檔案類論文

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檔案類論文:軌道交通建設設備分類及檔案類目設置分析

【摘要】軌道交通建設單位作為一個大型工程建設企業，參建單位眾多，涉及專業眾多，形成的檔案資料內容廣泛，檔案分類尤其是軌道交通建設項目檔案的分類必須合理、科學規范，才能做好項目檔案管理工作，才能更好地服務企業，服務民生。

【關鍵詞】軌道交通建設單位；設備分類；設備檔案；類目設置

在傳統的檔案分類“十大類法”中，是把項目和設備安裝分開的，即設兩個一級類目：基本建設和設備儀器。在軌道交通建設項目中，這兩類比較難以區分。尤其是設備部分概念的模糊，哪些設備安裝可以隨基本建設歸類，哪些設備應單獨歸類。由于沒有統一的標準，涉及檔案資料的分類也就仁者見仁、智者見智。

一、軌道建設工程中設備分類的現狀

軌道交通建設工程的組成可分為工程基本設施和運營設備系統兩大部分：工程基本設施主要包括軌道、路基、隧道、橋梁、車站、主變電站、控制中心和車輛段綜合基地八大項。運營設備系統主要包括車輛、供電、通風、空調、通信、信號、自動扶梯、防災報警、屏蔽門、自動售檢票、監控設施和給排水及消防等，所以在軌道交通建設工程中，設備安裝工程是除土建工程以外的第二大工程，相應地，軌道建設工程施工資料也分為兩大類：土建施工資料和設備安裝資料。

在國家行業標準《城市軌道交通工程檔案整理標準》（CJJ/T180-2012）里，施工資料就分為兩大類：土建和機電設備施工資料，只是兩類資料包含的內容與我們前面的劃分有所不同。它將電力安裝工程分為建筑電氣和供電系統兩個部分，把建筑電氣納入土建施工范圍，供電系統則納入機電設備安裝范圍。

在廣東省地方標準《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規則》（DB44/T1308-2014）里，施工資料類別的劃分則復雜得多。土建施工范圍只包括車站、區間土建、公共區裝飾裝修三個方面，將通風空調、給排水和消防、建筑電氣（簡稱“風水電”）、車站設備區裝修、智能建筑統稱為建筑設備安裝工程，將供電、通信、信號、電梯與自動扶梯、屏蔽門、地鐵車輛等統稱為系統設備安裝工程，將控制中心、變電所、車輛段綜合基地等的土建與設備安裝合并在一起，作為一個獨立的單位工程，稱之為復合工程，另外還將人防、軌道、聲屏障、鋼結構等稱為專項工程，與前面四類并列。

在這兩個標準里，關于軌道交通建設工程里的設備分類并不統一：國家行業標準里除建筑電氣外，其他設備統一稱為機電設備。由于建筑電氣與土建工程關系密切，而將建筑電氣納入土建工程的范圍，使得建筑電氣有無類可歸的嫌疑。而廣東地方標準則將風、水、電等設備稱為建筑設備，將供電、通信、信號等稱為系統設備。通常，“風水電”也稱為通風空調系統、給排水系統、建筑供配電系統、電氣照明系統、弱電系統，從這些設備的名稱來看，也就是說風、水、電也是系統設備，所以，既然系統設備包含了建筑設備，那么就不能將系統設備和建筑設備并列。

這里出現了幾個比較容易混淆的概念：機電設備、建筑設備、系統設備，建筑電氣與供電系統，究竟如何區分這幾個概念呢？

二、軌道交通建設工程中設備的概念

（一）建筑設備。建筑設備是現代建筑的重要組成部分，是為建筑物使用者提供生活和工作服務的各種設施和設備系統的總稱。建筑設備種類繁多，按其作用可分為改善環境的設備（如調節空氣溫度和濕度的空調設備等）、提供工作和生活方便的設備（如電話、電視、電梯和衛生器具等）、增強居住安全的設備（如消防報警、防盜、抗震設備等）和提高工作效率的設備（如計算機管理、辦公自動化設備等）等。按專業劃分，建筑設備主要包括通風空調、建筑給排水和建筑電氣三大類。

建筑安裝單位的習慣做法是，把通風空調、建筑給排水和建筑電氣即“風、水、電”統稱建筑機電設備（簡稱建筑設備），與工業機電設備相對應。“風”指建筑物的通風空調系統，包括送風、回風、新風、排風及消聲、減振和空氣凈化裝置等；“水”指建筑物的給排水系統：包括生產給水系統、生活給水系統和消防給水系統，排水系統，熱水供應系統；這里的“電”就專指建筑電氣，也就是建筑供配電系統、電氣照明系統、弱電設備、電梯和電氣安全與建筑防雷等。建筑電氣是建筑設備的一個專業組成部分。

所以，在建筑行業里的機電設備和建筑設備是同一概念的不同表達方式，即建筑機電設備，都是指組成建筑物的設備部分，依附于建筑物而存在，是建筑物現代化程度一種標志。

（二）機電設備。機電設備指機械和電力設備的總稱。在現代社會，絕大多數設備都采用電力作為動力的情況下，機電設備的涵蓋范圍最廣，當然也包含了建筑電氣在內，在軌道建設工程項目中，幾乎所有設備都是機電設備，那么把機電設備中的建筑電氣歸入土建范圍，而將其他所有設備稱為機電設備，有以偏概全之嫌。

（三）系統設備。系統設備是指某些設備按一定關系組成的有機整體，共同完成某些特定功能，它是一組機電設備的統稱。所以，系統設備是相對于單臺套的設備而言的，單臺套的機電設備不能稱為系統設備。在軌道交通建設工程中，只有車輛段里的一些檢修設備是單臺套的設備。所以系統設備與建筑設備不構成并列關系，而是包含關系，不能作為同一級分類類目來設置。

（四）建筑電氣與供電系統。供電系統就是電源經過主變電站、開閉所、牽引、降壓變電所等層層降壓，通過接觸網等送達軌道交通車輛運行所需的“工業用電”設備安裝、運行系統；而進入建筑物供電線路之后的設備供配電、動力照明等低壓、智能建筑等弱電安裝部分，稱建筑電氣，與建筑物相對應，也可以理解為“民用電氣”。在一般小型建筑工程項目中，只有建筑氣的施工內容。

在軌道交通建設工程中，我們可以這樣劃分整個工程中的電力系統：高、中壓變配電系統及提供地鐵車輛設備運行所需的電力設備系統（供電系統）、低壓系統（建筑電氣）、弱電系統三部分。其中弱電系統，根據設備不同的服務范圍，單體建筑物的弱電系統即為建筑物提供舒適安全的生活或辦公條件，稱之為智能建筑；為地鐵車輛運行提供服務的弱電系統，根據涉及的專業不同，分別稱之通信、信號、綜合監控等系統。因為在軌道交通建設工程中，通信、信號、綜合監控、自動監控、火災報警等弱電系統是由線路控制中心統一控制的子系統，而不是單獨作為一個車站建筑附屬物而存在的，因此與單體建筑中的弱電系統（即智能建筑）應有所區別。所以本文所指建筑電氣概念里不包含弱電系統，將其原有范圍進行縮小。弱電系統與機電設備、建筑設備、系統設備一樣，他們相互之間是包含或交叉關系，不能同時設置為同一級檔案類目。

檔案類論文:市政工程質量監督檔案分類整理芻議

【摘要】質量監督檔案和竣工驗收備案檔案是工程質量監督檔案的兩大部分內容，通過分析兩類檔案的內容組成，探索內部聯系，結合工作實際合理確定分類整理方法，編制方便快捷的檢索工具，實現工程質量監督檔案的科學整理，便捷利用，提高檔案管理水平，取得了明顯的工作成效。

【關鍵詞】質量監督檔案；竣工驗收備案檔案；分類整理

武漢市市政工程質量監督站是承擔市政工程質量監督管理和竣工驗收備案工作的事業單位，2010年順利通過檔案管理AAA級認定，成為武漢市建設領域第一家檔案管理AAA級單位。2013年、2016年，順利復查換證，確認為省特級，保持了檔案規范管理領先水平。在武漢市市政工程質量監督站室藏檔案中，工程質量監督檔案是其重要組成部分。

一、工程質量監督檔案類別及內容

（一）質量監督檔案的主要內容。包括工程質量監督注冊登記資料、工程監督工作方案及監督交底資料、工程質量監督工作記錄資料、工程質量驗收監督記錄資料、工程質量監督報告、工程質量事故報告及相關資料、行政執法資料、需要保存的其他文件資料等。

（二）竣工驗收備案檔案主要內容。包括市政基礎設施工程竣工驗收備案表、工程施工許可證、工程質量評價資料、工程質量監督報告、相關機構認可文件、工程質量保障文件、法律法規要求的其他文件資料等。

二、分類整理方法

（一）類號的確定。將工程質量監督檔案確定為專業檔案，采用混合號碼制方式確定類號，工程質量監督檔案確定為“Z1”，竣工驗收備案檔案確定為“Z2”。

（二）分類方法的確定。工程質量監督檔案圍繞工程建設分階段逐步自然積累，以工程項目為中心，對象明確，實體單一，聯系密切，構成了一個有機的整體。檔案資料有明確的內容，外部界限清晰，便于歸類。基于上述特征，采取“性質―工程項目分類法”進行分類。

（三）檔案號的確定。市政工程大多跨多年施工，以年度為單位整理難以完整反映工程建設全過程，在編制檔案號時不以年度為限，直接以流水號順序排列，采取“分類號+案卷順序號”的方式編制檔案號。

（四）檔案保管期限的確定。工程質量監督檔案是與工程質量密切相關的原始資料記錄，是工程一旦發生質量問題、出現投訴后進行調查處理的重要依據，是監督機構和監督人員履職盡責的有效憑證，依據《建設工程文件歸檔整理規范》及《湖北省房屋建筑和市政基礎設施工程質量監督管理暫行辦法》，確定保管期限為永久。

三、結合檔案實際的特殊處理

（一）兩類檔案的對應。每項工程既有一套質量監督檔案，又有一套竣工驗收備案檔案。為照顧其相互聯系，在分類整理過程中，對兩類檔案分別確定類別號，但使用相同的案卷號。如此，通過工程名稱按照案卷號查閱到質量監督檔案后，同一案卷號對應該工程的竣工驗收備案檔案，反之亦然。

（二）工程建設周期的對應處理。利用流水號方式順序編排案卷號，直接從檔案號中無法反映檔案的生成年度和工程建設周期。整理過程中，采用增加備注、編制專用檢索工具的辦法予以解決。首先在檔案裝具封面上標注質量監督注冊登記號和竣工驗收備案號，直接反映工程的開工建設時間和驗收時間；其次是在編制檢索目錄時，在案卷號后備注對應工程的質量監督注冊登記號和備案號，在檢索工具中實F一目了然。

（三）特殊檔案的處理。市政工程情況復雜，有的工程完工后遲遲不辦理竣工驗收備案手續，造成質量監督檔案已經形成，竣工驗收備案檔案無從整理。按照兩類檔案對應一致設置案卷號的原則，已形成的質量監督檔案也難以編號整理。為解決上述問題，對單獨形成的質量監督檔案，采取類別號剔除阿拉伯數字只確定為“Z”，案卷號仍以流水號方式編排的方式加以整理，集中保管時歸為臨時檔案，待對應的竣工驗收備案檔案形成后再重新編號整理。

四、相關工作體會

（一）根據檔案實際合理分類。各地工程質量監督體制多樣，質量監督機構承擔的工作職責也不盡相同，有的監督站可能并不承擔工程竣工驗收備案的工作職責。在工程質量監督檔案分類整理過程中，檔案人員應從已有的檔案資料出發，合理確定分類整理方法，保證檔案資料得到妥善保管。

（二）加強內部協同配合。在質量監督機構中，檔案部門并不是監督檔案的生成主體，要做好檔案管理，就要加強與一線監督部門的協同配合，檔案人員要主動出擊，不僅把檔案管理的要求宣貫下去，更要充分掌握工程質量監督檔案的內容構成和內在聯系，為合理分類、科學整理、便捷利用打下基礎。

工程質量監督機構監管任務繁重，相對于監督執法檢查工作，檔案工作往往是薄弱環節。在痕跡管理日益重要的今天，做好檔案管理刻不容緩。只要全體人員不斷提高檔案意識，加強協同配合，工程質量監督機構的檔案規范管理工作必將持續走向規范，不斷提升水平。

檔案類論文:特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理

【摘要】隨著社會的不斷發展，人們對特種設備的需求與關注度也越來越高。但傳統檔案管理思想中存在著一些弊端，工作人員認為它只是單一的統計和記錄方式，并不需要過多的技巧和經驗。所以，在執行階段并沒有給予其過多的重視，使得數據測量和記錄存在偏差，引起后續實施的不便。因此，本文從特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的問題入手，對主要方式進行研究。

【關鍵詞】特種設備；檢驗檢測；檔案管理

特種設備檔案管理工作主要是指根據設備的種類與特點進行的文字、圖片整理方式。管理者可以從檔案中一目了然地對各類設備進行深入化理解，并作出基本的活動判斷。同時，單位對相關人員也有著一定的要求。例如：特種設備檢驗數據要精確地表示出來、管理方法不得混亂，要有一定的對應性等等。從這個角度來看，特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理勢在必行。

一、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的問題

（一）檔案管理意識薄弱。對于許多工作者而言，檔案管理的意識不是非常明顯，甚至會出現松懈的情況。從本質上來講，此工作的重點主要體現在“分類”“管理”上。如果對這兩個詞進行延伸，相關人員不僅要掌握現代化的實施手段，還要做好檔案的安全保護工作，提高生產的有效性。但現實的情況恰恰相反，工作人員片面地認為只有登記是他們的本職，其他的后期保護與業務管理都不應該計算在內。

（二）領導的重視程度不夠。領導的重視程度不夠主要表現在以下幾個方面：第一，相關負責人沒有對檔案管理工作進行定期的宣傳，轉變管理者的思想。第二，沒有給予檔案管理部門適當的便利，使他們在數據采集、特種設備的文件歸類中無法形成一個明確的方向。通常情況下，管理人員都要定期對任務進行規劃，實現工作程序的統一分析。如果缺少了這一指向，則不利于后續方案的設定與實施。第三，少數的領導認為，特種設備的檔案管理工作是根據設備檢測明細中合格證書內容對照來達到管理的目的，并進行文件的定期核查工作。在這種條件下，工作者缺少一定的技術支持，對統計數據進行分析。因此，在相P資料檢索的過程中浪費了大量的時間與金錢，使管理工作混亂。

（三）檔案管理制度不健全。管理制度的不健全在許多特種設備檢測單位中都是比較常見的。一般情況下，都是由于工作人員管理方式的缺失所導致的。首先，有些單位雖然建立了一定的檔案管理制度，但沒有將具體的懲罰和獎勵方案落實下去，工作只是流于形式，員工對其中的認同感欠缺。其次，在檔案外借、歸還以及安全保密工作上沒有體現得當性。檔案借出的條款不明確，一些人員沒有及時歸還，管理者也沒有與其進行協商或者催促，使得一些特種設備的資料“有去無還”。同時，還有一部分人對資料并不愛惜，管理手段不得當，當數據記錄錯誤時隨意進行涂改，使檔案的真實性出現了缺失。

二、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理

（一）提高檔案分類管理的認識與責任感。特種設備檔案管理的認識與責任感的提升主要針對兩部分人群。第一，對于實施部門的工作人員來講，他們應該轉變傳統理念，以服務為宗旨，以特種設備的不同類型劃分為主要目標，將維修改造、使用年限、產品參數、生產廠家等重點記錄下來，以保證每一個特種設備的日常狀態都能夠記錄在案。檔案管理人員要將其進行重點劃分。第二，從管理層人員的角度來講，要加強特種設備檔案管理的宣傳工作。例如：可以在每月定期召開例會，檔案管理人員以工作的分類總結為主，對其中發現的問題進行著重說明，并提出改進方案。對于一些工作積極、認真負責的人員，管理者要以表揚、鼓勵的方式調動他們的積極性。反之，對于一些投機取巧的工作者，管理人員也要及時批評，并督促其改正。

（二）建立完善的特種設備檔案管理工作。完善的特種設備檔案管理工作的確立是必不可少的。工作人員除了要協調記錄與核準方式外，還要將檔案的借閱與歸還放在首位，實現工作體制的有效性。第一，每一個特種設備都要登記在案。管理人員要根據其編號進行排序，并適當調整入庫時間，將范圍精確到分鐘。具體執行者要建立一個excel表格，將設備管理中的對應事項都審核清楚，并查看是否有遺漏，便于日后的驗證工作。第二，檔案管理人員在信息預覽、復制和外借方面予以創新。例如：可以在本單位的官網上設定一個OA軟件。每個特種設備都有其具體的號碼，我們也可以將其理解為它們的身份象征。內部人員如果有需要，可以將自己的員工編號輸入進去，并依照特種設備的號碼進行預覽。在借出和歸還方面，內部人員要攜帶上級負責人蓋章以及檔案管理人員同意的證明，管理者將借出時間與限定日期在系統中輸入，程序會進行自動提醒。當借出者歸還檔案時，工作人員同樣要進行審查，以保證內容中沒有被涂改或者損毀的地方。如果出現了此種情況，要及時向上級匯報。

（三）建立嚴格的績效考核制度。特種設備檢驗檢測機構的管理者應該及時建立完善的績效考核制度，對檔案管理人員進行綜合性評估，提升他們的整體素質。第一，要聘請專業的人員對檔案工作者的操作技能進行培訓。例如：指導人員要從理論與實踐兩方面對他們進行培訓。在理論方面，主要講解一些檔案的統一管理方式。在實踐方面，帶領工作人員“走出去”，讓他們去其他地區與單位進行業務觀摩，學習別人的長處，改進自身的管理技術。第二，每隔一段時間對工作人員的能力進行考察。以“綜合簡述題”“日常操作管理”作為兩個重要記點。前者主要是對工作者的工作方法進行考察，選擇10道覆蓋面較廣的題目來進行查驗。后者則是以平時的工作經驗總結為主，看工作人員是否按照記錄的標準和要求將設備運行維護和事故處理等內容具體化。總體來說，管理者對兩部分成績進行統一設定，對連續兩次排名在首位的員工，升職加薪時予以考慮。而對于成績不合格者，也要有一定的經濟懲罰。

三、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的有效性

第一，優化檔案監督與交接工作。特種設備檔案的分類管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人員出現了崗位上的變動，工作的交接是必不可少的。假定檔案的分類不明確、設備的種類設定不完整，會為交接工作帶來一定的困難，影響檢測秩序。第二，促進檔案的定期檢查工作。管理的有效性會使得檔案按照一定的編碼表示出來，操作人員能夠依據具體的明細進行裝訂或查詢，提升了工作速度。

四、結語

綜上所述，本文從三方面入手。第一，對特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的問題進行分析。第二，闡述了檔案管理的主要措施。第三，對管理的有效性進行研究。從而得出：檔案分類管理工作在特種設備檢驗檢測機構中至關重要。因此，管理人員要提高對工作的重視程度，定期召開例會進行宣傳，完善內部秩序。同時，工作者也要以技能的提升為標準，促進檔案安全，為分類質量的增強奠定基礎。

檔案類論文:試析檔案管理歸檔整理分類技巧

摘 要：檔案以文字、聲音、圖像等信息形式記錄了人類社會的發展，檔案也往往涵蓋了社會的方方面面，為了更好的做好檔案管理工作，需要檔案管理人員能夠充分的認識到現階段檔案管理工作的不足之處，并且在管理、歸檔、整理等面提升專業技巧，從而促進檔案管理事業的發展。本文就檔案管理歸檔整理分類技巧進行了分析研究。

關鍵詞：檔案管理；歸檔；分類；整理

檔案具有記錄寶貴信息的作用，無論是社會的關鍵變革、科學重大發展或者是歷史上偉人的決策、重大會議的記錄都能夠在檔案中找到相應的資料，可見檔案無論是對于社會發展還是個人成長是都有著極為重要的作用。更為重要的是檔案是一種傳承，它不僅對于當代社會有著推進作用，更能夠傳承到后世并對后世具有重大的借鑒意義，而檔案的管理工作能夠使檔案在很大程度上保存的更加安全，也使得人們能夠更快速的查找到人們所需要的資料，因此需要檔案管理人員能夠掌握相應的檔案歸檔、檔案整理以及檔案分類技巧。

1 現階段檔案相關工作分析

1.1 檔案管理工作存在不足

在現階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業的不斷發展使得傳統的檔案管理理念已經不能夠適應現代的檔案管理工作，時代的發展使得現階段檔案管理工作所涵蓋的行業、檔案內容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導致了檔案管理工作的復雜程度有所上升，為了能夠更好的應對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進，通過不斷學習掌握先進的檔案管理理念。另一方面，經過大量的調查研究發現目前檔案管理行業的從業人員，有很大一部分的管理人員不具備專業的檔案管理專業學歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調動的方式組成了當前的檔案管理團隊，這種情況下也就直接導致目前的檔案管理團隊缺乏專業的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團隊的成員頻繁調動，這也就導致了雖然單位經常展開擔綱管理工作的培訓，但是檔案管理團隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現階段的檔案歸納管理工作中，經過調查發現一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應的檔案歸納整理技巧，在調查過程中最為直接的表現就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應該對其進行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現了大量不必要的檔案文件，不僅占據了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關技巧

2.1 檔案管理的相關技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發展自身也在發生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學習檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相P理念，并且將先進的管理理念應用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

3 結束語

檔案無論是對于現代社會還是后世都有著重要的借鑒作用，使人們能夠更加清晰、全面的確定未來的發展方向，如果在檔案的管理工作中出現失誤，那么就將不利于人們對于相關資料的查詢，甚至還會造成重要歷史信息、資料的缺失。檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素，因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高檔案管理工作成效的重要內容。

檔案類論文:檔案與人類同在

【文章摘要】

檔案的要義是記載，記載最重要的目的是為了人類的存活和發展。人的記憶有限，生命也有限，要想有所記住和傳承，要想讓經驗有所保存，要想讓知識得到積累，要想讓思想認識能夠獲得完好的延續和提升，就需要有外儲記憶來幫助，檔案可以說是人的容量無限的另一個大腦。檔案學，或可說是少數人的學問，然而檔案對于每一個來說都是有用的，人無一不生活在檔案的支撐中，就從積累了許多相關智慧和知識的醫藥檔案來說，正是它保護著人類一步步走到今天，而且還將向著更好地保護生命的方向不斷發展，檔案工作者尤當意識到，檔案與人類同在，它是人類生命的一部分。

【關鍵詞】

檔案;醫藥;生命

說到檔案，一般人會想到那些紙張上書以文字，成摞、成袋、成排、成架存放起來的東西，然而檔案并不局限于此，比如中國第二歷史檔案館，就還存有馮玉祥的印章和民國三峽水利工程設計模型圖。

2007年7月，東北大學出版社推出丁海斌、陳凡編著《中國科技檔案史》，作者對遠古先民的石器、陶器、巖畫以及火種、糧食、麻布、住房乃至家禽、家畜的出土遺骨也是從檔案學的角度去打量的，這些無不代表著遠古先民的智慧和經驗，對這些智慧和經驗的接收和繼承無疑又抬高了后繼者的起點，從而能向更高處發展，中國的科技檔案史，就是在這種背景和基礎上開展起來的。

從生命繁衍和人類社會發展的角度看，檔案的要義是記載，記載的最重要的目的是為了人類的存活和發展。石器是有記憶的，陶器也是有記憶的，前者記住了狩獵，記住了打磨的不斷精進，后者記住了汲取和保藏，記住了燒制可以越來越精致，而巖畫，則既有遠古先民祈禱年豐人瑞等祭祀意義，又是對其生活經驗之存檔，如內蒙古白岔河永興一幅青銅時代的狩獵巖畫上繪有獵人手持弓箭，這既證明了當時當地人的智慧程度，也使后人看有所學。人猿揖別，拋石頭的時代過去了，在這里，巖畫有了檔案的意義，檔案為歷史記下了光輝的一頁，從而也光榮了檔案本身。

隨著語言文字和書寫印刷的發展，最能幫助人記憶的書冊文本占了上風，檔案到底是以此為主了，《漢語大詞典》解釋“檔案”一詞即說：“檔案，指具有查考使用價值，經過立卷歸檔集中保管起來的各種文件材料?！本?，既具體指書籍字畫的卷軸，又泛指書籍、書本，作為量詞，又指書籍的冊、本，這些都與書冊文本有關，而案卷，恰是檔案的意思，一個“卷”字，相關意思都隱含于其中了。

人的記憶有限，生命也有限，但是，倘不能不斷地有所記住和傳承，多少經歷過的痛苦必然會重復經歷，多少用生命換取的知識和經驗，也必然還要用生命去換取，以人的大腦容量和生命局限，面對大千世界悠悠時空，要想有所記住和傳承，要想讓經驗有所保存，要想讓知識得到積累，要想讓思想認識能夠獲得完好的延續和提升，就需要有外儲記憶來幫助，檔案可以說是人的容量無限的另一個大腦。

自古以來，凡需有所記載和傳承的，多與生存有關，衣食住行之外，對人類生命至為重要的，便是醫藥，沒有醫藥的保護，人類走不到今天。據那本《中國科技檔案史》介紹說：“中國古代的醫藥史，是從神農嘗百草的傳說開始的。此外，原始社會還有‘庖犧制九針’以治病的傳說?？脊虐l現證明，遠古時代的人們已使用了砭石、骨針等醫藥器具。按照正常邏輯推斷，當文字產生后，人們就應開始記錄病狀和藥性等，并因此產生了初期的醫藥文件、檔案等。關于這方面的文獻記載較多，如晉代皇甫謐《帝王世紀》載：‘黃帝使歧伯嘗味本草，定《本草經》，造醫方以療眾疾。’又《重廣補注黃帝內經素問序》載：‘于是雷公之化，授業傳之，而內經作矣;歷代寶之，未有失墜。’這些記載不但說明了遠古時期已有醫藥文件，而且‘歷代寶之’，作為檔案代代相傳?！?

今天的人們越來越發現，《山海經》是一部寶書，研究上古神話用得著它，研究遠古地理用得著它，研究古代礦物、民族、物產等等也用得著它，就是中國遠古醫藥，在這部書里也有存檔，不僅有，而且驚人?！吨袊萍紮n案史》是這樣說的：

《山海經》中有大量的藥物方面的記載。有人對《山海經》中的藥物名作過統計，其中礦物類藥5種，植物類藥28種，木類藥23種，獸類藥16種，鳥類藥25種，水族類藥30種，其他類藥5種，計達132種，部分藥物至今仍在利用，而大部分不得其知。藥方相當簡單，都是單藥單方單功用，沒有復方，故產生時代原始。有學者指出，藥物的發現離不開人類社會的發展進程，漁獵畜牧時應動物類藥發現多，而植物類藥大量出現，是農業有較大發展的結果，礦物類藥少，表明手工業采礦業開始時間還不長?！渡胶＝洝分械乃幬锩?，是出自對遠古以來人們辨識和利用藥物醫療經驗的匯集，也可以說是借鑒了相關的醫藥檔案編撰而成的[1]。

從《本草經》到《山海經》，可知中國人行醫識藥之早，而且“授業傳之，而內經作矣;歷代寶之，未有失墜”，早早地意識到了存檔的重要。

如果說“黃帝使歧伯嘗味本草”還屬于傳說，夾雜于《山海經》中的藥物方面的記載還有些散亂，那么，早在周代，關于中國醫藥檔案工作已經有了大致記載，檔案工作也已步入專業化。《周禮?天官冢宰第一》：“醫師，上士二人，下士四人，府二人，史二人，徒二十人?！睏钐煊钭吨芏Y譯注》是這樣譯的：“醫師，由上士二人擔任，下士四人為副手，[還配有]府二人，史二人，徒二十人”。 “府”是做什么的，“史”又是做什么的？楊譯沒有說明，《中國科技檔案史》則破解道：“其中的府、史，應是醫療部門的文書、檔案工作者。”而到了秦漢時期，中國醫藥檔案事業已是非?？捎^，這個時期“出現了最早的醫學著作和許多名醫。醫藥事業的繁榮導致并有賴于醫藥檔案工作的發展。這種發展首先表現在當時出現了最早的有明確記載的醫案，即現在所稱之病歷檔案。據司馬遷《史記?扁鵲倉公列傳》記載：西漢著名醫學家淳于意，‘所診者，皆有診籍’。這些診籍詳細記載了患者的姓名、籍貫、職業、病名，分析了病因、病理、脈象，并載明了治療方法和治療結果等”。

數字信息化時代，檔案越發不僅僅局限于紙質文件，檔案載體的增多，無疑給檔案工作者帶來了新的課堂，當此時代，有人及時地提醒和指出道：“目前除了大量的傳統紙質檔案，還有許多珍貴的聲像檔案、照片檔案。由于各類載體形式的檔案的管理制度尚未健全，沒有把各種載體的檔案分類排放，造成了管理上的混亂;不僅不利于檔案的長期保管，更對以后的開發利用帶來了很大的困難。隨著計算機、醫療信息系統在各個醫院的普及，還形成了海量的電子醫療病案。這些不同載體形式的檔案管理條件各不同。因此要根據不同載體制定相關的管理辦法，按照不同載體檔案的具體要求管理檔案[4]”。

結 語：

檔案學，或可說是少數人的學問，然而檔案對于每一個來說都是有用的，人無一不生活在檔案的支撐中，就從積累了許多相關智慧和知識的醫藥檔案來說，正是它保護著人類一步步走到今天，而且還將向著更好地保護生命的方向不斷發展，檔案工作者尤當意識到，檔案與人類同在，它是人類生命的一部分。

檔案類論文:飲食技藝類非物質文化遺產檔案式保護探析

摘要：由于大量飲食技藝面臨失存、失真、失信、失傳、失眾的危險，本文以保定市級非物質文化遺產項目――白肉罩火燒加工技藝為例，探析飲食技藝類非物質文化遺產的檔案式保護，目的在于通過檔案的視角，反映傳統飲食技藝的發展演化過程，為飲食技藝的傳承貢獻力量。

關鍵詞：飲食技藝非物質文化遺產檔案式保護

“民以食為天”，飲食技藝伴隨著人類的繁衍生息，不僅是飲食文化的系統映射，更是進行民俗、歷史、經濟、文化等方面研究不可或缺的重要方面。飲食技藝指飲品與食品加工制作的技術與工藝，屬于非物質文化遺產中傳統技藝的一部分，目前已有48項飲食技藝被列入國家級非物質文化遺產保護名錄，這些項目大多存在于經濟較發達地區、知名企業（如五芳齋粽子制作技藝、茅臺酒釀制技藝等），主要通過生產性保護、旅游資源開發、媒體宣傳等途徑進行保護，著重開發其經濟價值。事實上，在現代文明的沖擊下，大量民間飲食技藝受制于生產技術難度大、周期長、勞動強度大、環境艱苦、利潤空間有限等原因，面臨著失存、失真、失信、失傳、失眾的危險。檔案式保護使無形的文化遺產能以檔案的形式得以“存下來、傳下來”，作為非物質文化遺產保護的基本措施，已多次在《非物質文化遺產保護公約》《中華人民共和國非物質文化遺產法》等法律法規中被明確提出，盡管如此，飲食技藝類非物質文化遺產的檔案式保護并未引起檔案界關注，保護實踐仍處于自發狀態。本文以保定市級非物質文化遺產“白肉罩火燒加工技藝”的檔案式保護實踐為例，探析飲食技藝類非物質文化遺產的檔案式保護，以促進其規范性、科學性。

一、白肉罩火燒加工技藝檔案式保護實踐

白肉罩火燒最初名為“豬頭肉鍋罩火燒”，是創建于1908年義春樓飯店的經典小吃，深受保定市老百姓的喜愛。該小吃是將上好的豬肉煮熟切成薄片，再將外脆里嫩的火燒撕成彩云狀，用秘制的湯反復澆制而成。馮玉祥對該小吃的評價是“肥而不膩，瘦而不柴，脆而澤鮮，軟而不爛?！痹诂F代化、快節奏的沖擊下，與大多數非物質文化遺產一樣，白肉罩火燒加工技藝也面臨著傳承的困難。出生于1949年的李領根師傅是“白肉罩火燒加工技藝”的第三代傳承人，多年來，他在經營義春樓飯店的同時，利用新聞媒體、學校教育、傳統節日展示等多種宣傳方式尋找第四代傳承人，雖然期間有很多人愿意嘗試學習、傳承該項技藝，但尚無一人能夠堅持下來，目前仍無合適人選。

非物質文化遺產具有活態流變性，即非物質文化遺產會隨著社會實踐的變化而不斷發展演化（如白肉罩火燒由傳統的一種口味發展到現在的六種口味），甚至會由于實踐條件的變化而永遠消失（如集體勞動、田間勞作時哼唱的勞動號子）。因此檔案式保護就成為非物質文化遺產保護的重要途徑，即運用現代信息技術手段，將非物質文化遺產以文字、聲音、圖像、影像等形式記錄下來并形成檔案，進而通過對這些檔案的整理、保管、開發與利用來實現對非物質文化遺產的保護。[1]南京云錦、金陵刻經、金線金箔、秦淮燈會等項目的檔案式保護實踐充分證明了這一措施的科學性，同時也為其他類型非物質文化遺產檔案式保護實踐提供了經驗。結合相關實踐經驗以及白肉罩火燒加工技藝自身情況，其檔案式保護實踐主要經過以下幾個階段：

（一）采集白肉罩火燒加工技藝檔案

白肉罩火燒加工技藝檔案是全面記錄和反映白肉罩火燒加工技藝本身及其保護、管理過程的信息集合，包括該項目的本體檔案、傳承與保護檔案、申遺檔案。[2]白肉罩火燒加工技藝于2013年入選保定市級非物質文化遺產，在其歷史發展演化過程中，積累了大量檔案，但都與第三代傳承人李領根師傅的個人檔案、家庭檔案、圖書以及其收藏品混放在一起。經過選擇，與白肉罩火燒加工技藝密切相關的檔案主要包括：圖書檔案9冊、實物檔案13件、報紙檔案33份、文書檔案3份、照片檔案66份、光盤檔案7張。

由于現存檔案不能全面反映該技藝的歷史演化過程及傳承現狀，因此通過拍攝、訪談等方式對檔案資源進行了補充：第一，針對目前項目本體檔案數量少且不系統的狀況，對整個白肉罩火燒加工技藝進行錄制形成完整的本體檔案，包括選面、和面、火燒制作、撕火燒、熬湯、選肉、燉肉、切肉、澆制以及各種小料制作的整個過程，同時每個環節的操作技巧、技術要領、體會等由李師傅講述。第二，形成口述檔案，主要由李師傅講述該技藝的傳承脈絡、經典的事件，如白肉罩火燒名字的由來、一些名人與白肉罩火燒的故事等。第三，由于實物檔案具有重要的文物價值和歷史價值，極其珍貴，通過拍照、文字記、測量的方式形成記錄并與實物一同保存。

（二）為已有檔案建立登記冊

參照《檔案著錄規則》《照片檔案管理規范》《國際標準書目著錄》等，對以上選擇出來的檔案按載體及表現形式進行分門別類登記，建立登記冊。圖書主要登記書名、作者、出版社、出版時間、頁碼、備注（主要用來說明與本技藝或傳承人的關系）、損毀狀況等。照片主要登記照片的拍攝者、拍攝時間、拍攝地點、背景、主要內容或人物、是否清晰、損毀狀況等。文書檔案主要登記標題、文件編號、形成者、形成時間、內容摘要、關鍵詞、文種、載體形態、損毀狀況等。報刊主要登記報道的標題、內容簡介、關鍵詞、報刊名稱、刊發時間、刊次、損毀狀況等。實物檔案主要登記實物名稱、描述、規格、來源（是征集而來，還是傳承、購買而來）、獲得時間、存放地點、是否采取保護措施等。光盤主要登記拍攝者、主要內容、關鍵詞、拍攝背景、時長、損毀狀況等。由于照片檔案、實物檔案、光盤檔案的背景信息沒有準確記錄，主要依據李師傅個人回憶進行著錄。

（三）檔案修復與保護

由于大部分保存下來的檔案都存在不同程度的損毀，筆者利用河北大學檔案保護實驗室的設備和材料對部分檔案進行除酸、修裱、字跡加固等處理。但需修復檔案種類多樣、數量較大、問題繁多，目前仍有大量檔案（如光盤）處于不可讀、不可用的狀態，亟需社會力量的關注。另外，數字化技術與網絡的發展為非物質文化遺產的保護、傳承提供技術支撐，也為其保護、宣傳開辟了新的窗口。為了讓更多的人認識、享受白肉罩火燒加工技藝，利用掃描、文字識別、圖像處理、全息拍攝等技術對傳統載體形態的檔案進行了數字化建設上傳至網站“保定名小吃――義春樓白肉罩火燒加工技藝”，將數字化檔案信息資源借助網絡平臺提供給更多的公眾享用，以實現更有效地保護與傳承。

二、白肉罩火燒加工技藝檔案式保護的問題

（一）建檔不齊全

李領根師傅具有較強的檔案保護及文化遺產保護意識，積累了大量與該技藝相關的檔案，如證書、牌匾、題字、照片、光盤等。但由于該項目存在歷史較長，義春樓在歷史變遷中經歷了多年風雨，大量珍貴資料被損壞，加上檔案主要是靠李師傅個人力量保管，保存下來的檔案不全，不能系統反映該技藝的歷史演變過程。如項目本體檔案只有一些成品的照片，而其選料、配料、加工制作過程并沒有形成記錄；傳承與保護檔案中，只有李師傅在白肉罩火燒加工技藝傳承以及參加相關比賽、組織社會活動、進校園、進社區開展的技藝傳授活動、傳承人的選擇和培養等活動中，積累下來的各種獎章、證書以及編著的書籍（有的并沒有正式出版）等檔案，而有關第一代、第二代傳承人的檔案已經全部遺失。

（二）檔案實體保管分散

由于義春樓在經營中經歷多次遷址、開設分店，其照片、實物、證書、獎章、牌匾等各種形式的檔案也隨著飯店的每一次搬遷被分散保存在義春樓原址、總店及各個分店。由于缺乏檔案保管的專業方法和設備設施，各種載體、形式的檔案被堆積存放，分類、整理工作也沒有展開。另外，一些檔案涉及商業秘密、個人隱私，部分檔案（如白肉罩火燒加工技藝創始人張洛丙使用過的獨梨木案板等工具，馮玉祥贈予的牌匾等）具有重要的歷史價值和文物價值，被分別保管在李師傅家中以及專門的保管場所中。

（三）檔案保護不科學

雖然李師傅盡其所能地積累了各種載體形式的檔案，但是由于缺乏必要的保護設備及專業方法，檔案保護面臨著較大的問題，表現在：許多珍貴的書籍、報道該小吃的新聞報刊以及其他相關的檔案，不僅紙張變黃變脆，掉頁、缺頁嚴重，還有部分檔案由于潮濕、蟲鼠咬噬等原因導致有些內容已經不能識讀；雖然部分意義重大的老照片經過了塑封，但是還有許多老照片（包括黑白照片、彩色照片、數碼照片），由于是在不同歷史階段沖印的，大量照片圖像已經不清晰，照片的拍攝背景、時間、地點、拍攝者、照片中的內容等信息完全依靠李師傅的回憶才能弄清。此外，光盤無專門設備保管，未采取任何保護措施，部分光盤內容已經不能讀取。

三、飲食技藝類非物質文化遺產檔案式保護實踐的思考

不同飲食技藝的歷史沿革、傳承狀況、所用原材料、工藝流程、設備、技法、產品、社會組織與經營狀況等方面各不相同，白肉罩火燒加工技藝及其傳承狀況在我國復雜的飲食技藝中具有一定的代表性，其檔案式保護實踐也啟發了對飲食技藝類非物質文化遺產檔案式保護的幾點思考。

（一）全面建設檔案

建檔是傳統飲食技藝檔案式保護的起點，全面系統的檔案資源是非物質文化遺產生命力得以延續的基礎，這就要求所建檔案不僅要真實反映該技藝的技術、工藝與文化內涵，還要動態反映其歷史演變過程。首先，提高傳承人的檔案意識會起到至關重要的作用。一方面，傳統飲食技藝檔案主要是在技藝傳承中積累下來的，有關該技藝的本體檔案、傳承檔案、申遺與保護檔案是否會被有意識地保留下來，都取決于一代代傳承人的檔案意識。另一方面，檔案式保護更加強調文化價值、歷史價值的保護，其效用是潛移默化而不是立竿見影的。因此，檔案式保護還需要傳承人付出大量的時間、精力對已有檔案進行整理，拍攝、補充飲食加工制作的過程，離開傳承人的付出，終將無計可施。其次，建檔需要充分利用現代信息技術。信息技術可應用于檔案采集、檔案管理、檔案開發利用等多個環節。如可利用全息拍攝、運動捕捉技術、動態三維成像、復原與演變模擬技術、立體掃描等技術，采集飲食技藝加工制作過程及與之相關的生產工具、原材料等；利用數據庫技g組織與存儲檔案；利用數字化模擬與再現技術、虛擬現實技術、增強現實技術、基于移動智能設備的數字化展示等技術，通過多種平臺吸引公眾參與，并將所建檔案資源進行更廣泛的傳播。

（二）系統保管檔案

系統保管應貫穿于傳統飲食技藝檔案式保護的整個過程。由于大部分檔案都由技藝傳承人個人保管，而檔案保管又是一項專業性很強的活動，因此系統保管檔案需要從以下兩個方面入手：一是需要檔案部門的積極參與，檔案式保護已多次在法律法規中被明確提出，但做什么，如何做都尚未予以明確。檔案部門利用其專業優勢，對非物質文化遺產檔案的采集范圍、采集方法、采集標準、分類、著錄標引的工具與標準、鑒定等專業問題進行研究并提出系統的解決方案，供檔案管理者借鑒，以確保所建檔案是系統資源而非一盤散沙。二是全面提高檔案保管者檔案管理知識和技能。由于傳統飲食技藝檔案被分散保管在傳承人、非物質文化遺產保護中心、群眾藝術館、烹飪協會、餐飲協會等不同機構和個人手中，檔案保管的質量也取決于這些機構檔案管理者的水平，但是這些檔案管理者大多為兼職人員，未必具有系統、專業的檔案管理知識和技能，因此通過培訓、交流等方式，使其準確理解檔案保管的要求、內容、方法也是至關重要的。

（三）科學保護檔案

確保檔案安全是傳統飲食技藝檔案式保護成果的保障，但該類檔案具有內容豐富、載體多樣、保管分散、利用頻繁等特點，因此檔案保護的復雜程度和實施難度略高。科學保護檔案，首先，遵循“以防為主、防治結合”的原則，除了日常要采取措施防火、防盜、防潮濕、防高溫、防鼠、防蟲、防水、防污染以外，還要通過制度建設和技術手段做到防泄密、防僵化、防無序。這是由傳統飲食技藝的部分檔案內容具有一定的機密性、檔案形成的持續性、檔案利用較頻繁等特點決定的。其次，妥善保管、修復各種載體形式的檔案。因為大量伴隨傳統飲食技藝“幸存”下來的檔案不僅稀缺，而且都面臨不同程度的損毀，修復這些檔案是非物質文化遺產保護的重要任務。這些檔案大部分以紙質、照片、縮微膠片等傳統形式存在，因此可借鑒修裱、復制、縮微影印、數字化掃描、數字化遷移、異質異地備份等方法進行補救。尤其要重視實物檔案的保護，實物檔案是在傳統飲食技藝的傳承活動中產生、使用的一系列實物，如生產工具、作品、牌匾、獎杯、錦旗、印章等。這些實物檔案大多散落在傳承群體中，或是由于飲食加工制作中仍需繼續使用（如工具、道具等），或是由于需要保存在特定文化空間進行展示、宣傳（如牌匾、獎杯、錦旗、印章等鎮店之寶），對于這些實物檔案的保護，可借鑒博物館、檔案館保護文物、實物檔案的方法。

檔案類論文:優化企業合同檔案管理分類的措施研究

[摘 要]在企業生產活動中，合同是企業維護自身合法權益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風電企業日常管理的重要任務。隨著風電企業業務、規模的不斷擴展，合同檔案的數量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業發展提供信息支持和便捷服務，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優化的措施的基礎上，結合筆者的實際工作經驗，提出了優化合同檔案管理分類的可行性方法。

[關鍵詞]合同檔案；風電企業；管理分類

合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。

1 企業合同檔案的基本特征

對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。

1.2 憑證性

近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規范性

規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的H筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業合同檔案管理分類的優化措施

2.1 強化企業合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。

2.2 加強合同檔案之間的聯系

企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。

2.3 實施合同檔案的統一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。

2.4 定期進行檔案材料的整理

合同檔案的管理是一項動態的工作，隨著企業各項業務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。

檔案類論文:房地產檔案的分類原則及利用

摘 要：我國目前正處于房地產熱的階段，每天都會發生大量的房產交易，在這些交易完成過后，必然會留存相應的文件材料以證明交易的發生。將這些文件歸類分檔的工作是必不可少的，然而房地產的擴建、買賣、交換、贈與等狀況都在不斷的發生，在建檔的過程中會遇到很多麻煩，但為了保證房地產檔案的真實性和連續性，就必須要及時運用相關的房地產檔案分類原則，做好房地產檔案分類工作。

關鍵詞：房地產；檔案；分類原則

房地產檔案的種類繁多且復雜，為房地產檔案進行分類是一項浩大的工程，不僅需要專心還要十分的細心，要做好這項工作就必須要運用相應的分類原則才行，只有弄清了房地產檔案的分類原則，再按照分類原則來判斷此次房地產交易檔案符合哪一原則，根據相應的分類原則進行分檔即可，既省時又省力，還能夠保證房地產檔案的真實性和連續性。

1 房地產檔案分類原則

1.1 什么是房地產檔案

房地產檔案是房地產行政管理部，經過一定手段將收集整理來的，文字材料、音像制品等能夠反映房屋、土地等現今的產權人及使用狀況的文件材料進行建檔的行為。

1.2 依照用途進行分類

在房地產檔案的分類過程中，可以依照房地產的用途來進行分類。按照用途來對房地產檔案進行分類簡單來說，就是依照房地產的不同使用用途，對房地產檔案進行分類，將相同用途的房地產檔案集中排列管理。這種方法在房地產檔案的分類工作中被頻繁利用。

1.3 依照產別進行分類

依照房地產的產別來對房地產檔案進行分類整理，也是房地產檔案分類工作中常見的手段。其產別的性質是由相關的房地產管理部門制定的，有其固定的硬性的標準。我們在運用產別進行分類時，只需要按照規定先判斷其產別性質，再將相同產別的房地產檔案進行集中的排列整理，按其不同產別對房地產檔案進行管理和利用即可。

1.4 依照地域進行分類

在房地產檔案的分類工作中也會運用到按照地域進行房地產檔案分類工作的情況。按照地域進行放那個地產檔案分類，顧名思x即根據房地產檔案內容所反映的地域特征進行分類的原則，在分類的過程中一般第一層都是按區域分布平面圖進行劃分，第二層按照地域分布平面圈劃分，第三層按照街名、路名進行劃分，之后按棟分開，再在每棟內按照權屬和單元劃分。

2 房地產檔案的利用

2.1 房地產檔案利用必要性

房地產檔案房產合理、合法擁有的有效憑證，它能合法的證明權利人與房屋、土地之間的權力關系。房地產檔案在實際運用中是具有法律效力的，因此房地產檔案的來源必須要具備真實性和有效性，必須要有相應的真實性保障，以確保房地產檔案能夠在我國的產權保險體系中發揮效用，保證房地產的產權保護和產權管理，能夠在合法合理的范圍內有效進行。

2.2 利用面窄、準確性得不到保障

目前我國房地產行業的檔案利用，基本都是在本部門、本系統內部運用，并沒有擁有一個能夠面向外部、面向社會的機制。只在部門內部運用房地產檔案是一種資源的浪費，再加上目前房地產檔案的準確性得不到充分的保障，很有可能出現錯記、漏記的現象，這樣一來不僅不能促進房地產事業的興旺發展，反而還會抑制房地產事業的發展，給我國的經濟發展增加阻力。

2.3 房地產檔案工作人員良莠不齊

房地產檔案工作不僅僅是一份簡單的檔案整理工作，房地產檔案還是反應房地產經濟發展和房地產從屬關系的有效憑證，它是具有法律效力的，必須要保證它的真實性、延續性和有效性。為了減少房地產檔案工作的錯誤率，房地產檔案的工作人員就必須要具備過硬的職業技能，減少自身的出錯率，從而保障房地產檔案的真實性。然而我國目前在房地產檔案的工作中，其工作人員的業務水平和綜合素質都有待提高。只有當房地產檔案工作人員的業務水平和綜合素質提高時，才能真正的從根本上促進我國房地產事業的繁榮發展。

2.4 完善房地產檔案利用工作的側重點

當今社會已經是一個飛速發展的網絡時代了，我們在房地產檔案的利用上不能還僅僅是局限于過去的老眼光。要與時俱進緊跟時代的潮流，完善網絡房地產檔案的更新工作，建立全面的完善的目錄數據庫和全文數據庫，實現數據的一體化。能夠通過網絡來實現房地產檔案的共享，擴大資源利用率。從而促進房地產的開發與利用，推動我國房地產經濟繁榮昌盛。

3 房地產檔案的利用方向

3.1 利用房地產檔案管理房地產權屬關系

我國房地產每天都會有大量的交易產生，這種權利的交易轉換顯示著房地產權屬關系的更迭變換。房地產檔案的開發利用是確定房地產權屬關系的直接的、有效的、合法的證明材料。房產、地產的買賣、交割、轉增、合并、裁決等情況能夠導致房地產權屬關系的變更。由于房地產檔案具有真實性和延續性，所以房地產檔案是最直接、最明顯且最易得的能夠證明房地產權屬關系的原始憑證，因此在房地產權屬關系的排列管理過程中，是絕對離不開房地產檔案的。

3.2 利用房地產檔案規范房地產市場行為

房地產業作為國民經濟的先導產業，它的繁榮和發展又取決于規范的房地產市場的日益活躍，這些都要以明晰的房地產權利歸屬關系為前提。因此要想確保擁有一個穩定的規范的房地產市場環境，使我國的房地產經濟繼續繁榮，就必須要明確房地產檔案工作的重要性，保證其真實性和延續性，從而明確房地產權利歸屬關系，以便在必要時能夠有理有據有效的證明其真實性，從而規范房地產市場。

3.3 促進房地產市場的經濟發展

房地產市場的進一步發展方向和經濟評估的判定都離不開房地產檔案，房地產檔案可以反映出近幾年房地產市場的狀況，產權的更迭變換頻率和地域間的產權變更現象，能夠很好地反映出房地產發展熱度，和房地產地域性的差別，能夠準確的判斷出房地產行業熱度中心地。從而令相關工作人員明確在接下來的工作中應該具體針對哪些地區、那些現象實施相應的促進房地產市場經濟的手段。

3.4 解決房地產交易糾紛

在房地產交易過程中很可能會產生糾紛，當這種糾紛產生時就要有相關的依來判定，誰是正確的一方。并且這一依據必須要具備可信度，首先必需是真實的有效的，能夠清楚地反應此房地產的權力從屬關系，并且要具備法律效力，不能是虛假的不真實的信息。那么房地產檔案正好符合這一要求，其具備真實性和延續性，真實的反映了房地產的從屬關系并且具有法律效力。是解決房地產交易糾紛的有效依據。

4 結語

目前我國房地產市場屬于大熱階段，房地產市場還具有不完備性，這就更加明確了房地產檔案建立工作的重要性，只有克服了房地產檔案工作的弊端，才能在產生房地產交易糾紛時及時提供有效的憑證解決糾紛，同時完善房地產交易市場的法律制度，促進我國房地產市場的興旺與繁榮。當然具備完善的房地產檔案體系的過程仍然困難重重，但只要按照規定的要求嚴格執行，總有一天會實現的。

檔案類論文:淺談地方高校藝術類專業檔案管理問題

摘要：檔案是學校辦學發展過程中的歷史記載，也是高校檔案管理中的核心，它是衡量一所高校教學管理水平高低的重要標準之一。教學檔案是在長期的教學工作中形成的最原始的材料，是發展過程中留下的珍貴歷史資料，妥善保管教學檔案對今后查找類似教學管理、教學實踐活動、教研教改等資料提供了重要的依據。藝術專業的教學檔案與非藝術專業教學檔案的保管在方式上有所不同，藝術專業具有自身獨特的特點，檔案管理工作應該針對不同的類別有針對性地開展。

關鍵詞：高校 檔案管理 問題 對策

一、藝術類專業教學檔案包括范圍

藝術檔案包括的范圍很廣，加之藝術類別的不同，內容繁雜。

（1）藝術類專業學生的學籍檔案。從學生一進校后，就產生了相關的學籍檔案材料，學生高考檔案、進校后新生學籍核對、電子注冊學籍信息、各類等級考試成績、期末考試成績、學籍變化相關材料、作弊違紀處分材料等。

（2）藝術類教學管理檔案。在教學過程中產生的與教學有關的檔案材料，比如相關的教學實踐活動材料、教師教學活動的材料、教學進度計劃、教案、教學大綱、課程標準、學生考試產生的試卷、記分冊、畢業論文、畢業設計等。

（3）藝術類學科競賽作品。各類參加學科競賽的活動檔案，報名表、指導教師指導過程、參賽作品、照片、獲獎證書等；教師和學生公開發表的論文；教師和學生在公開場合進行的藝術展演活動檔案。

二、藝術類專業檔案管理現狀

1.檔案管理的意識不強

長期以來，教師、領導都將大部分精力用于教學、科研活動過程上，而忽略了對教學檔案進行收集和歸檔。在思想上對檔案工作沒有引起高度的重視，同時教學檔案是一個長期形成的過程，需要時刻保留好檔案。人們往往意識不到教學檔案的重要性，同時部分二級系院領導對于教學檔案管理工作比較懈怠，沒有意識到完善檔案管理的重要性，很多藝術專業檔案往往都保存在創作者手中，沒能及時歸檔到各檔案管理部門。

2.檔案管理員專業性不高

各二級學院的檔案管理員往往是由各學院的教學秘書擔任，大部分的檔案管理員并不具備檔案相關專業的學科背景，學科背景的缺失意味著從結構上就決定了檔案管理人員的專業性不足。而且相對于其他專業的檔案而言，藝術專業的檔案內容更加繁瑣，保存方法更加細致，工作難度更大，需要注意的細節更加繁雜，而藝術專業的檔案有著自身的特殊性，因此對檔案管理員的職業技能和專業素質要求更高。藝術專業檔案有別于其他類別、傳統意義上的單純文本檔案。教學秘書大多時候已經忙于教學工作，很少有精力來系統地收集管理檔案，加上檔案的特殊性，如果缺乏基本的藝術修養，缺乏藝術檔案的鑒別能力，容易發生分類錯誤的問題。

3.藝術專業檔案管理難度大

由于藝術專業的特殊性，產生的藝術檔案的形式和方式也是多元化的。例如，美術專業的繪畫作品就有大、中、小不同的尺寸和規格，舞蹈專業學生跳舞的視頻，播音專業的音頻檔案，影視專業的戲劇視頻檔案，等等，加上有些檔案對溫度、濕度等都有要求，這就對存放這些檔案的地點有著一定要求。但是地方高校有別于專門的藝術高校，藝術檔案的保存地點和存放設施不能符合要求。

三、加強藝術專業教學檔案管理的措施

1.對藝術專業教學檔案歸檔建章立制

從制度上，應該建立和完善一套完整的收集存檔的體制。因為藝術專業的特殊性，所以在對檔案管理員進行培訓的時候，應該明確保管檔案的范圍，什么檔案需要存檔、怎么存檔、存檔年限都應該有具體的實施指導方案。明確領導、教師、檔案管理員的職責，在整個過程中應承擔的工作，從制度上給予保障。檔案管理員要動態和定點兩個時間點收集相結合。加大對藝術檔案管理的監督和指導的力度，培養教職工自覺保存和上交檔案材料的意識。

2.藝術教學檔案的數字化管理

目前處于大數據時代下，傳統的檔案管理模式已不能適應時展，數字化的管理方式應該應用到對藝術教學檔案的管理中來，這能夠最大限度地延長藝術檔案的生命，使得查閱資料變得簡單輕松，有利于避免藝術檔案隨著時間的流逝而消失，也提高了藝術檔案信息資源的利用率，避免了藝術檔案處于沉睡的狀態。

3.培養一支高素質的管理隊伍

注重提升檔案管理員的職業素質和職業技能，通過各種渠道，如邀請藝術專家來講座、外出培訓等方式，提升管理人員的藝術修養和文化素養，提升他們在工作中的鑒別能力。在當前所處的大數據時代背景下，由于互聯網的普及，對教學檔案人員的計算機使用水平也提出了要求，而傳統的檔案管理方式已經不能適應時代的發展，現在很多教學檔案都是通過互聯網傳遞，越來越多的是電子檔案的使用，所以熟練掌握信息管理技術是必然的要求。教學檔案管理人員應加強這方面的培訓，提升自身的計算機水平。

藝術教學檔案內容和種類豐富多彩，精彩紛呈，收集和保護好檔案是學校教學工作的重要部分，應最大限度地對師生開放，發揮藝術教學檔案數字化的作用。