟專用以防病毒感染。系統維護包括硬體維護和軟體維護,硬體維護主要包括:

(1)定期進行檢查并做好記錄;

(2)在系統運行過程中出現硬體故障要及時進行故障分析并做好記錄。而軟體維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種。

3.3 建立電腦房管理制度

實行電算化以後,設立電腦房的主要目的是:給電腦設備創造一個良好的運行環境,保護機器設備;防止各種非法人員進入機房,保護機內程式和資料的安全。

具體措施包括:

(1)對進入機房內

的人員進行嚴格審查;

(2)保證機房設備安全的措施。如機房防火規定等;

(3)保證電腦正常運行措施。如機房防潮、防磁及 溫等方面的規定等;

(4)會計資料和會計軟體安全保密的措施。如數據備份規定及不準在電腦上玩電腦游戲等規定;

(5)修改會計核算軟體的審批和監督制度。如規定會計核算軟體的修改需報經單位總會計師批準等。

3.4 建立健全的檔案管理制度

這些檔案主要是指列印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計資料和程式的軟碟及其他存儲介質。系統開發運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作,而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現,一般包括:

(1)存檔的手續必須有會計主管和系統管理員的簽章才能存檔保管;

(2)各種安全保證措施,如備份軟碟應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方;

(3)采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制,防止由於磁性介質損壞而使會計檔案丟失。此外,還應高度重視電算化人才的開發與培養,并爲此提供必要的物力、財力,以造就一支高素質的財會科技隊伍,爲會計電算化工作提供人力和智力支援。

淺談財會電算化的基礎工作:分析財會電算化的發展趨勢

[摘要]本文從財會電算化的發展趨勢和財會電算化發展過程中出現的問題兩方面分析了目標論題,希望給財會電算化的從業者一定的啟示。 [關鍵詞]財會電算化;發展;趨勢 電子計算機技術的飛速發展,在許多領域得到了不同程度的應用;財會電算化,就是指電子計算機技術在財會工作領域的應用,它借助計算機的數據處理系統和

網絡技術,部分地代替人腦,進行財務工作的收支核算、財務管理;提高了財會工作的效率和準確性;隨著計算機技術的進一步發展和電子商務平臺的不斷完善,財會電算化將向更深的層次邁進。

一、財會電算化的發展趨勢

1.向電子商務領域靠攏

電子商務是利用計算機網絡技術和相關的電子系統作為平臺而從事商業活動;電子商務為商家的貿易活動提供了一個交流和合作的平臺,它不需要企業或者商家有多大的門檻,基于這一點,對許多開拓業務活動的企業有著很大的吸引力;并且電子商務具有方便、快捷、效率高的優勢,不需要動用企業大量的人力和物力資源就可以完成交易和洽談合作;現代企業都看到了電子商務的巨大潛力,因此都很注意自己企業網站的構建和維護工作,利用網上銀行進行業務的結算,并充分宣傳自己的企業品牌,期望獲得更多的合作機會和貿易機遇,從而提高企業的經濟效益和社會知名度。財會電算化是基于計算機技術的基礎之上的,計算機技術的應用是電算化的必備條件,企業的經營和貿易活動的過程中,財務部門都會詳細地記錄每一筆開支,并做好檔案存儲工作;因此這一系列的過程會產生大量的財務數據和說明資料,如果是人工處理會相當地繁瑣,而且出錯率也較高;財會電算化能夠高效地解決這些問題,利用信息技術和網絡技術,可以借助多個不同的途徑進行數據和資料的收集、整理工作,并按照相關的政策和規定將這些信息進行存檔和進一步加工,形成完善的會計信息系統,并傳達給企業相關部門,讓他們對企業的收益情況有一個詳細的掌握,讓他們根據這些信息作出科學的決策,進行有價值的經濟活動。隨著電子商務的不斷發展和完善,財會電算化逐漸向電子商務領域“靠攏”,財會電算化的相關目標和要求逐漸以適應電子商務發展的趨勢為主,當然,這是在保證財會電算化實現基本職能的基礎之上進行的;在發展趨勢上,財會電算化在網絡技術領域逐步完善,首先,建立了財會的數據庫系統,能夠使收集的會計信息和數據在網絡范圍內實現資源共享;第二,加強財會管理和計算機網絡技術的融合,使業務數據能夠進行自由、順暢的交流;第三,建立與電子銀行之間的聯系,連接財會核算系統和銀行的賬務系統,使網上的財務交易更加安全,使電子簽證提高保密性;第四,制定財會電算化系統進行數據交換的參數標準,使財會電算化系統能夠具有高效率地監督經濟業務的功能。

2.財會電算化向管理會計的趨勢演進

財會電算化系統是由不同的版塊組成的,不同版塊的數據信息的交流和聯系才使這個系統發揮著整體性的作用,供應鏈由不同的環節連綴而成,不同的環節都具有著企業生產和經營發展的特定信息,方便企業管理者通過這些信息作出科學合理的有效決策,提高企業的綜合效益;這個綜合性的系統對于貨幣信息和非貨幣信息都有不同程度的反映,提供的信息是真實而具有時效性的;財會電算化系統提供的信息是齊全多樣的,對管理會計思想有很明確的體現,兼有成本管理思想,能夠滿足不同用戶類別的需要;這一套系統具有預測功能、計劃功能、并輔助決策和對經營活動的過程加以控制和監督,并作出評價和分析;在成本管理的環節中,包括成本核算、項目會計和利潤會計分析等,都體現了管理會計的理念;財會電算化系統的考核管理方式也有所完善,在不同的發展階段有不同的任務,比如,在事前要加強計劃的制定,在事情發展的過程中要加強控制和監督,在事后注重評價和反饋;這三個方面在供應鏈系統中已經有明確的反映;一方面,能夠保證資金和產品流通的一致性,能夠達到同步記錄,因此反映交易情況的時效性是很強的,產品賣出,資金回籠,會及時生成財務資料,這是通過會計電算化核算方式完成的;企業通過資金的流入和流出狀況可以獲得與之相關的經濟活動,使以前的資金信息晚于產品交易信息的情況發生了本質性的逆轉,有利于企業管理者根據失效信息及時作出有益于企業經營發展的決策;另一方面,管理的一般流程在供應鏈中體現得很明顯。

二、財會電算化發展過程中出現的問題

1.安全問題

如今網絡信息的安全受到多方面的挑戰,在會計電算化領域同樣面臨安全性的問題,電算化系統會受到病毒和黑客的非法入侵,造成系統不能正常運行,并且信息 可能會泄露,給企業的信息保密和安全構成很大的威脅。因此,完善電算化系統的安全設置具有重要的意義,電算化應用的軟件要定期更新和殺毒,及時修復相關的漏洞。 2.缺乏財會電算化的專業人員 目前,高校和職業學校的專業設置中,包含了會計專業、財務管理專業以及計算機專業,但并沒有將計算機專業和財會專業相結合,因此

,并沒有直接的財會電算化人才;從事這個 行業的人員要加強崗前培訓,并且,高校和職校應該開設財會電算化課程,培養專業人才。

3.電算化管理制度沒有得到落實

財會實現電算化管理,必然需要一套與之匹配的制度來支持,現階段,企業內部都有一套電算化管理的制度,但問題是沒有落實到實處,引起這方面的原因,一是制度不夠現實,不符合實際情況;二是監督不夠,沒有切實執行。因此,企業應該制定合理的電算化管理制度,并加強監督,保證制度起到應有的作用。

三、總結

以上探析了財會電算化的發展趨勢和發展過程中出現的相關問題,希望能夠給財會行業一定的啟發,財會電算化正在進一步的發展和完善之中,具有很廣闊的應用前景,各個領域應該積極完善財會電算化系統,使財務管理進入一個新的發展領域,給企業部門的財務核算帶來便利。

淺談財會電算化的基礎工作:談財會電算化的基礎工作

【摘 要】隨著經濟的不斷發展,經濟業務與經濟事項日益增多,會計核算的任務也不斷的豐富。為了滿足其需要,會計核算除了使用傳統的核算工具及技術以外,還要借助于現代化的核算工具及核算方法,在使用這些工具及方法,財會部門要做好電算化基礎方面的工作,才能為其服務并提高財務管理工作。

【關鍵詞】財會;電算化;基礎

工作

21世紀,是計算機的時代。計算機具有運算速度快,精度高等無以復加的優勢,被廣泛運用于各行各業,改變了世界,帶來翻天覆地的變化。當計算機被運用到會計實務中時,財會電算化便應運而產生,掀開了會計業發展的新篇章。

財務電算化故名思義,曰:電子計算機為主的當代電子技術和信息技術與會計實務相結合的時代產物,是一個應用電子計算機實現的會計信息系統。財務電算化實現了數據處理的自動化,它的使用極大地減輕了會計人員的勞動強度,不僅提高了會計數據處理的時效性和準確性,更是提高了會計核算的水平和質量;財務電算化的運用,有利于經營管理水平的提高,令財務會計管理由事后管理向事中控制、事先預測轉變,為管理信息化打下基礎。它推動了會計技術,方法,理論創新和觀念更新,促進會計工作的進一步發展。財務電算化,是會計發展史上的一次重大革命,是會計發展的需要,更是經濟和科技對會計工作提出的要求。

一、硬件方面的基礎工作

會計人員應有所準備,掌握一定的計算機基礎知識和必要的基本操作技能。工欲善其事,必先利其器。要使用現代化的計算機技術開展工作,需要會計從業人員具備一定的計算機基礎理論知識和基本的操作技能。在大中型企業中,一般管理崗位的員工都通過了計算機應用能力方面的培訓考核,作為會計從業人員,最好能夠達到財政局認可的會計電算化中級水平,只有這樣,才能從容面對會計電算化的一系列問題。會計電算化中級考試中就包括了有關計算機操作系統的熟練使用、一般辦公軟件的應用、財務軟件的實際運用等知識,尤其是微軟辦公軟件中的EXCEL內容對會計工作幫助很大,很多日常會計核算中的輔助工作以及財務數據分析等方面都要用到。單位里還要準備財會電算化的計算機設備,如計算機、服務器、顯示器、u盤、硬盤等基礎工作。

二、軟件方面的基礎工作

無論是通用的商品軟件還是針對本單位定點開發的,亦或是通用與定點開發相結合的會計軟件,都具備處理數字信息快捷、準確的特點,這也是計算機技術的優勢所在。企業實行會計電算化,在初始化之前要制定具體的實施方案,在確定準備使用的軟件后,便要在符合會計政策、會計原則的前提下,根據企業自身的需要進行系統初始化設置,然后將期初數據錄入,這個過程就如同我們選購新房后,在不改變房屋結構的基礎上,根據個人需求、喜好進行內部裝修,布局計劃,一切就緒后才搬入家具正式入住。在建賬之初,會計人員要遵循財務會計制度的要求,選擇好適合本企業的會計核算方法及核算體系。另一方面會計科目設置時,除了要按照企業會計制度中規定的會計科目名稱和代碼設置一級總賬科目外,還要根據本單位的實際業務,設置二級科目甚至三級、四級科目,做到名稱簡潔,編碼遵循軟件要求,盡可能在初始階段考慮周全,因為建賬以后,有了數據的科目將不能再修改名稱和編碼。在會計電算化的實際應用過程中,應充分利用會計軟件的功能,如新的會計科目代碼很長,一級總賬科目即有四位編碼,每增加一級又增加兩位編碼,不易記憶。但軟件本身提供了“助記碼”功能,可以將常用的會計科目用簡便易記的數字代替,這樣就能加快會計憑證的錄入速度,對提高日常會計核算業務的工作效率有很大幫助。

三、人員培訓方面的基礎工作

(一)更新培訓內容,完善會計人員會計電算化知識結構體系,豐富相關計算機知識,具體地說一方面是要加大會計信息系統和會計電算化的理論知識比重,要求會計人員掌握會計核算軟件功能結構,數據處理流程,具備計算機基礎知識,懂得簡單操作與維護,能運用office等辦公軟件,熟悉Internet的知識;另一方面要能適應知識經濟環境下新的會計分支如人力資源會計,或新的商務模式(如電子商務)等對傳統會計電算化內容擴充的要求。

(二)充分利用計算機與互聯網資源,豐富會計電算化培訓的方式

知識經濟時代計算機網絡發展迅速。以網絡為媒介,采用遠程教育或興辦教育網站的方式,既可以及時更新會計人員的電算化及相關知識,又可以解決培訓時間、場地不足的問題,官方網站與軟件供應商網站還可以優勢互補,從政策與實務兩方面提供會計電算化培訓所需材料。

(三)建立良好培訓機制, 完善培訓制度,落實培訓效果 從宏觀來看,可改革現有的會計電算化人員培訓上崗證制度,使會計電算化培訓成為會計人員從業資格教育及后續教育的一個組成部分;從微觀企業來看,可制定企業內部培訓制度,有計劃有組織地開展內部培訓工作,并明確獎懲以激勵會計人員,形成良好的組織培訓和自我學習的環境。 (四)培養會計電

算化骨干力量,帶動會計人員素質的提高

在幾年的會計電算化工作中,發現短時間內要普遍提高會計人員素質是不很現實的。但會計人員會計電算化知識的缺乏又會成 為制約企業會計電算化實施效果的瓶頸。為充分利用會計電算化優勢和所用軟件的功能,應付日常會計電算化實施過程中遇到的問題,緩解技術壓力,降低咨詢維護費用,建議實施電算化的單位根據實際情況進行會計電算化方面的人力資源投資,培訓數名具有較高計算機應用與維護能力,熟知財務軟件知識,對計算機與會計電算化相關知識有一定了解的會計人員,既可提高本單位會計電算化應用水平,又可在必要時在部門內開展不定期的培訓活動,帶動其他會計人員素質的提高。

財務電算化,是順應時代的產物,公司和會計人員都應引起足夠多的注意,并且為這一潮流做足應對措施。畢竟在這個科技化的時代,誰利用好了這個“聚寶盆”,誰就會遙遙領先。

財會電算化是一個人機相結合的系統,其基本構成包括會計人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素。要失現完善的電算化,這幾方面必須失現完美的結合。

作者簡介:賈林秀,會計師,現供職于四川省廣元市會計財政協會,從1993年開始一直在協會從事財會電算化的教學工作,有扎實的理論基礎及豐富的教學實踐成果,在全國刊物多篇,研究方向:財務管理及會計電算化。

淺談財會電算化的基礎工作:財會業務會計電算化影響

［摘要］

會計電算化指的是將計算機與信息處理技術融合到行政事業單位的財務工作中，并且通過計算機來取代人來進行記賬或者其他代替人類來完成的會計信息的相關工作。包括對于會計信息的分析、處理以及預測等方面。對于我們國家會計電算化的發展現狀進行了闡述，對其中存在的問題進行探究，并以此作為理論基礎，對于會計電算化對財會業務內部控制的影響進行了分析和探討。希望可以幫助促進行政事業單位內部財會制度的建設，同時也為行政事業單位會計電算化的實施提供一些參考。

［關鍵詞］

會計電算化；財會業務；內部控制

一、我們國家會計電算化的發展現狀及存在的問題

（一）無紙化問題

在以往的人工會計操作中，行政事業單位的所有經濟行為都被會計記錄在有形的紙上，而這種有形的紙張也就為行政事業單位提供了一些憑證和原件。這些紙張上的記錄不容易被改動和刪除。而在當前的會計電算化時代，所有的經濟行為都被記錄在電腦的系統當中，所有的憑據和原件都被保存在電腦的硬盤當中，可以隨意地進行無痕跡的修改，從而無從區分哪一個是原始數據。另外，這種電腦硬盤中儲存的電子數據也不被法律所承認，所以也就無法作為憑據產生法律效應。這也是影響會計電算化發展的一個主要問題。

（二）會計電算化的發展現狀

目前來看，一些行政事業單位所使用的會計電算化系統都是符合行政事業單位自身特點的系統模式，通過這種計算機會計信息系統來進行以往的會計工作，大幅度地增加會計工作的效率和準確度，從而提升行政事業單位財會業務的運行速度。但是通過調查發現，很多行政事業單位在應用會計電算化方面依然處于初級階段，對于計算機會計信息系統的使用也只是停留在核算階段。對于電算化的功能不是非常了解，同時對于電算化的使用也不是特別專業。另外，他們對于會計信息系統的維護和管理也沒有足夠的了解。

（三）行政事業單位對于電算化的認識不夠充分

目前來看，很多行政事業單位對于會計電算化的認識還不夠充分，在這些行政事業單位看來，會計電算化不過就是用電腦來進行記賬而已。同時，一些行政事業單位的財務人員對于會計電算化也沒有一個深入的了解，導致對于會計電算化沒有一個合理的利用，從而無法利用會計電算化來提升行政事業單位的財會業務運行效率。另外，會計電算化的相關專業人才也非常稀缺，目前來看，這些會計電算化相關人才只是實現了對會計信息系統的操作，對于財務的知識以及系統的升級和維護知識還有待于培訓和提升。

二、會計電算化對財會業務內部控制的影響分析

（一）財會業務內部控制范圍增大

在以往的人工會計操作環境當中，財會業務對于行政事業單位內部的控制僅僅是針對行政事業單位的經濟行為，并且通過紙制的憑據來進行實施，從而設定行政事業單位生產部門在某一個時間段所要完成的生產總量。同時在實施的過程中來實現對于行政事業單位內部的控制。而會計電算化則是需要通過會計信息系統來對行政事業單位的經濟行為進行記錄，所以對于行政事業單位內部的控制也就包含對于會計信息系統的管理和維護，同時還包括會計信息系統軟件的購買和升級、網絡安全的管理以及電腦硬件和軟件的管理等等。由此可見，財會業務對于行政事業單位內部控制的范圍在增大。會計電算化的出現也使得行政事業單位內部的控制制度進行了改革和升級。由于會計電算化的出現，現有的財會部門又新增了財會系統開發部門、財會系統維護部門、數據檔案管理部門以及財務管理部門。在這些部門當中，財務管理部門是整個系統的核心。會計電算化的發展也為行政事業單位帶來了很多新的內部控制方法，例如權限的設立以及對于系統數據的糾錯等?？偟膩碚f，計算機對于行政事業單位內部的控制遠遠比人工的控制更加穩定以及準確。計算機的管理是建立在程序設定當中的，相對于人類的管理而言更加嚴謹，效率也更高。所以由于這種高效和準確的管理方式，使得財會業務對于行政事業單位內部的管理范圍可以增加得更大。

（二）對于財會業務環境造成的影響

在行政事業單位引進了會計電算化之后，這種新的信息處理方式使得行政事業單位的整個財會業務環境發生較大的改變。包括信息處理的速度以及人員的組成都有了一定的改變。因為在引入了會計電算化之后，行政事業單位的財務部門基本都是用電腦來進行財會業務工作，所以原有的財務部門還會增加一些類似于負責銷售預測的職位以及人力資源規劃的職位。另外，隨著我們國家信息技術的飛速發展，遠程的信息處理已經在行政事業單位財會部門得到了普及。以往一些需要在電腦上進行操作的業務，現在通過互聯網，利用手機或者其他移動設備也能夠進行處理。同時，以后由人處理的業務，也會由電腦能自行處理。以往由多個部門來共同進行處理的工作，現在通過會計電算化系統，單個部門就可以完成。

（三）對于會計信息處理造成的影響

以往的人工會計環境中，通常是利用結構控制的手段來進行行政事業單位內部的控制，并且涉及各個崗位的相互制約。通過多個財務人員分別對行政事業單位的經濟行為以及賬目進行記錄，最后進行核對，從而通過這種方式保證數據的準確性。并且通過這種多憑證的方式能夠有效地避免憑證的改寫以及偽造。但是在會計電算化系統進入行政事業單位財會部門之后，所有的控制手段以及核對方式都發生了一定的改變。以往由多個人員進行的操作，現在只需要電腦就可以完成。這種轉變也就使得行政事業單位對于會計信息的處理更加高效，也更加準確。

（四）對于財會憑證造成的影響

在會計電算化引入行政事業單位的財會業務當中時，行政事業單位的財會業務處理方式也發生了比較大的改變，例如財會憑證以及財會報表的處理方法和財會信息的處理以及存儲等。以往的一些通過紙張來進行記錄的財會信息都會逐漸減少，并且由電子信息所代替。隨著互聯網技術的升級，電子商務已經得到了廣泛的普及，使得行政事業單位的經濟行為現在大多數都是通過網絡來進行，這也就使得一些經濟信息和交易信息直接可以保存在計算機當中，一些以往所存在的單據將沒有存在的必要。一些原有的對記錄信息進行審核的工作現在也由電腦取代了，從而省去了人力成本。

總的來說，會計電算化對于行政事業單位財會業務的內部控制影響非常大，這種影響對于行政事業單位的內部管理是非常有利的，同時也能夠有效地對行政事業單位的資產進行保護，為行政事業單位做出決策提供好的參考。本文通過對我們國家會計電算化的發展現狀及存在的問題進行探究，同時對于會計電算化對財會業務內部控制的影響進行了詳細的分析，希望可以幫助行政事業單位提高對會計電算化的認識和了解，同時也為行政事業單位利用會計電算化對財會內部進行控制提供一些參考。

作者：羅曉莉 單位：江西九江學院

淺談財會電算化的基礎工作:財會專業視域下的會計電算化論文

一、會計電算化理論論述

（一）會計電算化定義

會計電算化是利用電子計算機進行會計賬務處理，完成對會計信息的核算、分析、預測和決策的會計管理工作，是計算機技術和現代會計相結合的產物。它是現代企業信息管理系統的一個重要組成部分，包括現代信息管理技術在會計領域的開發、使用、培訓、服務、制定和執行法規制度，實施微觀于宏觀管理會計業務和會計管理現代化的全部[1]。同時，它既是提供以財務信息為主的信息系統，同時又是參與財務管理的一種管理活動。

（二）會計電算化目標定位

從我國會計實踐來看，會計電算化實施被賦予以下幾個層面目標：

1.提高財會工作效率

利用計算機技術的特點，把繁雜的記賬、結賬、報賬工作交給高速的計算機處理，減輕財會人員的勞動強度，并且由于計算機的精確性和確定性，可以避免手工操作產生的誤差，以達到提高財會工作效率的目的。

2.促進會計職能的轉變

手工條件下，財會人員被繁重的手工核算工作所包圍，沒有時間和精力更好地發揮會計參與管理、決策的職能，而通過電算化，使財會人員解脫了繁重的手工核算，有時間和精力參與企業管理及決策，更好地為提高企業現代化管理水平服務。

3.準確、及時地提供會計信息

手工條件下，由于會計信息需要記錄、加工、整理，使需要會計信息者不能及時得到信息，這不利于企業經營者掌握經濟活動的最新情況和存在的問題；而電算化后，大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送，保障向企業管理者準確、及時地提供會計信息。

4.促進會計工作規范化

會計電算化，給會計工作增添了新內容，從各方面要求會計人員提高自身素質，更新知識結構，一方面為了參與企業管理，更多地學習經營管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識。好的會計基礎工作和規范的業務處理程序，是實現會計電算化的前提條件，所以會計電算化也要求會計工作的規范化。

（三）會計電算化基本原則

1.法制性原則

企業實施會計電算化的各項工作，都必須以有關法律制度為原則。不僅要遵循我國的會計制度、財務制度及有關法律；遵循財政、財務部門會計電算化管理制度；還要遵循本企業的財務制度，從而保證機構設置的合法性，崗位分工和人員職責的合法性，操作使用的合法性，輸入、輸出及內部處理的合法性，輸入數據的合法性及輸出信息及格式的合法性。

2.效益性原則

提高經濟效益，是會計電算化的最終目標。[7]首先，提高經濟效益，也要從兩方面考慮，一是直接經濟效益，即直接投入直接產出的效益；二是間接經濟效益，即由于會計電算化而引起企業的現代化，產生的非直接經濟效益。其次，在系統實施前，應圍繞企業的最終經濟效益開展從經濟效益、技術力量、管理水平、各種約束條件進行整個系統的可行性分析，以確定是否具備條件進行會計電算化。再則要從會計電算化能否節約企業的流動資金占用量，能否準確、及時和全面地提供財務信息，能否提高企業管理工作的效率和質量，以及決策水平等方面著手促進提高經濟效益。此外，要在系統設計過程中，力求降低設計開發成本，提高會計信息系統的質量。

3.系統性原則

要形成以整體觀點、關聯觀點、發展觀點、最優觀點在內的系統觀點來進行會計電算化實施工作。一是注意內部與外部相聯系。會計部門作為企業管理的一個重要部門，與其他職能部門是密切聯系的。因此，實施會計電算化時，應考慮把會計信息系統作為企業管理信息系統中的一個子系統，既要分清各子系統的界面，又要設置好各子系統之間的接口，做到數據信息共享，減少數據冗余。二是注重局部目標與整體目標相結合。電算化會計信息系統可分許多子系統，實施會計電算化，不可能一次全部完成各子系統，必須分階段進行。在進行分部子系統設計實施時，必須要有全局的觀點，以確保整體系統的完美組合。

4.規范性原則

包括系統設計的規范性，管理制度的規范性，數據信息的規范性等。有了這些規范性的要求，可避免由于人的主觀因素而造成系統實施的偏差，從而避免會計電算化工作失敗的可能性。

5.可靠性原則

可靠性是會計電算化系統能否實際使用的前提。影響系統可靠性的因素很多，主要包括[8]:(1)準確性。即輸入數據及操作的準確性，在易出現錯誤和失誤的地方，應建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統，進行重點防護，保證輸入數據及操作的準確性。(2)安全性。要求有一套完善的管理制度和技術方法，防止系統被非法使用及非法改動。此外，還應有系統破壞后的恢復功能等。(3)易擴充性。即整個系統在運行周期內，由于環境條件的變化，從而要求系統隨之進行改變的難易程度，易擴充性要求對系統的修改和擴充能夠非常容易地進行。

二、會計電算化在我國的應用現狀

會計電算化是會計工作進入信息化的基礎，是今后企業決策的重要依據，經過實踐證明，我國會計電算化發展的形勢和基礎比較好，基本完成手工記賬向會計電算化記賬的轉變。隨著電子商務的不斷發展，會計電算化正從簡單的會計核算系統向綜合的管理信息系統轉變，形成以會計軟件為核心，集管理、分析為一體的會計電算化管理信息系統，因此對會計電算化提出了新的要求。目前，由于財會工作自身的特點，現階段我國會計電算化工作缺乏統一的規劃和組織協調，內部控制制度仍不完善，存在著許多問題。

（一）我國電算化事業起步較晚

人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性，使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。同時在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說建立企業內部局域網以及注冊自己的網站，根本沒能力利用信息技術

（二）財會專業人員計算機知識的欠缺

一般會計人員所掌握的知識、理論僅能滿足手工會計核算，而會計電算化的應用對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業知識，還要掌握相關的計算機知識，財務軟件的使用技術以及保養和維護。一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。表現較為突出的是對財務軟件的應用方法掌握的不夠透徹和熟練，對軟件的認識有局限性，對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除，導致系統不能正常運行。這個問題已成為企業快速實現會計電算化的障礙。

（三）重視賬務功能，忽視管理功能

一直以來，我國的會計工作主要從事事后核算，事前的分析預測和事中的控制因計算復雜而很難進行。會計電算化的運用和發展可以極大地發揮電子計算機卓越的計算功能，將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來，把主要的精力放在加強財務管理方面[9]。然而，我國實行會計電算化的單位卻存在著重視報賬功能忽視管理功能的現象。采用軟件的材料核算、工資核算、固定資產核算等內容功能較強，而具備管理型功能的成本核算、財務指標分析體系以及資金供求預測等模塊，根本沒有設計或內容過于簡單，功能不全。并且查詢功能也不健全，限制了其管理功能，沒有充分發揮會計電算化對加強財務管理的功能。

（四）會計軟件通用性差、集成化程度低

近幾年不少財務軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規模的用戶，對行業特征和單位的核算特點考慮不夠，導致不少施行電算會計的單位，仍要會計人員做大部分的輔助工作，致使一些企業對會計電算化處于觀望之中。我國會計電算化軟件的應用暴露出一些難以克服的弱點，如系統初始化工作量較大，系統體積大，企業難以增加自己所需要的功能等等，而僅就會計電算化系統看，其材料、工資等各核算子系統之間又彼此分隔，缺乏會計數據傳輸的實用性、一致性和系統性[10]。另外，一個公司購買的會計軟件是不能與從另一個公司購買的其他軟件聯系在一起的，結果會計電算化系統往往獨立于其他子系統，無法進行數據交換、信息共享和控制管理，不能與企業內其它管理子系統(庫存、銷售、人事等)集成融為一體，很難形成整個企業管理信息系統。

（五）數據保密性、安全性差

很多時候，財務上的數據，是企業的絕對秘密，在很大程度上關系著企業的生存與發展，但幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件認真研究過數據的保密問題[11]。例如成都某公司計算機被盜，內存價值百萬元的資料而無任何加密防范措施，該公司的損失已遠遠超出了計算機本身的價值。而有些軟件所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版，不能真正起到數據的保密作用，安全性上，更是難如人意，系統一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難恢復原來的數據。

三、以有效對策途徑強化我國會計電算化持續發展

（一）轉變觀念，理清思路，充分認識到會計電算化的重要性

會計電算化的普及應用不是一個單一的會計手段的轉變問題，當南方經濟發達地區的企業已普遍采用了ERP資源管理系統實現了信息化管理，計算機集成制造系統、適時制造系統以及零庫存、全面質量管理等新的管理理念和技術，并被廣泛應用于企業的生產經營為企業帶來了巨大的經濟效益之時，內地的大部分企業仍固步自封，必然跟不上經濟發展的步伐。

（二）規范會計電算化基礎工作管理

會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。為保證電算化的順利實施，企業應制定出嚴格的電算化操作規程和管理制度，為開展會計電算化工作積極創造條件，建立健全崗位責任管理、操作管理、系統維護管理、機房管理、檔案管理、財務管理和計算機病毒的防治等制度，確保系統高效、安全地工作，充分體現出會計電算化的優勢。

（三）提升會計人員計算機操作業務素質

會計電算化給會計工作增添了新內容，從各方面都要求會計人員提高自身素質，更新知識結構。提高會計人員計算機業務素質，首先，必須大力加強人才培訓的力度既要重視高級技術人才的培養，又要重視復合型人才的培養。其次，要加強對會計電算化人員的再教育。一是使會計人員樹立會計信息化的觀念；二是使求會計人員掌握更豐富的會計電算化相關知識；三使要求會計人員的知識更新更加及時、有效。

（四）要加強會計信息系統的安全性、保密性

會計信息的安全性對會計電算化工作的正常運行尤其重要，實行會計電算化后，由于存貯載體的變化、處理方式的變更，使會計信息的安全性受到了嚴重的挑戰，要從以下幾個方面來加強。

1.要創造良好的會計信息系統運行環境

應加強對計算機安全的宏觀控制，政府主管部門還應進一步完善會計制度，對危害計算機安全的行為進行制裁，為計算機信息系統創造一個良好的社會環境。

2.建立計算機硬件設備的管理制度

應當建立一套完備的管理制度，包括對溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的管理，也包括對人文環境的管理，如防止無關人員進入計算機工作區域、防止設備被盜等，以保證設備的完好，保證設備的正常運行。

3.建立內部安全控制制度

在電腦網絡環境下，某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，因此建立內部控制制度是必要的。一是實行權限分級授權管理，明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍，相互制約。二是建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。例如采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等。三是對儲存數據的各種磁盤或光盤作好必要的標號，文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新過程都應作好登記。四是強化審計線索制。計算機會計系統應具有必要的自動記錄能力，以便業務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。

四、我國電算化的發展趨勢

會計電算化發展到今天，已不是單純的會計與計算機的簡單結合，而是已經發展成為一門延伸到通信學、企業管理學、市場運籌學等學科的綜合性學科；它的推廣應用不再是單純的財務管理系統，而是正朝著企業資源計劃管理系統(ERP)方向發展，甚至發展成為不同企業之間跨地區、跨行業相互鏈接的大型網絡化會計信息處理系統[12]。實踐證明，會計電算化不僅大大減輕了財務人員的勞動強度和大大提高了企業財會信息的處理和傳遞速度，更重要的是企業財會工作發生了質的變化。本文認為，會計電算化發展趨勢主要呈現以下趨勢：

（一）會計電算化于管理會計系統相結合，促進管理信息系統建立和完善

目前我國會計電算化還處于會計核算電算化的水平，或者說，現在僅僅是實現了財務會計的電算化，而財務電算化還不是完整意義上的會計電算化。因為企業會計包括財務會計和成本與管理兩大分支，所以完整意義的會計電算化應該是財務會計和管理會計的全面電算化。因此，未來的會計發展在實現財務會計電算化的基礎上不失時機的推進管理會計電算化，真正實現會計的核算職能、管理職能和控制職能。未來的會計電算化發展，也是促進會計工作標準化、制度化、規范化的過程。

（二）會計電算化的信息處理向智能化發展

由于信息處理、分析的專業性較強，需要專門人才，具備多方面的知識，具有較高的成本，因此，隨著智能電子技術的發展，信息處理也會朝著智能化、高度自動化方向發展。

（三）會計電算化軟件開發趨勢向國際標準化

電子商務使國際貿易迅速發展。因此，在今后的電算化軟件開發中，應充分考慮會計國際化問題，滿足多語言、多幣種的國際競爭需要，這就需要要求實行財務軟件網絡化[13]。它是基于網絡計算技術，以整合實現企業電子上午為目標，提供互聯網環境下的財務模式、財務工作方式及其各項功能的財務管理軟件系統，能夠實現網絡化管理，對企業經營計劃和控制功能動態管理，從而實現動態查詢。實時監控、遠程通訊等。

（四）促進會計自身的發展和變革

一定意義上講，會計電算化產生和發展的過程，也是突破傳統會計觀念，對現行會計理論和方法提出新問題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過程。如會計電算化在系統設計、工作組織、信息處理和賬務處理程序等方式和方法的改變，本身就是對現行會計理論和方法的突破和完善，隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及應用，新的問題和新的課題將不斷出現，如：企業信息處理網絡建立后，將如何做到及時合法的提供會計信息，同時又能有效地保護商業機密；兩個會計子系統（財務系統和管理系統）實現結合后，如何改進財務報告等。

五、結論

會計電算化是隨著電子計算機技術產生的，也將隨著電子計算機技術的發展而逐步完善。在信息化時代，誰能獲取最有價值的信息并能做出及時正確的反應，誰就能在競爭中擁有核心競爭力，會計電算化的意義是不言而喻的。因此，會計電算化必須突破傳統會計的觀念與理論，只有不斷地將理論與實踐相聯系，才能使會計電算化為提高企業經濟效益發揮更大的作用。